Pagar gastos de las notas de gasto con la nómina

Normalmente, cuando se valida una nota de gasto se genera su factura y el gasto se paga aparte, con el cuaderno de pagos. Con esta opción, los gastos de las subcategorías que elijas (por ejemplo dietas o kilometraje) no van a la factura de la nota: se pagan junto a la nómina, como un atraso/plus/variable.

Un mismo gasto se paga o por la factura o por la nómina, nunca por las dos. El sistema lo vigila, pero hay que configurarlo bien (ver Por qué un gasto no se puede cargar y Consideraciones importantes).

1. Marcar las subcategorías que se pagan en nómina

En el perfil Financiero, Administrador Finanzas >> Elementos de gastos >> Subcategorías de conceptos (ver Gestionar categorías y subcategorías de gastos y de conceptos), en la ficha de la subcategoría, junto a los campos de nota de gastos:

• En nómina como atraso = Sí: los conceptos de esa subcategoría no se suman a la nota ni a su factura; se pagan desde Atrasos / pluses / variables.
• En una subcategoría de kilometraje (Concepto de kilómetros = Sí), el campo solo aparece si los kilómetros no se suman a la nota de gasto. Si se suman, ya se pagan en la factura y no pueden ir también en nómina.
• En el resto de subcategorías, al poner En nómina como atraso = Sí, la ficha deja de sumar el concepto a la nota automáticamente.
• En una subcategoría de VISA empresa el campo no aparece: ese gasto ya lo pagó la tarjeta de la empresa.

Decídelo antes de usar la subcategoría. Si ya tiene gastos facturados en notas o cargados en atrasos, el campo no se puede cambiar (al guardar se indica el motivo): cambiarlo haría que algún gasto se pagara dos veces. En ese caso, crea una subcategoría nueva para los gastos que vayan a la nómina y deja de usar la anterior.

Solo cuentan las notas que se validen después de marcar la subcategoría. Si una nota ya se había facturado con ese gasto, se enseña como «Ya incluido en la factura de la nota» y no se carga.

2. Configurar el atraso

En la ficha del atraso de Atrasos / pluses / variables (perfil de RRHH):

1. Concepto salarial: obligatorio y no puede ser por unidades (el importe de un gasto son euros). Uno por total, o sin tipo indicado, vale.
2. Fecha de inicio y fecha de finalización: se pagan los gastos de las notas validadas entre esas dos fechas, aunque la nota empezara antes. Cada nota entra en el atraso del mes en que se valida.
3. Fechas de aplicación: tienen que estar en el mismo mes, como en cualquier atraso de este tipo.
4. A partir de = notas de gasto. La opción solo aparece si tu empresa tiene alguna subcategoría con En nómina como atraso = Sí.
5. En Configurar tipo de pago, elige las Subcategorías de notas de gasto que buscar para enlazar. Solo salen las marcadas En nómina como atraso, y es obligatorio elegir al menos una.
6. Guarda el atraso. Con notas de gasto desaparecen los campos de turnos y fichajes (días, calendarios, horas, Configurar conteo de unidades): no se usan.

3. Crear los pagos

Pulsa Crear pagos en la ficha del atraso. Es el mismo botón que para turnos y fichajes: lleva a una pantalla u otra según el A partir de guardado.

La pantalla enseña, por empleado, contrato y día (la fecha de inicio de la nota), cada gasto encontrado: la nota (con enlace), la fecha de validación, el concepto, la subcategoría, los kilómetros si los hay, el importe y si ya estaba cargado en este atraso. Cada día termina con su línea: la suma de los gastos de ese día, aunque sean de varias notas. Arriba tienes el resumen: cuántos conceptos hay, cuántos se pueden cargar y por qué no se pueden cargar los demás.

El kilometraje que no se suma a la nota se paga como kilómetros × precio por kilómetro (el de la nota o, si falta, el de la subcategoría).

Si alguno de esos gastos ya lo has pagado a mano en una nómina, desmárcalo: el sistema no puede saberlo.

Marca los que quieras cargar y pulsa Crear. El atraso queda con exactamente lo marcado:

• si vuelves a entrar y pulsas Crear otra vez, no se duplica nada;
• si desmarcas un gasto que ya estaba cargado, se quita del atraso (la línea de su día baja de importe, o desaparece si se queda vacía);
• si un gasto ya cargado deja de cumplir (por ejemplo, se rechaza su nota), la pantalla lo marca con «Se quitará del atraso al pulsar Crear»: pulsa Crear para quitarlo antes de generar la nómina, o se pagará.

El detalle queda en la pestaña Detalle de notas de gasto del atraso (una línea por empleado y día, con las notas y conceptos que paga y el desglose en observaciones) y el total por empleado en Por importe de empleados, que es lo que recoge la nómina: todas las notas de un empleado se pagan en su nómina como un solo concepto, el del atraso.

Las líneas de notas de gasto no se pueden borrar a mano desde el detalle: para quitar un gasto, desmárcalo en Crear pagos. Si en Por importe de empleados hay importes metidos a mano, la pantalla de Crear pagos los avisa arriba.

Replicar un atraso de notas de gasto al mes siguiente copia su configuración, pero no sus importes: en el atraso nuevo pulsa Crear pagos para cargar los gastos de ese mes.

4. Por qué un gasto no se puede cargar

Motivo que ves	Qué significa	Qué hacer
VISA empresa	El gasto lo pagó la tarjeta de la empresa	Nada: no se paga al empleado
De notas de anticipo	La nota está ligada a un anticipo de viaje: el gasto va a la factura de la nota y cuenta para justificar el anticipo	Nada: se paga con el anticipo (y, si no llega, con la factura)
Ya cargado en otro atraso	Ese gasto ya lo paga otro atraso (enlazado)	Nada, o quítalo del otro atraso
Ya incluido en la factura de la nota	La nota se facturó con ese gasto: se paga por el cuaderno de pagos	Nada: ya se paga
Nómina generada el <fecha>	El empleado ya tiene generada la nómina del mes (se indica su fecha)	Deshacer la nómina si procede, o pagarlo en otro mes
Sin contrato del convenio vigente	El empleado no tiene un contrato del convenio del atraso en las fechas de la nota: la nómina no lo recogería	Revisar el contrato o el convenio del atraso
En otra moneda	La nota no está en la moneda de la empresa	Pagarlo por la factura
Sin importe	El gasto es 0, o es kilometraje sin kilómetros o sin precio por kilómetro	Corregir la nota o el precio en la subcategoría

5. Notas de un anticipo de viaje

En una nota ligada a un anticipo, los gastos de subcategorías En nómina como atraso no se pagan en nómina: van a la factura de la nota como cualquier otro gasto y cuentan para justificar el anticipo.

Ejemplo: anticipo de 300 €, hotel 200 € y dietas en nómina 100 €. La factura es de 300 €, el anticipo queda justificado y no hay nada que devolver. Si el anticipo hubiera sido de 250 €, los 50 € que faltan se pagan con la factura (cuaderno de pagos).

En Crear pagos esos gastos salen con el motivo De notas de anticipo y no se pueden marcar.

6. Notas que se pagan enteras en nómina

Una nota con todos sus gastos en nómina no tiene factura. Al pulsar Crear, si todos sus gastos quedan cargados en atrasos, la nota pasa sola a Pagada (con la fecha de pago de ese día); si luego desmarcas alguno, vuelve a Validada. La pantalla lo avisa después de Crear y queda anotado en el histórico de acciones de la nota. No se manda ningún correo al empleado.

Las notas con algún gasto que va a la factura siguen como siempre: pasan a Pagada cuando se paga su factura.

Consideraciones importantes

• Si hasta ahora pagabas esos gastos a mano en la nómina (con variables o pluses, o el kilometraje que avisa el correo a RRHH), deja de hacerlo al marcar la subcategoría: se pagarían dos veces. El correo de aviso de kilometraje ya no incluye el que va en nómina.
• El total de una nota con gastos en nómina no incluye esos gastos (no van a su factura).
• Lo que deja de cumplir solo se quita del atraso al pulsar Crear: revisa la pantalla de Crear pagos antes de generar la nómina.
• Con la nómina del mes ya generada, lo cargado en ese contrato no se toca.

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