Encuestas V3: plazos, publicación, obligatoriedad, avisos y correos

Una encuesta no se ve ni se puede hacer por el mero hecho de existir: cada rol tiene sus plazos, que pueden tener además reglas (p. ej. «a mitad del periodo de prueba»). Aquí se explica cómo se publican, cuándo cuentan como obligatorias y qué correos se envían. Conceptos generales en la guía general.

1. Plazos por rol

En la encuesta, pestaña «Definir plazos de realización / visualización», se añade una línea por cada rol (el mismo gestor está en el menú como «Programación de encuestas»). Un rol sin línea de plazos no ve la encuesta. Cada línea tiene cinco pares de fechas «Fecha de inicio» / «Fecha limite»:

• Sin fecha de inicio, el plazo está cerrado. Sin fecha límite, queda abierto.
• Las fechas son días completos: el primer y el último día cuentan.
• La publicación debe cubrir los demás plazos: si la encuesta no está publicada, no se ve aunque esté en plazo de realización.
• Antes del inicio de la realización, el empleado ve el aviso «Aun no puede participar. Estará disponible desde el … hasta el …». Pasado el plazo no hay aviso: simplemente ya no puede hacerla.
• Cada rol tiene sus fechas. Por ejemplo:
  • autoevaluación del 1 al 15;
  • manager del 10 al 25, publicada desde el 1 para que la vea venir;
  • resultados para los dos desde el 26.

2. Reglas de visualización

Dentro de cada línea de plazos, la sublista «Reglas de visualización» retrasa la publicación para cada empleado según una fecha suya. Es lo que se usa en las encuestas de incorporación.

• Las reglas ocultan: la encuesta se ve cuando se cumplen todas las reglas de esa línea. Una regla sin «a partir de» la oculta siempre.
• Las reglas de contrato exigen contrato vigente hoy. Las del periodo de prueba exigen que el contrato tenga los días de prueba indicados. Sin ellos, la encuesta no se ve, no cuenta como obligatoria y no se avisa.
• Una vez alcanzado el hito, la encuesta se sigue viendo hasta que cierre la publicación.
• No las uses en encuestas públicas: un visitante no tiene contrato y no la vería nunca.

3. Encuestas obligatorias

Podemos obligar al empleado a completar sus encuestas antes de seguir usando el portal. Hacen falta dos cosas:

1. En la encuesta, «Obligar a realizar en el portal» = Sí.
2. En la página del menú del portal donde la ve (Mis encuestas, encuestas del manager o del responsable), «Obligar a completar la sección» activado. Al crear una sección viene activado por defecto.

Con las dos, el empleado ve una ventana «Debe completar las siguientes páginas», con un botón para ir a la sección, en cualquier página del portal salvo en la propia sección, mientras tenga pendiente al menos una encuesta obligatoria.

Una encuesta cuenta como pendiente cuando:

• la ve en ese listado (mismos filtros de tipos de encuesta de la página);
• está en su plazo de realización;
• y no la ha finalizado, aunque la haya empezado.

Una encuesta publicada pero fuera de plazo de realización, o esperando a que termine otro rol, no cuenta. En la página del manager cuenta si le falta hacer alguna sobre su equipo.

Tras finalizar la última obligatoria, la ventana puede tardar hasta una hora en dejar de salir, o hasta que el empleado vuelva a entrar en el portal.

Las preguntas obligatorias son otra cosa: «Es obligatorio» en cada pregunta (ver diseño del cuestionario).

4. Correos programados

En la encuesta, pestaña «Configuración de envíos programados», se programan los avisos por correo. Cada línea es un aviso:

Cómo funciona el envío:

• Se revisa una vez al día, de madrugada. El correo sale el día exacto en que se cumple hito + unidad. Ese día no se recupera después: un aviso de «Finalizar la evaluación» con unidad 0 solo saldría si la evaluación se cierra antes de la revisión. Usa al menos 1 día.
• Se envía una sola vez por destinatario, evaluado y aviso. Un manager con diez evaluados recibe diez correos, uno por cada uno.
• Solo se avisa sobre evaluados con permiso en la encuesta y contrato vigente, y a destinatarios activos.
• Es un aviso en una fecha, no un recordatorio: no comprueba si el destinatario ya la ha hecho. Para recordar, programa varios avisos (p. ej. publicación + 0, + 7 y + 14 días).
• Si al destinatario le falta el correo electrónico, o la plantilla no existe, el log lo apunta como no enviado, con el motivo. Como el aviso solo sale el día del hito, corrige el dato y, si hace falta, programa otro aviso.
• Una línea mal configurada (sin unidad o sin tipo de unidad) no envía nada, pero no impide que salgan los demás avisos.
• «Inicio de contrato» es el inicio del puesto actual: en el primer contrato, la fecha de alta; tras un cambio de puesto, la del puesto nuevo. «Inicio relación laboral» es el inicio de la relación con la empresa, aunque haya varios contratos seguidos.

En la plantilla se pueden usar los datos de la encuesta, entre ellos {SurveysV3.TITLE} (el nombre de la encuesta en el listado) y el nombre del evaluado.

5. Otros avisos

• Selección de evaluadores: cada cambio de estado de una selección envía la plantilla de ese estado a quien hizo la selección y a los destinatarios que tenga configurados. También genera una tarea (ver roles y participantes).
• Al finalizar una encuesta no se envía ningún correo automático. Para avisar de los resultados, programa un envío «Finalizar la evaluación».
• En el portal no hay contador de encuestas pendientes. Para que el empleado no las pase por alto, usa las encuestas obligatorias (§3) o los correos programados (§4).