Gestionar categorías y subcategorías de gastos y de conceptos

Nos puede interesar categorizar nuestros gastos según diferentes criterios; tanto los gastos en sí, como los conceptos de los gastos. Además, las categorías y subcategorías de gastos es donde configuramos la cuenta contable correspondiente a dichos gastos.

Acceso

En el perfil Financiero, pestaña Administrador Finanzas podemos acceder a Elementos de gastos; ahí se encuentran los enlaces a Categorías de gastos, Subcategorías de gastos, Categorías de conceptos y Subcategorías de conceptos.

Categorías de gastos

Para cada ficha de categoría de gastos podemos definir los siguientes campos:

• Orden: la posición en la que aparece en los desplegables
• Concepto: nombre que le damos a la categoría
• Descripción: opcionalmente podemos añadir detalles o explicaciones de uso
• Estado: activo o inactivo. Podemos desactivar una categoría para que no aparezca más en el desplegable, pero que los gastos existentes sigan así categorizados.
• Tipo de objeto al que aplica: podemos definir distintas categorías para los distintos tipos de gasto.
• Subcategorías: desde aquí accedemos a las subcategorías.

Subcategorías de gastos

Para cada subcategoría podemos definir los siguientes campos:

Pestaña datos generales

• Categoría padre: si no accedemos desde una categoría, la podemos asignar aquí.
• Orden: la posición en la que aparece en los desplegables
• Concepto: nombre que le damos a la subcategoría
• Descripción: opcionalmente podemos añadir detalles o explicaciones de uso
• Estado: activo o inactivo. Podemos desactivar una subcategoría para que no aparezca más en el desplegable, pero que los gastos existentes sigan así categorizados.

Pestaña facturas con esta subcategoría

• Listado de gastos ya filtrado por la subcategoría.

Asignar categorías

Para categorizar las facturas, indicamos categoría y subcategoría en los campos correspondientes en la pestaña Categorización.

Categorías de conceptos de gastos

Para cada ficha de categoría de concepto de gasto podemos definir los siguientes campos:

Pestaña datos generales

• Posición: la posición en la que aparece en los desplegables
• Departamento: esta funcionalidad es opcional. Podemos hacer que las categorías se asignen a departamentos, y así poder filtrar y desglosar nuestros gastos por cada departamento de la empresa.
• Concepto: nombre que le damos a la categoría
• Estado: activo o inactivo. Podemos desactivar una categoría para que no aparezca más en el desplegable, pero que los conceptos existentes sigan así categorizados.
• Este cambio actualizará todos los conceptos de factura que tengan esta categoría asignada: si este campo se marca Sí, los cambios de la categoría en cuanto a cuenta contable y clave 349 se propagan a los conceptos de gasto que tengan esta categoría asignada.
• Clave modelo 190: aquí se puede asignar la clave a la que sumarán los gastos de esta categoría en el modelo de impuestos 190. Cuando se da de alta un concepto de factura, al seleccionar la categoría, el valor de la clave de 190 de la categoría se copia al concepto; pero se puede modificar posteriormente. Precisamente por eso, cuando se asigna una clave a la categoría, ésta no se propaga a los conceptos existentes.
• Clave modelo 349: aquí se puede asignar la clave a la que sumarán los gastos de esta categoría en el modelo de impuestos 349.
• Aplica a solicitudes de viaje: Sí/ No
• Subcategorías: desde aquí accedemos a las subcategorías.

Pestaña conceptos económicos

Listado de conceptos de gastos ya filtrado por la categoría.

Pestaña proveedores utilizados en órdenes de compra

Podemos asignar una serie de proveedores. Esto facilita el alta de órdenes de compra, ya que al seleccionar la categoría sólo aparecerán esos proveedores.

Pestaña Cuentas Contables

Si la contabilidad está activada en nuestra plataforma, podemos gestionar aquí la cuenta contable asignada a la categoría. Debe haber una cuenta por cada año contable. Hay dos campos para poder gestionar la configuración más cómodamente, pero son dos vistas de la misma información.

Subategorías de conceptos de gastos

En la ficha de subcategoría de conceptos podemos definir los siguientes campos:

Pestaña datos generales

• Categoría padre: Si no accedemos desde una categoría, la podemos asignar aquí.
• Orden: Posición en la que aparece en los desplegables
• Concepto: Nombre que le asignamos a la subcategoría
• Descripción: Opcional. Campo para añadir detalles o explicaciones de uso
• Estado: Activo o inactivo. Podemos desactivar una subcategoría para que no aparezca más en el desplegable, pero que los conceptos existentes sigan así categorizados.
• Aplica a nota de gastos: Sólo se pueden asignar a notas de gastos las subcategorías que tengan este campo marcado a Sí.
• Concepto nota de gastos: Si se rellena este campo, en el desplegable de subcategorías en notas de gastos tendrá este nombre en vez del indicado en Concepto.
• Importe diario (importe x día): Si lo deseamos, podemos tener un cálculo de importe por día calculado según las fechas de inicio y final de la nota de gasto.
• Concepto de kilómetros: No/ Sí. Similar al importe diario, si tenemos una nota de gasto asociada a kilometraje o distancia, se calculará ésta con el importe por kilómetro indicado.
• Permitir Adjuntar Archivos: No/Sí. Esta opción permitirá adjuntar archivos por concepto en las notas de gastos
• Aplica a órdenes de compra: No/ Sí
• Clave modelo 190: Aquí se puede asignar la clave a la que sumarán los gastos de esta subcategoría en el modelo de impuestos 190. Lógicamente tiene prioridad sobre la clave de la categoría.
• Este cambio actualizará todos los conceptos de factura que tengan esta subcategoría asignada: Si este campo se marca Sí, los cambios de la subcategoría en cuanto a cuenta contable y clave 349 se propagan a los conceptos de ingreso que tengan esta subcategoría asignada.

Pestaña conceptos económicos

Listado de conceptos de gastos ya filtrado por la subcategoría.

Pestaña proveedores utilizados en órdenes de compra

Podemos asignar una serie de proveedores. Esto facilita el alta de órdenes de compra, ya que al seleccionar la subcategoría sólo aparecerán esos proveedores.

Pestaña Cuentas Contables

• Si la contabilidad está activada en nuestra plataforma, podemos gestionar aquí la cuenta contable asignada a la subcategoría. Debe haber una cuenta por cada año contable. Hay dos campos para poder gestionar la configuración más cómodamente, pero son dos vistas de la misma información.

Asignar categorías

Para categorizar los conceptos, indicamos categoría y subcategoría en los campos correspondientes.

Cuando se selecciona una categoría o subcategoría que tenga asignada una clave o una cuenta contable, este valor se copia al concepto de factura; pero se puede modificar a mano posteriormente.

NOTA: Precisamente por eso, cuando se asigna una clave a la categoría, ésta no se propaga a los conceptos existentes.