Encuestas V3: cálculo de la puntuación y resultados

La nota de una encuesta se calcula al finalizar, de abajo arriba: respuesta → pregunta → bloque → encuesta. La forma de calcular se elige en la configuración, apartado «Configuración del Sistema de puntuación». Conceptos generales en la guía general.

1. El sistema de puntuación

• Media: la media de los elementos. Si llevan peso, media ponderada: Σ(nota × peso) / Σ pesos.
• Sumatorio: la suma de los elementos. Si llevan peso, suma ponderada: la puntuación máxima de la suma se reparte entre los elementos según su peso, y cada uno aporta su parte en la proporción en que la haya conseguido: nota × (máximo total × peso / Σ pesos) / máximo del elemento. El máximo es el mismo que sin pesos, así que la nota sigue siendo de puntos y encaja en los tramos del nine box. Por ejemplo, dos bloques con máximo 95 y 30 (125 en total) y pesos 85 y 15: el primero aporta hasta 106,25 y el segundo hasta 18,75.
• Cuál elegir: media, si queremos la nota en la escala de las respuestas (p. ej., de 1 a 5); sumatorio, si queremos la nota en puntos. En los dos casos, con pesos si unos bloques o preguntas deben valer más que otros.
• Pesos: todos o ninguno. Con media y con sumatorio, o todos los bloques llevan peso o ninguno; y dentro de cada bloque, o todas sus preguntas que puntúan o ninguna (con «Ignorar», todas las de la encuesta). El gestor no deja guardar pesos a medias. Un bloque que no puntúa (solo preguntas de texto libre) también necesita un peso, aunque sea 0. Un peso 0 es un peso: ese elemento no suma nada. Si todas las preguntas de un bloque pesan 0, no hay peso que repartir: con media el bloque no cuenta y con sumatorio se suma sin ponderar. Si quedara alguna configuración antigua con sumatorio y pesos a medias, también se suma sin ponderar.
• La nota se guarda con dos decimales.

Ejemplo (media y media, escala del 0 al 5):

Encuesta = (2,5 · 2 + 5 · 1) / 3 = 3,33.

Con sumatorio en los dos niveles sería 10, porque los bloques y las preguntas del bloque A llevan peso (sin pesos sería 4 + 2 + 5 = 11):

• Bloque A: cuentan P1 y P2, así que su máximo es 10 (5 + 5). P1 se lleva 1/4 de esos 10 puntos (2,5) y P2 los 3/4 (7,5). P1 = 4 sobre 5 → 2; P2 = 2 sobre 5 → 3. Nota del bloque: 5.
• Bloque B: sus preguntas no llevan peso, así que suma: 5 (máximo 5).
• Encuesta: cuentan A y B, con un máximo de 15 (10 + 5). A se lleva 2/3 (10 puntos) y B 1/3 (5 puntos). A = 5 sobre 10 → 5; B = 5 sobre 5 → 5. Total: 10.

2. Qué cuenta y qué no

• Texto libre: nunca puntúa.
• Pregunta con «Ignorar la pregunta para el cálculo de las estadísticas» = Sí: no puntúa.
• Pregunta con «Ignorar…» = «Sólo si no se contesta»: contestada, puntúa como cualquier otra y cuenta en la nota máxima; en blanco o «No aplica», no cuenta ni en la nota ni en el máximo.
• Opción «No aplica» (valor con «Ignorar la respuesta…» = Sí): no puntúa ni cuenta en la media. No sube ni baja la nota. Con sumatorio y pesos, su peso se reparte entre las demás preguntas del bloque y su puntuación máxima se descuenta de la del bloque.
• Pregunta no obligatoria dejada en blanco: igual que «No aplica».
• Un bloque en el que no cuenta nada: sale de la media de la encuesta. Con sumatorio y pesos, su peso se reparte entre los demás bloques.
• Una respuesta que vale 0: sí cuenta, y se ve como 0,00.
• Una pregunta que no contesta nadie (es de un rol que no tiene a nadie para ese evaluado): no cuenta.
• Casillas: la pregunta vale la suma de las opciones marcadas, sin las «No aplica».
• Si en toda la encuesta no cuenta nada (todo «No aplica»), la nota es 0,00.

3. Varios participantes (autoevaluación, manager, 360º)

La nota de cada participante se calcula con sus propias respuestas. La nota de la evaluación (la del evaluado) se calcula pregunta a pregunta: primero la media de lo que han respondido todos los participantes en esa pregunta, y con esas medias se sigue igual que antes (bloque y encuesta).

• Peso de los participantes: el «Peso de cada <rol>» de la configuración por rol. Es el peso de cada persona del rol: tres compañeros con peso 40 pesan 120 entre los tres, no 40. Admite decimales.
• Evaluadores elegidos en el portal: si el rol que los elige tiene «Peso para cada uno de los evaluadores añadidos.», cada evaluador pesa eso (o lo que RRHH le ponga a esa selección en «Evaluadores Seleccionados»). Si no, pesan lo del rol «Evaluadores seleccionados en el portal». Solo se aplica si ese rol lleva peso.
• Quien marca «No aplica» o deja en blanco una pregunta no cuenta en esa pregunta.
• Un rol con peso 0 no aporta nada. Si todos los que responden una pregunta pesan 0, la pregunta no cuenta.
• Una pregunta que solo responde un rol (por su «¿quien realiza la pregunta?») vale lo que responda ese rol.
• Si cambia quien ocupa un rol a mitad de campaña (por ejemplo, cambia el manager del empleado): cuenta quien la realizó.
  • Si el manager anterior ya la había finalizado, su respuesta basta: cuenta, con el peso de su rol, y al nuevo manager ya no se le pide. No le sale en su lista, no puede abrirla ni recibe el aviso. Sí ve los resultados y las estadísticas de su empleado.
  • Si la dejó a medias o sin empezar, lo que hubiera hecho no cuenta y la hace el nuevo manager desde cero.
  • Vale igual para el jefe, los responsables y la persona elegida para el rol.
  • Si el empleado tiene varios managers a la vez y cambia uno, cada manager actual sigue haciendo la suya (salvo con «¿Solo debe de realizarla uno?», en el que basta con la de uno, también la del anterior).
• Quien debería responder y no lo ha hecho no baja la nota: solo cuentan las respuestas que hay.
• Pesos de rol: todos o ninguno. Con unos roles con peso y otros sin él no se puede calcular. Por defecto todos los roles tienen 100, que equivale a no ponderar.

Ejemplo con pesos: en una pregunta, manager (peso 60) responde 3 y dos compañeros (peso 40 cada uno) responden 5 y 5 → (3·60 + 5·40 + 5·40) / 140 = 4,14.

Por qué la nota de la evaluación no es la media de las notas: si el empleado responde 5 en la P1 y «No aplica» en la P2 y la P3 (su nota: 5), y el manager responde 1 en las tres (su nota: 1), la evaluación da P1 = 3, P2 = 1, P3 = 1 → 1,67, no (5 + 1) / 2 = 3.

Cuándo se calcula

• Guardar sin finalizar no calcula nada.
• Al finalizar cada participante se calcula su nota.
• La nota de la evaluación se calcula cuando han finalizado todos, y la evaluación queda «Finalizada». Con «Calcular evaluaciones aunque no esté finalizada» (en la configuración) se calcula ya al finalizar cada participante, con lo que haya, y se tiene en cuenta en las estadísticas.
• Si se cambia la forma de puntuar con evaluaciones ya finalizadas, sus notas no cambian hasta que se recalculan (hay que pedirlo a Yunbit). Solo se puede recalcular con la encuesta dentro de sus fechas de publicación; fuera de ellas no se recalcula y las notas se quedan como estaban.

4. Los resultados

La pantalla de resultados enseña:

• arriba y abajo, «Puntuación (Media/Sumatorio): nota / máximo», con la nota de la evaluación;
• por bloque, cada pregunta con las respuestas de los roles que se pueden ver («Respuesta de Nombre (Rol): opción»), las observaciones y su puntuación;
• si las preguntas del bloque llevan peso, dos columnas más: «Peso» (el porcentaje de cada pregunta sobre las que cuentan) y «Puntuación ponderada» (lo que aporta al bloque). Al pie, la nota sin ponderar, «100%» y la nota del bloque. Por ejemplo, con pesos 82 y 1 en las demás, una respuesta de 5 sobre 5 aporta 77,90 y cada 3 aporta 0,57;
• el total del bloque;
• el nine box y las gráficas, si el rol tiene tipo de gráficas.

Qué respuestas se ven depende de la configuración por rol (ver roles). Con «resultados antes de que todos finalicen», cada uno ve su propia nota y sus respuestas.

El máximo es la nota que se obtendría respondiendo la mejor opción (sin «No aplica») en todas las preguntas que puntúan, con sus pesos; en casillas, las mejores opciones que se pueden marcar. Se enseña con dos decimales. En los resultados finales cuenta todas las preguntas que puede responder algún rol que realiza la encuesta, también las que alguien marcó «No aplica». En los resultados antes de que todos finalicen, las del rol de quien los consulta. Las preguntas «Sólo si no se contesta» cuentan en el máximo si se contestaron en esa evaluación (o, antes de que todos finalicen, si las contestó quien consulta). Un ejemplo con suma: cinco preguntas de 1 punto, una de ellas «Sólo si no se contesta»; si se deja en blanco, el resultado es 4 sobre 4; si se contesta bien, 5 sobre 5.

En el gestor, las pestañas «Evaluaciones» y «Respuestas» de la encuesta tienen, junto a la «Puntuación», la columna «Puntuación máxima»: la de la evaluación en «Evaluaciones» y la de cada participante (con las preguntas de su rol) en «Respuestas». Es la misma que se ve en los resultados del portal.

5. Nine box

Coloca a cada evaluado en una matriz según dos notas: la de las filas (eje Y) y la de las columnas (eje X).

1. En Definir tipos de nineBoxes se crea el nine box:
   • su título, título del eje X y título del eje Y, por idioma;
   • el color del resultado;
   • si enseña fotos;
   • y sus casillas («Configuración de elementos»): color, posición en el eje X (columna, desde 0 a la izquierda) y en el eje Y (fila, desde 0 abajo), puntuación mínima y máxima de cada eje, y título y descripción por idioma.
2. En cada bloque, «En nineBox afecta a» = Fila o Columna.
3. En Definir tipos de gráficas, un tipo de gráficas con ese nine box, que se asigna en la configuración por rol («gráficos») o a un visualizador.

• La nota de cada eje es la media o la suma (según el sistema de puntuación de bloques) de sus bloques, ponderada si llevan peso. Con «Ignorar» en el sistema de bloques el nine box no funciona.
• Las puntuaciones de las casillas tienen que ir en la misma escala que la nota de cada eje. Con media, en la escala de las respuestas (p. ej., de 1 a 5). Con sumatorio, en puntos: hasta el máximo de los bloques de ese eje. Por ejemplo, si el eje X es un bloque de 19 preguntas de 1 a 5, su máximo es 95.
• El evaluado cae en la casilla cuya mínima es menor o igual que su nota y cuya máxima es mayor que su nota. La máxima de la casilla superior debe ser mayor que la nota más alta posible: si el máximo de un eje es 95, pon algo más, como 96; con 95 justo, quien saque la nota máxima se quedaría fuera. Las casillas no deben solaparse ni dejar huecos: no se comprueba.
• Si la configuración está asociada a planes de carrera, «¿Afecta al nineBox?» suma el cumplimiento de los planes del periodo a la fila o a la columna, tal cual.
• Matrices de 3×3 o 4×4.

6. Gráficas

En Definir tipos de gráficas se crea un paquete de gráficas, que se asigna a cada rol (resultados y estadísticas) o a cada visualizador. Tipos disponibles:

• barras vertical y horizontal;
• medidor en arco, también en porcentaje;
• radial o telaraña, y cartesiana, también con varios valores (una serie por participante);
• circular;
• tabla (por bloque o por competencia: nº de preguntas, puntuación y, solo si la puntuación de las preguntas es por sumatorio, la «Media» por pregunta) y tabla de resultados finales (mínimo, media, máximo, mejores y peores);
• pirámides (evaluados por tramo de nota, evaluación final frente a otros, bloques o competencias);
• gráfica de posición (nine box).

La gráfica «Radial o telaraña - Roles» que ofrece el gestor no funciona en esta versión: no la uses.

El medidor en arco por bloques aplica los pesos de los bloques, así que marca la misma nota que la encuesta. Si algún bloque no tiene peso, suma (o hace la media) sin ponderar. Con varias encuestas a la vez marca la nota de una evaluación media: con media, la media de los bloques; con sumatorio, la suma media de cada encuesta (un bloque que solo está en una de dos encuestas cuenta la mitad).

Las pirámides usan la misma nota máxima que los resultados: la de evaluados por tramo de nota calcula el porcentaje de cada evaluación sobre el máximo de sus resultados finales (solo las preguntas de los roles que realizan la encuesta), y la de evaluación final frente a otros llega, en su eje, al máximo que puede sacar cada participante con las preguntas de su rol.

Cada gráfica puede ir por bloques, por competencias o por el recuento de respuestas de cada opción. Para la última, el tipo de pregunta debe tener «Generar gráfica a partir de la/s pregunta/s». Cada bloque se pinta con su color y su «Titulo para gráficas del bloque».

7. Estadísticas

La página de estadísticas del portal (manager, responsable o visualizador) permite filtrar por tipo de gráfica, encuesta, evaluado, puesto, área, departamento y oficina, y fijar una participación mínima (ver más abajo). Entran las participaciones finalizadas de las evaluaciones terminadas. Las de evaluaciones aún sin terminar entran si la configuración tiene «Calcular evaluaciones aunque no esté finalizada» (para todos) o si quien consulta tiene «Usar evaluaciones NO finalizadas» en su rol o como visualizador (solo para él). Las respuestas a medias no entran nunca. No entran las preguntas marcadas para ignorar en las estadísticas.

Las estadísticas calculan con las mismas reglas que la nota: «No aplica» y en blanco no cuentan, se usan los pesos de pregunta, las casillas suman lo marcado y un bloque en el que no cuenta nada no tiene nota. En los roles anónimos se aplica el mismo mínimo que en los resultados: las respuestas de ese rol solo entran cuando para ese evaluado han finalizado al menos ese número de personas del rol.

Participación mínima (%)

Junto a los filtros está el campo «Participación mínima (%)», un número entero del 1 al 100. Si lo rellenas, las estadísticas solo usan a los evaluados a los que ha evaluado al menos ese porcentaje de las personas que debían hacerlo. Del resto no se usa ningún dato, en ninguna gráfica. Si lo dejas vacío, no filtra.

• Cuentan los evaluadores: la autoevaluación del propio evaluado no suma ni resta.
• Cuentan las evaluaciones finalizadas; las empezadas y sin terminar cuentan como no hechas.
• Quiénes debían evaluar: los que ya han finalizado más los que salen en el informe «Participantes sin respuesta» de la encuesta en el gestor. Si el rol tiene «¿Solo debe de realizarla uno?», cuenta como una sola persona.
• Se calcula con los datos de hoy: alguien que ya no está activo en la empresa deja de contar como pendiente.
• Un evaluado al que no tenía que evaluar nadie (solo se autoevalúa) no se filtra.
• Con varias encuestas, se mira en cada una por separado.

Ejemplo: a Marta debían evaluarla 4 personas y lo han hecho 2 (50 %). Con 50 entra; con 51 o con 80, no aparece nada suyo en las estadísticas.

Varias encuestas a la vez

• Los bloques y las competencias que se llaman igual (sin distinguir mayúsculas ni espacios de más) se juntan en una sola fila o barra. Su nota es la media de la de cada uno, ponderada por el número de evaluados de cada encuesta: cada evaluado pesa lo mismo, como si fuera una sola encuesta. El «Nº de preguntas» es el del bloque, o un intervalo (por ejemplo, 6-8) si no tienen las mismas.
• Para que el resultado tenga sentido, las encuestas deben puntuar igual: mismo sistema de puntuación y misma escala.
• Una competencia con preguntas de varias encuestas: con media, la media de sus preguntas; con sumatorio, la suma media de cada encuesta.
• Un bloque en el que no cuenta nada en las evaluaciones elegidas (todo «No aplica» o en blanco) no aparece.