Encuestas V3: roles y participantes

Los roles deciden quién participa en una encuesta, sobre quién responde y qué puede hacer y ver cada uno. Se definen en Definir roles y su comportamiento dentro de cada encuesta en la configuración por rol (pestaña «Configuración por rol» de la configuración). Si aún no conoces las piezas del módulo, empieza por la guía general.

1. El rol: «¿De quién se trata?»

Al crear un rol le damos un nombre (traducible a cada idioma) y elegimos «¿De quién se trata?». Esta opción decide dos cosas: quién responde y en qué listado del portal le aparece la encuesta. El evaluado sale siempre de la pestaña «Configurar Evaluados» de la encuesta.

Cada rol tiene un solo valor en «¿De quién se trata?».

Qué roles se pueden combinar

Los roles están pensados para funcionar en conjuntos: en una misma encuesta solo se pueden combinar roles del mismo conjunto, y los de conjuntos distintos son excluyentes. Por ejemplo, «Empleados afectados por permisos» y «Empleados de managers afectados por permisos» no pueden ir en la misma configuración: el primero evalúa a empleados y el segundo, a managers.

Como la configuración usa los roles de su tipo de encuesta, lo más seguro es que cada tipo de encuesta («Relacionar Roles al tipo») tenga solo roles de un conjunto. Por ejemplo, un tipo «Evaluación del desempeño» con los roles para evaluar a empleados y otro tipo «Evaluación del manager» con los de la evaluación ascendente a managers.

Busca en esta tabla la encuesta que quieres hacer y usa solo los roles de su apartado:

Evaluar a un empleado

El evaluado es un empleado; responden él mismo y las personas que lo tienen a su cargo o que lo evalúan. Estos roles se combinan entre sí, y con ningún otro:

Evaluación ascendente: el equipo evalúa a su responsable

El evaluado es el manager o el responsable, y responden los empleados que dependen de él. Hay cuatro variantes, cada una con sus dos roles, que se usan juntos. Una variante no se combina con otra ni con los roles de «Evaluar a un empleado»:

• El equipo responde desde Mis encuestas. El evaluado ve su línea en Encuestas del manager, y la usa para autoevaluarse o, con «¿Puede realizar la encuesta?» = No, solo para ver sus resultados.
• Se elige una variante por encuesta. Si queremos evaluar a managers y a responsables de área, son dos encuestas.
• Solo en estas encuestas existe la pestaña «excluir evaluadores» (§7).

Contactos de clientes

Estos roles se combinan entre sí, y con ningún otro:

Encuesta pública

Un único rol, «Contactos anonimos», que no se combina con ningún otro: cualquier visitante, sin identificarse, desde la página de encuestas públicas o su enlace (ver encuestas públicas).

Una persona concreta

«Seleccionar empleado», que no se combina con ningún otro: responde siempre la misma persona, la elegida en «valor» del rol, sobre todos los evaluados de la encuesta, desde Encuestas del manager. Por ejemplo, una persona de RRHH que valora a todos los candidatos en prácticas.

Algunas reglas que aplica siempre el sistema:

• Nadie se evalúa a sí mismo en los roles de jefe, manager o responsable: quien es a la vez evaluado y evaluador no se ve entre sus propios evaluadores. La excepción es «Seleccionar empleado», que es una elección manual.
• Los roles basados en la ubicación (áreas, departamentos, actividades) miran la ubicación vigente hoy. Sin ubicación vigente, o sin responsable asignado en esa área o departamento, no hay encuesta.
• En los roles con «valor» (profundidad del manager, persona fija o tipo de contacto) hay que rellenarlo siempre; el campo aparece al editar el rol ya guardado.
• El rol «Contactos afectados por permisos» solo identifica al contacto evaluado; no resuelve quién responde.
• Si un rol no tiene a nadie para un evaluado (el empleado no tiene jefe, aún no ha elegido evaluadores…), ese rol no participa en su evaluación: no bloquea a los demás ni impide cerrarla. En la línea de los demás participantes sale el aviso «Sin personas asignadas a: …», para que se sepa que la evaluación terminará sin él.
• Cambio de manager, jefe o responsable (o de la persona de «Seleccionar empleado») a mitad de campaña: si el anterior ya la había finalizado, su respuesta basta y al nuevo no se le pide: no le sale en su lista, no puede abrirla ni recibe el aviso. Si la dejó a medias o sin empezar, no cuenta y la hace el nuevo desde cero. Si el empleado tiene varios managers a la vez y cambia uno, cada manager actual sigue haciendo la suya. Un manager dado de baja cuenta como anterior. El nuevo sí ve los resultados y las estadísticas de su empleado.
• Solo responde quien tiene el rol, y en su propio nombre: el sistema comprueba al guardar lo mismo que al abrir la encuesta (el rol sobre ese evaluado, los plazos y las demás reglas), aunque se entre por un enlace.

2. Qué roles puede usar una configuración

Los del tipo de encuesta («Relacionar Roles al tipo»), que deben ser todos del mismo conjunto (ver «Qué roles se pueden combinar» en §1). En la configuración, pestaña «Configuración por rol», se añade una línea por cada rol que vaya a participar o a consultar. Sin línea para un rol, ese rol no participa. Y en la encuesta, cada rol necesita además su plazo (ver Plazos).

3. La configuración por rol, opción a opción

Al añadir un rol a la configuración elegimos primero el rol; después se abren sus opciones. Muchas se muestran u ocultan según otras. Al ocultarse una opción se guarda como «No» o vacía.

Importante: los valores por defecto del gestor son estos:

• Sí: «guardar antes de finalizar», «ver sus respuestas», los PDF de respuestas y resultados, y «Permitir acceder a estadísticas».
• No: «¿Puede realizar la encuesta?» y «¿Puede ver resultados?». Hay que activarlas cuando corresponda.
• 100: el peso.

Participación

Respuestas

Revisión de respuestas de otros

«¿Puede ver editar otras respuestas?» + «¿De quien?» convierte el rol en revisor:

• dentro del plazo de realización tiene el botón «Revisar respuestas» y edita directamente las respuestas del rol revisado, sin crear las suyas;
• al finalizar, esas respuestas quedan como «Revisada»;
• la evaluación no se da por finalizada hasta que todo lo revisable está revisado;
• su «Orden de realización» indica en qué momento puede revisar.
• hacen falta las dos opciones: con los roles de «¿De quien?» pero sin «¿Puede ver editar otras respuestas?», el rol no revisa nada y se le espera como a cualquier participante.

Si el rol revisado tiene varias personas para un mismo evaluado, conviene usar «¿Solo debe de realizarla uno?» en el rol revisado: la revisión trabaja sobre una única respuesta.

Resultados

Anonimato

Importante:

• «Fechas de realización», en la información adicional de las descripciones, no nombra a nadie de un rol anónimo: solo dice cuántos lo han finalizado («Realizadas: 2 de 3»). En los demás roles da el nombre y la fecha en que cada uno la finalizó, o «no realizada».
• El anonimato oculta la identidad en el portal y el autor en los gestores de respuestas. Cada respuesta sigue asociada a su autor, para controlar quién la ha hecho. Y en las encuestas en las que cada uno responde sobre sí mismo (clima, autoevaluación), el gestor «Evaluaciones» enseña el nombre del evaluado, que es quien responde. Si necesitas una encuesta sin identificación ninguna, usa una encuesta pública.

Estadísticas

«Permitir acceder a estadisticas» + «gráficos» (de estadísticas) llevan la encuesta a la página de estadísticas del manager, para quien evalúa con ese rol en el listado del manager. En los roles que responden desde «Mis encuestas» (autoevaluación, evaluación ascendente) no tiene efecto: para dar estadísticas a RRHH o a la dirección se usan los visualizadores (§5).

«Usar evaluaciones NO finalizadas» (aparece al activar las estadísticas): las estadísticas cuentan normalmente solo las evaluaciones terminadas, es decir, las que han finalizado todos sus participantes. Con esta opción, quien entra con ese rol ve también las que aún no están terminadas, con las respuestas de quienes ya hayan finalizado su parte. Las respuestas a medias no cuentan nunca. Si queremos lo mismo para todo el mundo, está «Calcular evaluaciones aunque no esté finalizada» en la configuración.

4. Orden de realización

Con «Orden de realización respecto a otros roles.» (Primero, Segundo…) un rol no puede hacer la encuesta hasta que terminen los roles con un orden anterior, para ese evaluado. Mientras espera, su línea no tiene botón y dice «Pendiente de realización por: …».

• Hay que esperar a todas las personas de los roles anteriores (o a la que la empezó, si el rol es de «solo uno»).
• Dos roles con el mismo orden responden a la vez.
• Un rol sin orden espera a todos los que tienen orden. Si usamos el orden, pongámoselo a todos los roles.
• Un rol anterior sin personas (p. ej. el empleado no tiene jefe) no bloquea.
• Los revisores esperan según su propio orden, y los roles posteriores esperan a que la revisión termine.

Ejemplo: autoevaluación «Primero», manager «Segundo». El manager no puede evaluar hasta que el empleado haya finalizado su autoevaluación; con «¿Puede ver las respuestas de otros participantes?» podrá leerla antes de hacer la suya.

5. Visualizadores: RRHH, dirección y otros consultores

En la misma pestaña de la configuración, debajo de los roles, está «Definir configuración para visitantes». Sirve para dar a personas o grupos acceso a respuestas, resultados y estadísticas de las encuestas de esa configuración sin que participen.

Importante: un visualizador solo funciona si tiene «Permitir ver estadisticas» = Sí, aunque lo que queramos sea solo ver respuestas o resultados. La sección de estadísticas del portal se enciende para visualizadores dados por usuario, no por grupo.

6. Selección de evaluadores (360º)

Es lo que permite una evaluación del desempeño con compañeros evaluadores (360º).

Un rol puede elegir quién le evaluará:

1. En su configuración por rol:
   • «¿Permitir seleccionar a otros empleados como evaluadores para su participación en el portal?» = Sí;
   • «¿Cuantos puede elegir?»: rellenarlo siempre, porque vacío no deja elegir a nadie;
   • «Peso para cada uno de los evaluadores añadidos.»: cuánto pesa en la nota cada evaluador que elija este rol. Se aplica solo si los roles llevan peso; vacío, pesan lo que el rol «Evaluadores seleccionados en el portal». RRHH puede corregir el peso de cada selección en la pestaña «Evaluadores Seleccionados» de la encuesta.
2. En el plazo de la encuesta, las fechas de «Selección de evaluadores».
3. Un rol con «¿De quién se trata?» = «Evaluadores seleccionados en el portal»: es con el que responderán los elegidos.
4. En Definir procesos de selección de evaluadores, los estados de la solicitud: inicial, aprobado, rechazado, cancelado. Cada estado lleva su plantilla de correo, sus destinatarios, si requiere aprobación y qué se permite en él (ver configuraciones previas).

En el portal, el evaluado tiene en su línea:

• «Seleccionar evaluadores», dentro del plazo y mientras le queden huecos;
• «Ver evaluadores seleccionados».

Elige entre los empleados activos y pulsa «Solicitar aprobación». Cada selección empieza en el estado inicial del proceso. Su manager la aprueba o la rechaza desde su página de aprobación de evaluadores, con los botones que definan los estados. Cada cambio de estado envía la plantilla de ese estado y genera una tarea.

El evaluado puede «Solicitar cancelación» (la selección pasa al estado de cancelación y queda el historial) o «Eliminar» (se borra). Un estado marcado para ignorar la solicitud libera el hueco para elegir a otro.

Importante:

• El estado de la selección manda. En cada estado del proceso se marca qué se permite:
  • con «permitir ver la encuesta», el evaluador la ve en su listado;
  • con «permitir realizar la encuesta», además la puede responder;
  • con «ignorar la solicitud» (rechazada, cancelada), la selección deja de contar: libera el hueco y no se le espera para cerrar la evaluación.
• Mientras una selección está pendiente de aprobar, el evaluador no la ve, pero la evaluación le espera: no se cierra hasta que se apruebe o se rechace.
• Al elegir, el sistema comprueba los huecos, el plazo, que no se repita ningún evaluador, que nadie se elija a sí mismo y que quien elige tenga ese rol en la evaluación de esa persona (por ejemplo, un manager solo elige evaluadores para su equipo). Solo quien eligió puede solicitar la cancelación o eliminar su selección, y solo en los estados que lo permiten.

RRHH también puede asignar evaluadores desde la pestaña «Evaluadores Seleccionados» de la encuesta, indicando el evaluado, el evaluador y el estado.

7. Excluir evaluadores (evaluación ascendente)

En las encuestas en las que el equipo evalúa a su responsable (roles «Empleados de managers / de responsables…»), la pestaña «excluir evaluadores» de la encuesta deja fuera a parte de los evaluadores:

• «Departamentos excluidos», «Áreas excluidas» y «Actividades excluidas»: fuera quien tenga su ubicación vigente en ellos;
• «Empleados excluidos»: fuera esas personas;
• «Empleados ignorados»: al contrario, los rescata. Estas personas ven la encuesta aunque encajen en una exclusión, y esto manda sobre todo lo demás.

Quien no tiene el dato (por ejemplo, un empleado sin actividad, en una exclusión por actividad) no queda excluido. Esta pestaña no afecta a otros tipos de rol.