Encuestas V3: guía general de configuración

Con el módulo de Encuestas V3 podremos hacer evaluaciones del desempeño (también 360º, con compañeros evaluadores), evaluaciones ascendentes (el equipo evalúa a su responsable), encuestas de incorporación, de satisfacción de una formación, de clima laboral, test de conocimientos o encuestas a clientes y contactos. Todas se construyen con las mismas piezas; lo que cambia es cómo las combinamos.

Este artículo explica esas piezas, el orden en que conviene configurarlas y lo que verá el empleado en el portal. El detalle de cada parte está en estos artículos:

• Roles y participantes: quién responde, sobre quién y qué puede ver
• Diseño del cuestionario: pestañas, bloques, preguntas, escalas y paginación
• Plazos, publicación, obligatoriedad, avisos y correos
• Cálculo de la puntuación, resultados, nine box y estadísticas

Y, para cada tipo de encuesta, una receta completa:

• Evaluación del desempeño (autoevaluación y manager)
• Evaluación del desempeño con compañeros evaluadores (360º)
• Evaluación ascendente: el equipo evalúa a su responsable
• Encuesta de incorporación (periodo de prueba)
• Satisfacción de una formación
• Clima laboral anónima
• Test de conocimientos (formación obligatoria, ENS…)
• Encuestas públicas y a clientes o contactos

La relación de gestores del menú y sus listados está en Módulo de encuestas: principales aplicaciones y Módulo de encuestas: configuraciones previas. Todo está en Administrador ECM » Sistemas genéricos » Encuestas V3.

Conceptos clave

La idea que más ayuda: cada línea que ve alguien en su listado de encuestas del portal es la combinación de una encuesta, un evaluado, un rol y la persona que responde. Los permisos de la encuesta dicen a quién se evalúa, no quién responde; solo coinciden en las autoevaluaciones. En una evaluación ascendente, por ejemplo, los permisos se dan a los responsables (los evaluados) y responden sus equipos.

Orden recomendado de configuración

1. Roles (Definir roles). Un rol por cada papel. Ver Roles y participantes.
2. Tipo de encuesta (Definir tipos de encuestas): título y «Relacionar Roles al tipo». Importante:
   • los roles del tipo solo se pueden elegir al darlo de alta; después quedan en solo lectura, así que pensemos bien qué roles necesitaremos;
   • no todos los roles se pueden combinar: hay que usar solo los del conjunto que corresponde a la encuesta (evaluar a empleados, evaluación ascendente a managers, a responsables de área…). Ver qué roles se pueden combinar.
3. Escalas (Definir tipos de puntuaciones de pregunta), con sus valores y el texto de cada opción en todos los idiomas.
4. Tipos de pregunta (Definir tipos de preguntas).
5. Opcional: nine box, tipos de gráficas, grupos de competencias y proceso de selección de evaluadores, si los vamos a usar.
6. Configuración (Configuración de encuestas): puntuación, diseño y paginación, configuración por rol, visualizadores, descripciones y la estructura del cuestionario (pestañas, bloques y preguntas).
7. Encuesta (Encuestas V3): título, configuración, plazos por rol, evaluados, envíos programados y, si hace falta, evaluadores y exclusiones.
8. Portal del empleado: las páginas de encuestas del menú (ver más abajo).

Antes de lanzarla a toda la empresa, conviene hacer una encuesta de prueba con dos o tres evaluados y recorrerla con cada rol.

Configuración y encuesta: qué vive en cada sitio

El cuestionario (pestañas, bloques y preguntas) se diseña en la configuración. Por defecto, todas las encuestas de esa configuración lo leen en vivo de ella: si corregimos una pregunta en la configuración, el cambio se ve al momento en todas sus encuestas, también en las que ya están en marcha o respondidas.

Si necesitamos que una encuesta tenga su propio cuestionario, la configuración lo permite en la pestaña «Definir Visualización / edición en el gestor encuestas», con tres opciones para pestañas, bloques y preguntas:

• «Permitir ver configuración»: la encuesta enseña, en solo lectura, las pestañas, bloques o preguntas de la configuración.
• «Permitir editar pestañas / bloques / preguntas»: al crear la encuesta se hace una copia del cuestionario, que ya se puede cambiar en la encuesta sin tocar la configuración.
• «Solo permitir modificar textos»: la copia solo deja cambiar los textos.

Estas opciones no cambian nada de lo que ve el empleado; deciden dónde se edita el cuestionario y de dónde se lee.

Combinaciones seguras:

• Nada editable: todas las encuestas usan el cuestionario de la configuración.
• Ver y editar bloques y preguntas a la vez (las pestañas, sin editar): cada encuesta tiene su copia.

Importante:

• No activemos «editar» sin «ver», ni «editar preguntas» sin «editar bloques» (ni al revés): la encuesta puede quedarse sin preguntas.
• Si también se editan las pestañas, hay que volver a asignar la pestaña de cada bloque en la encuesta.
• El botón «Sobrescribir información desde la configuración» de la encuesta borra su cuestionario y lo vuelve a copiar de la configuración. Solo aparece mientras nadie haya empezado la encuesta: con respuestas, el cuestionario nuevo dejaría sin ver las que ya se hubieran dado, así que el botón deja de salir. Si una encuesta con respuestas necesita otro cuestionario, creemos una encuesta nueva.

La ficha de la encuesta

Al dar de alta una encuesta nos pide el Título y la configuración que usa (el campo se llama «Tipo de encuesta», pero lo que se elige es la configuración, y ya no se puede cambiar). En «Datos generales» también están:

• Categoría: para clasificar las encuestas en el gestor (columna y búsqueda del listado). El portal no la usa.
• «Obligar a realizar en el portal»: la encuesta cuenta como obligatoria (ver Plazos, avisos y correos).
• Fecha de inicio / Fecha de fin (Configuración para planes de carrera): el periodo de planes de carrera que se tiene en cuenta, si la configuración está asociada a planes de carrera. Conviene rellenar siempre las dos.
• «Mostrar formulario para la creación de nuevos contactos» y «Campaña relacionada»: solo en encuestas públicas (ver Encuestas públicas y a clientes).
• «Descripción de la encuesta»: los textos que se ven en el portal, entre ellos el nombre de la encuesta en el listado (ver Diseño del cuestionario).
• Previsualización: enlaces para ver el cuestionario, las respuestas y los resultados como los vería cada rol. Hoy no funciona con los roles de la evaluación ascendente («Empleados de…», «… afectados por permisos»), con «Seleccionar empleado», con los de actividades ni con los de contactos anónimos.

Importante: el título de la ficha se copia en el título de todas las descripciones de la encuesta, en todos los idiomas, cada vez que se guarda la ficha. Si hemos traducido el título en las descripciones, revisémoslo después de guardar la encuesta.

Las pestañas de la ficha son:

• «Definir plazos de realización / visualización»: los plazos por rol. Sin plazo, un rol no ve la encuesta.
• «Configuración de envíos programados», más «Envíos realizados» y «Envios programados», si los hay.
• «Pestañas», «Bloques» y «Preguntas», según la configuración.
• «Evaluadores Seleccionados», si algún rol puede elegir evaluadores.
• «Evaluaciones» y «Respuestas»: las respuestas y notas, con la puntuación máxima de cada una.
• «Configurar Evaluados» o «Configurar Evaluados segun contactos»: a quién se evalúa.
• «excluir evaluadores»: solo en evaluaciones ascendentes.

A quién se evalúa: «Configurar Evaluados»

En esta pestaña elegimos los evaluados con los criterios habituales de permisos:

• empresas, oficinas, áreas, departamentos, actividades, puestos, jornadas, categorías, convenios, grupos y formaciones;
• usuarios autorizados y usuarios excluidos;
• y «Permisos según rol»: solo managers, solo responsables de oficina, de área o de departamento.

Así se combinan los criterios:

• Dentro de un mismo criterio basta uno de los valores: «Área A o Área B».
• Entre criterios distintos hay que cumplirlos todos a la vez. «Área A» más «Oficina X» son las personas del área A de la oficina X, no la suma de las dos.
• «Usuarios autorizados» entra siempre, aunque no cumpla el resto, y «Usuarios excluidos» queda siempre fuera.
• «Permisos según rol» se aplica a todos, también a los autorizados. Por ejemplo, «Solo managers» deja solo a quien tiene empleados a su cargo.
• «Formaciones» incluye a quien ha finalizado esa formación.
• Se tiene en cuenta la ubicación y el contrato vigentes hoy, y solo usuarios activos.
• Sin ningún criterio no hay evaluados: nadie ve la encuesta.

El portal del empleado

Para que las encuestas se vean hay que añadir sus páginas al menú del portal (ver Configuración de áreas, módulos y secciones en el Portal del Empleado). Hay una página por cada forma de participar:

Cada página del listado admite estas variables:

• «Mostrar solo estos tipos de encuesta» y «Excluir estos tipos de encuesta»: sirven para tener, por ejemplo, una página «Evaluaciones» y otra «Formación».
• Los botones «Descargar PDF respuestas» y «Descargar PDF resultados» del listado entero.
• «Obligar a completar la sección» (ver encuestas obligatorias).

Qué ve el empleado en su listado

Cada línea tiene la encuesta, el rol con el que participa («Realizar como»), el evaluado (salvo en «Mis encuestas»), el estado, un aviso si lo hay y los botones de lo que puede hacer.

Los avisos más habituales son:

• «Aun no puede participar. Estará disponible desde el … hasta el …»;
• «Pendiente de realización por: …», cuando tiene que terminar antes otro rol;
• «Numero de respuestas insuficiente para ver cualquier resultado», en encuestas anónimas;
• «Sin personas asignadas a: …», cuando algún rol no tiene a nadie para ese evaluado (por ejemplo, aún no se han elegido los evaluadores): la evaluación terminará sin ese rol;
• «Aun no han realizado la encuesta / evaluación», cuando puede ver las respuestas de otros participantes pero todavía no ha finalizado ninguno;
• el aviso de plan de carrera pendiente de finalizar y puntuar.

Pasado el plazo para responder no sale ningún aviso: la encuesta simplemente deja de tener el botón.

Responder

• Las preguntas obligatorias llevan «(*)». Al finalizar (o al pasar de página, si la encuesta pagina por bloques) se avisa de las que faltan.
  

  

• «Guardar» guarda sin finalizar y sin comprobar las obligatorias. Aparece si el rol tiene «¿Permitir guardar antes de finalizar?».
• «Finalizar» cierra la participación y calcula la nota. Si era su última encuesta obligatoria, el aviso de sección obligatoria desaparece en la página siguiente.
• «Volver» lleva al listado de encuestas del que se vino (no sale en las encuestas públicas).
• Si el rol tiene «¿Permitir guardar una vez finalizada?», después podrá volver a entrar («Editar»), cambiar lo que quiera y volver a finalizar.
• Cómo se pasa de una página o pestaña a otra depende de la paginación: ver Diseño del cuestionario.
• Con PDF activado en su rol, en «mis respuestas», «Respuestas» y «Resultados» sale el botón «Generar PDF». El PDF sale siempre completo, sin pestañas.
  

  

Idiomas

El portal enseña la encuesta en el idioma del empleado. Lo que no esté traducido a ese idioma sale en castellano, así que nada desaparece ni sale vacío. Para una encuesta completa en varios idiomas hay que traducir:

• la descripción de tipo «En listado», que es el nombre de la encuesta en el listado, y el resto de descripciones;
• el texto de cada opción de las escalas;
• el texto de cada pregunta, con su ayuda y su descripción (si falta en un idioma, salen los tres en castellano);
• el nombre de cada rol;
• los títulos de pestañas y bloques (si faltan, se usa el título base), y el encabezado y el pie de las escalas;
• los títulos del nine box, si se usa.

En varios subgestores de textos, al dar de alta el texto en español se traduce solo al resto de idiomas. Al modificarlo, hay que pulsar «Traducir a todos los idiomas».

Recalcular notas

La nota se calcula al finalizar. Para recalcular, la encuesta tiene que estar dentro de sus fechas de publicación. Si cambiamos la forma de puntuar (sistema de puntuación, pesos, valores de la escala) de una encuesta que ya tiene evaluaciones finalizadas, sus notas no cambian solas. Para recalcularlas hay que pedirlo a Yunbit.

Opciones que no se ven en el portal

Las «Notas internas» de la ficha de la configuración y de la encuesta son solo para apuntes en el gestor: lo que se ve en el portal son las «Descripción de la encuesta».

Estas opciones sí funcionan:

• «Activar botón de descripción», de las descripciones (ver Diseño del cuestionario);
• «Usar evaluaciones NO finalizadas», de la configuración por rol y de los visualizadores (ver roles y participantes).

Otras que no tenían efecto ya no aparecen en los gestores: «Peso en el nineBox» de la configuración, el «Peso» de la configuración, «Nº respuestas mínimas correctas para evaluar» del bloque, «¿Que respuestas son anonimas para los demas?» de la pregunta (el anonimato se configura por rol), «Tamaño de opción fijo» del tipo de pregunta y el «Valor» de las casillas del nine box. Y «Peso para cada uno de los evaluadores añadidos» sí funciona ya (ver roles y participantes).

Solución de problemas

Un empleado no ve la encuesta

1. ¿Es evaluado? Revisar «Configurar Evaluados»: los criterios distintos se cumplen todos a la vez. Hace falta usuario activo, ficha de empleado y, para muchos criterios, ubicación y contrato vigentes.
2. ¿Tiene su rol un plazo en «Definir plazos de realización / visualización», con fecha de inicio de publicación ya cumplida? Sin fecha de inicio el plazo está cerrado.
3. ¿Tiene el menú del portal la página que corresponde a su rol (Mis encuestas, manager, responsable)? ¿Filtra esa página por tipos de encuesta?
4. ¿Tiene el intervalo reglas de visualización (periodo de prueba, inicio de contrato)? Se ve solo cuando se cumplen.
5. En una evaluación ascendente: ¿tiene el empleado ubicación vigente y responsable asignado? ¿Le afecta alguna regla de «excluir evaluadores»?
6. Si la configuración está asociada a planes de carrera: ¿tiene el evaluado un plan en el periodo de la encuesta?
7. Si el rol es «¿Solo debe de realizarla uno?», al empezarla otra persona de su rol desaparece para los demás, y tampoco pueden abrirla por un enlace.
8. Si ha cambiado su manager (o su jefe o responsable) y el anterior ya la había finalizado, al nuevo no se le pide.
9. ¿Tiene la encuesta una descripción «En listado» en castellano o en el idioma del empleado? Sin ninguna de las dos, la línea sale sin título.

La ve pero no puede responder

• El plazo de realización no ha empezado o ya pasó: el aviso de la línea dice las fechas.
• «Pendiente de realización por: …»: su rol va después de otro en el orden de realización.
• Su rol no tiene «¿Puede realizar la encuesta?».
• Ya la finalizó y su rol no permite volver a guardar.
• Plan de carrera pendiente: el aviso dice qué plan hay que finalizar y puntuar.

No ve los resultados

• Su rol no tiene «¿Puede ver resultados?», o no está en el plazo de «visualización resultados».
• La evaluación no está finalizada (faltan participantes), salvo que su rol pueda ver sus resultados antes de que todos finalicen.
• Si su rol no responde la encuesta (solo consulta), necesita tener marcados en «¿Que respuestas ve en los resultados?» los roles que sí responden.
• Encuesta anónima: aún no se ha llegado al número mínimo de respuestas.

La encuesta sale vacía o faltan opciones

• Revisar las opciones de «Definir Visualización / edición en el gestor encuestas» de la configuración (ver arriba).
• Una pregunta con «¿quien realiza la pregunta?» sin ningún rol marcado no la ve nadie. El gestor ya no deja guardarla así, pero puede quedar alguna de antes. Un texto de pregunta sin roles marcados, tampoco se ve.
• Una opción sin texto en el idioma del empleado sale en castellano; si tampoco lo tiene en castellano, con su título de la escala.