Antes de que tus empleados puedan enviar notas de gasto desde el portal hay que dejar preparadas unas pocas cosas. Se configuran una sola vez: después solo tendrás que tocarlas si cambia tu organización (nuevas categorías de gasto, otro responsable...).
1. Datos de la empresa
Cada nota de gasto validada genera una factura de gasto a favor del empleado, así que la empresa necesita:
El proveedor que figurará en las facturas de las notas. En su ficha, la forma de pago por defecto tiene que ser Transferencia bancaria; si no, el proceso de pago no funciona. Cuando lo tengas dado de alta, indica a soporte de Yunbit cuál es para que configuren que las facturas de las notas de gasto salgan a nombre de ese proveedor.
Y cada empleado que vaya a presentar notas necesita tener:
una oficina y un departamento en su ficha;
una cuenta bancaria activa, que es donde se le abonarán los gastos;
al menos un responsable que pueda aprobar sus notas. Puede venir de dos sitios:
las personas que ocupan los puestos indicados en el puesto de trabajo actual del empleado, campo Puestos de trabajos que gestionan las vacaciones y las notas de gasto. Por ejemplo, si en el puesto «Técnico comercial» indicas «Jefe de ventas», a los técnicos comerciales les aparecerán como responsables todas las personas que ocupen el puesto de Jefe de ventas.
Si el empleado no tiene ni manager ni puestos responsables, la nota no tiene responsable y no se puede enviar a aprobación.
2. Categorías de gastos
Son los tipos de gasto que el empleado podrá elegir: hotel, dietas, kilometraje, taxi... Se configuran en el perfil Financiero, Administrador Finanzas >> Elementos de gastos >> Categorías de conceptos y Subcategorías de conceptos.
En cada subcategoría que quieras usar en notas de gasto:
Pon Aplica a notas de gasto = Sí. Si no, no aparecerá en el portal.
En Conceptos de la nota de gastos puedes darle un nombre más claro para el empleado.
Indica la cuenta contable, que pasará a la factura.
Si procede: importe fijo por día (Importe diario), kilometraje con su Importe por kilómetro, permitir adjuntar el ticket o hacerlo obligatorio.
Aprueba o rechaza la nota. El empleado lo elige al crearla.
Por defecto es su manager. También pueden aparecer las personas de los puestos indicados en el puesto del empleado, campo Puestos de trabajos que gestionan las vacaciones y las notas de gasto.
Sustituto del manager
Aprueba o rechaza en ausencia del manager.
Campo Sustitutos del manager de la ficha del manager (ver Configurar al sustituto del manager). Para que también reciba los avisos, ¿Enviar notificaciones a sustitutos? = Sí. Pide a soporte de Yunbit que active esta opción en las notas de gasto.
Administrador de notas de gasto de una oficina
Ve y gestiona las notas de los empleados de esa oficina.
Validadores (contabilidad y, si la usas, dirección financiera)
Revisan la nota aprobada antes de pagarla.
Los configura soporte de Yunbit: indícales quiénes son y qué personas quieres que tengan sus notas aprobadas o validadas automáticamente.
4. El recorrido de una nota de gasto
Tu plataforma viene con este recorrido configurado. Si necesitas otro (una aprobación más, otros avisos...), consulta con soporte de Yunbit para adaptarlo.
Estado
Qué significa
Quién la mueve
En proceso
El empleado la está preparando.
El empleado la envía.
Pendiente de aprobación
Enviada; espera al responsable.
El responsable (o su sustituto) aprueba, rechaza o pide una corrección.
Requiere corrección
El responsable la ha devuelto al empleado por un fallo menor (un importe, el nombre de un concepto, un ticket que falta) en lugar de rechazarla.
El empleado la corrige y la reenvía: vuelve a Pendiente de aprobación.
Aprobada
Espera la validación de contabilidad.
El validador valida o rechaza.
Validada
Se ha generado la factura.
Si usas validación de dirección financiera, la valida dirección.
Abonada al empleado. Pasa sola al pagar la factura.
—
Rechazada
Rechazada con un motivo.
—
ℹ️ Si no tienes validadores, la aprobación del responsable ya deja la nota validada y lista para pagar. Los gastos pagados con la tarjeta de la empresa (VISA Empresa) pasan directamente a Pagada.
5. Avisos que se envían
Cuándo
Quién recibe el email
El empleado envía la nota
El responsable, los administradores de notas de gasto de la oficina y los sustitutos del manager. Todos reciben un email y una tarea en el portal.
La nota se aprueba
Los validadores, para que la revisen.
Falta la validación de dirección financiera
Los validadores de dirección.
La nota se devuelve para corregir, se rechaza o se paga
El empleado.
Si quieres cambiar el texto de algún aviso, consulta con soporte de Yunbit.
6. Portal del empleado
Comprueba que están activas las secciones de notas de gasto del área personal (para los empleados) y del área manager o de gestión (para quien aprueba). Puedes activarlas tú mismo (ver Configuración de áreas, módulos y secciones en el Portal del Empleado) o indicar a soporte de Yunbit cuáles deseas.
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