Generar un cuaderno de pagos

Yunbit permite crear cuadernos de pagos: es decir, ficheros que agrupan una serie de transferencias que se pueden enviar al banco para que procese en un solo paso. Hay un estándar llamado Cuaderno 34 con el que trabajan todas las entidades bancarias; además, algunas tienen formatos propios para hacer pagos mediante confirming.

Acceso

Desde el perfil Financiero vamos a la pestaña Bancos y Tesorería, abrimos la cuenta bancaria que queremos asociar a los pagos, y vamos a la pestaña "Generar cuaderno de pagos".

Según la imagen: al entrar en la ficha del banco desde donde quieres pagar vamos a la pestaña Generar cuaderno de pagos

Ahí tenemos dos módulos: en el superior aparece el interfaz para seleccionar qué facturas / nóminas entran en el cuaderno, así como el formato, título y fecha del propio cuaderno; y en el inferior, el listado de cuadernos ya generados.

Desde este último módulo se permite exportar a un excel todos los elementos que se hayan marcado previamente en el listado: ese excel se genera con una pestaña para gastos, otra para nóminas y una tercera para facturas rectificativas, con la información de cada uno de los recibos seleccionados.

Seleccionar pagos / nóminas / notas de gasto / rectificativas de ingreso / Sobrecobradas

Por defecto, los recibos que aparezcan serán los gastos con forma de pago Transferencia, más las nóminas, facturas de ingreso rectificativas (tienen que tener forma de pago transferencia y figurar la cuenta bancaria del cliente), Notas de gasto y sobrecobradas; que tengan fecha de cobro en el mes actual, en estado No recibida (para pago de anticipos), Aceptada o Pendiente de pago (o Emitida en el caso de rectificativas).

Podemos modificar casi todos estos criterios, y añadir criterios de búsqueda por texto, categoría o proyecto asociado. Lo único que no se puede cambiar es el filtro por forma de pago; sólo tiene sentido incluir facturas pagadas por transferencia en un cuaderno de pagos

Aparecerá un listado de recibos que cumplan las condiciones. Podemos marcar todos o sólo algunos para incluir en el cuaderno. Tendremos un resumen del número de recibos marcados y el importe que suman.

Pueden aparecer algunos avisos o errores identificables por colores:

• La caja seleccionada no tiene un nº de cuenta válido asociado: la cuenta de banco para la que estamos creando el cuaderno debe tener un número de cuenta IBAN correcto.
• La empresa ordenante no tiene definida dirección de facturación / tiene varias direcciones y ninguna asignada como dirección de facturación: la empresa ordenante debe tener una dirección de facturación. Si sólo tiene una el sistema coge esa, si son varias, una debe indicarse como la de facturación. Ver configurar empresa ordenante.
• Facturas o nóminas sin cuenta asociada o con número de cuenta incorrecto: las facturas y nóminas deben tener asignado el campo Cuenta bancaria en la factura (previamente en la ficha del proveedor) o nómina (previamente en la ficha del empleado), obligatorio cuando se selecciona forma de pago transferencia, y dicha cuenta debe tener un número IBAN válido.
• Facturas cuyos cobros asociados no suman el importe total: estas facturas probablemente no tienen los datos correctos, por lo que no se permite su inclusión en el cuaderno hasta que la situación se corrija, en el bloque 'Recibos' de los datos de la factura
• El identificador de factura que se envía en el Cuaderno 34 debe de tener 12 caracteres. Nº de facturas con el mismo identificador resultante: dado que un ID de factura en el cuaderno de cobros sólo puede tener 12 caracteres, si es más largo se trunca. Si esa operación resulta en más de una factura que tenga el mismo ID (porque sólo se diferencien en caracteres a partir del 13), esto supondría que el cuaderno se crearía con error, así que se impide la operación.
• Facturas o nóminas que ya han sido enviadas en otro cuaderno 34: se muestra el aviso para impedir cobrar la misma factura varias veces.
• Proveedores con varias facturas o empleados con varias nóminas: se muestra un aviso para tener especial cuidado, por si hay facturas duplicadas (se quedan en verde)
• Facturas o nóminas ya asociadas con otro cuaderno "Enviado", pero en estado Pendiente de pago: es posible saltarse la regla de no cobrar una factura varias veces, pero se muestra aviso para que el operador se asegure de seleccionar la factura correcta.
• Facturas o nóminas con importe 0: no se admiten ya que causan error en algunos bancos.
• Facturas o nóminas con importe negativo: por defecto no se admiten. Si es necesario, y si el banco lo admite (una transferencia por importe negativo es realmente una domiciliación), se puede solicitar a Yunbit su activación.
• Facturas o nóminas con datos de dirección pero sin país: para el correcto procesamiento de las transferencias en formato SEPA europeo, la dirección de envío de factura o la dirección del empleado debe indicar el país.
• Nóminas cuya cantidad a pagar no se corresponde con importe neto: se deberá revisar la nómina y en su caso introducir ajustes.

Crear cuaderno

Es importante seleccionar el tipo de cuaderno con el que trabaje nuestro banco: SEPA básico (34.14), SEPA XML, o los formatos específicos de Confirming / CrossBorder si están activados. Además, podemos asignarle un concepto, cambiar la fecha de creación de soporte o de cargo, y darle un título para el almacenamiento interno.

Al pulsar el botón se creará el fichero con los datos indicados y las facturas y nóminas que hayamos seleccionado. Aparece en la sección inferior Documentos asociados.

Gestión del documento

En el listado "Documentos asociados" tenemos los distintos cuadernos creados para esta cuenta bancaria. Podemos ver el título, fecha y usuario de creación de cada uno. Pinchando en el nombre de fichero podemos descargarlo para enviarlo al banco por el mecanismo que hayan dispuesto (normalmente una sección de su aplicación de banca online).

También podremos ver número de factura para que al recibir el pago lo pueda identificar el cliente, además tendremos la información del concepto en el Excel resumen.

Una vez hayamos enviado el fichero al banco, podemos marcar el fichero como enviado. Esto impide que se pueda volver a enviar las facturas y nóminas asociadas.

Configurar empresa ordenante

Antes de generar un cuaderno, lo primero que tenemos que configurar es la cabecera. Para ello, tenemos que acceder a la aplicación de Admin. Finanzas >> Flujo de Caja >> Configuración: empresa ordenante, y configurar el nombre, dirección y titular de la cuenta.

Una vez configurada la cabecera, ya podemos acceder al Cash-flow para generar el cuaderno 19.

Pinchamos en la caja correspondiente y vamos a la pestaña Generar Cuaderno 19.

Podemos utilizamos los filtros para extraer las facturas que queremos domiciliar. Una vez rellenados los filtros correspondientes, pinchamos en Filtrar.