Encuestas V3: evaluación del desempeño (autoevaluación y manager)

Objetivo: cada empleado se autoevalúa; después su manager le evalúa; al terminar los dos, ambos ven el resultado. Opcionalmente, el resultado le coloca en un nine box y tiene en cuenta sus planes de carrera.

Antes de empezar conviene leer la guía general.

1. Roles (Definir roles)

2. Tipo de encuesta

«Evaluación del desempeño», con los dos roles en «Relacionar Roles al tipo». Si más adelante quisiéramos añadir otros evaluadores (compañeros, 360º), deberían estar ya aquí: los roles del tipo no se pueden cambiar después.

3. Escala y tipo de pregunta

Por ejemplo, una escala del 1 al 5 («Muy por debajo de lo esperado» … «Muy por encima de lo esperado»), con «No aplica» marcada para ignorar. El tipo de pregunta, con radios.

4. Configuración

• Sistema de puntuación: media y media. Si algunos bloques deben pesar más (p. ej. «Objetivos» 60 y «Competencias» 40), peso en todos los bloques. Si queremos la nota en puntos (por ejemplo, porque el nine box usa tramos de puntos), «sumatorio», que también respeta los pesos de bloques y preguntas (ver cálculo de la puntuación).
• Diseño: agrupar por bloques; numerar bloques y preguntas si ayuda; paginación por pestañas o por bloque si es larga.
• Estructura: un bloque por competencia o área a evaluar. Si la redacción cambia según el rol, un texto por rol en cada pregunta («¿Cómo valoras tu…?» / «¿Cómo valoras su…?»).
• Descripciones: una «En listado» con el nombre que verán en el portal, y una «En respuestas / Al realizar» con las instrucciones.

Configuración por rol

Para que RRHH vea todas las respuestas, resultados y estadísticas, añadimos un visualizador con «Tipo de gestion» = Todos los empleados y «Permitir ver estadisticas» = Sí (ver roles y participantes).

5. Encuesta

• Configurar Evaluados: los empleados a evaluar (p. ej. empresa y oficinas, excluyendo a quien no corresponda).
• Plazos, por ejemplo:
  • Autoevaluación: publicación del 1 de marzo al 30 de abril, realización del 1 al 15 de marzo y resultados desde el 1 de abril.
  • Manager: publicación del 1 de marzo al 30 de abril, realización del 1 al 31 de marzo y resultados desde el 1 de abril.
• Obligar a realizar en el portal, si la queremos obligatoria (ver obligatoriedad).
• Envíos programados:
  • Autoevaluación, «Fecha de publicación» + 0 días: «Ya puedes hacer tu autoevaluación».
  • Manager, «Fecha de publicación» + 0: «Tienes que evaluar a tu equipo».
  • Autoevaluación, «Finalizar la evaluación» + 1: «Ya tienes tus resultados».

6. Portal

El empleado la verá en Mis encuestas y el manager en su página de encuestas del manager, con una línea por cada persona de su equipo.

7. Opcional: nine box y planes de carrera

• Nine box: marcar cada bloque con «En nineBox afecta a» (Fila o Columna) y asignar un tipo de gráficas con el nine box (ver nine box). Las puntuaciones mínima y máxima de las casillas deben corresponder a la escala usada: con media, la de las respuestas (p. ej., de 1 a 5); con sumatorio, los puntos del bloque o bloques de ese eje. La casilla superior tiene que llegar a algo más que la nota máxima posible.
• Planes de carrera: en la configuración, «¿Asociar a planes de carrera?» = Sí. En la encuesta, las fechas del periodo de planes (inicio y fin).
  • Con «Ocultar encuesta si no tiene plan de carrera finalizado y puntuado», quien no tenga ningún plan en el periodo no la ve. Si tiene alguno sin finalizar y puntuar, la ve bloqueada, con las fechas del plan pendiente. Se exigen todos los planes del periodo.
  • «¿Afecta al nineBox?» suma el cumplimiento de los planes a la fila o a la columna.

Importante

• Si usamos el orden de realización, pongámoselo a todos los roles: un rol sin orden espera a todos los que lo tienen.
• Pesos de rol: o todos o ninguno.
• Una pregunta que solo debe responder el manager se marca con «¿quien realiza la pregunta?» = Manager. No la dejemos sin ningún rol.
• Los resultados se ven cuando han terminado los dos. Si el empleado debe ver su nota nada más terminar, activemos «¿Puede ver sus resultados antes de que todos finalicen?».