Configurar IVA de ingresos y gastos

A cada concepto de factura se le debe asignar el Impuesto sobre el Valor Añadido que aplica.

Esto no sólo hace referencia al porcentaje, sino también la modalidad referida a su registro en los modelos de presentación impuestos, asientos contables, etc.

Por tanto, en vez de introducir todos esos elementos en la factura, definimos una serie de IVAs para que la empresa pueda operar sólo con los que necesite.

Acceso

Desde el perfil Responsable de configuración financiera >> Configuración de ingresos >> Con qué IVAs facturas; y el marcador >> Configuración de gastos contiene Con qué IVAs pagas.

Desde el perfil Financiero se tiene acceso a Administrador Finanzas, y en el menú de este módulo, a Ingresos >> Elementos de facturas >> IVA o Gastos >> Elementos de facturas >> IVA.

Posiblemente su plataforma incluya otros perfiles personalizados. En todo caso, los caminos diferentes llevan al mismo sitio: una aplicación en la que revisar, dar de alta y modificar los tipos de IVA.

IVA de ingresos

Los campos a tener en cuenta son:

• Porcentaje: el porcentaje que se suma al importe del concepto de factura para calcular el importe neto. Normalmente será 21%, 10% ó 4% para los IVA de uso habitual en España.
• Título: lo que se verá en el campo Tipo de IVA en los conceptos de factura. Se debe indicar algo que permita reconocerlo fácilmente.
• Estado: si se borra un IVA puede afectar a las facturas ya registradas con él; pero puede interesarnos que un tipo de IVA no aparezca en la selección de tipos de IVA porque esté en desuso (un ejemplo sería el IVA de 18%, que fue sustituido por el 21% hace unos años). En ese caso debemos indicar Inactivo en este campo.
• Por defecto: el IVA que se marque con el valor Sí en este campo, será el que aparezca seleccionado por defecto al dar de alta una factura o concepto de factura. Lógicamente sólo puede haber uno.
• % para impuestos y asientos: para algunos tipos de IVA, no se debe sumar nada al importe de la factura, pero se debe registrar determinado importe en los modelos de impuestos y/o los asientos contables. Dicho importe se indica con este campo.

El tipo de IVA y las cuentas contables se describen en detalle a continuación.

Tipos de IVA

Existen los siguientes tipos de IVA de ingresos:

Normal

El porcentaje se aplica al importe neto de la factura. Suma al apartado IVA devengado del modelo de impuestos 303. El importe de ese IVA se contabiliza en la cuenta asignada (normalmente 477).

Exento - exportaciones Unión Europea

Este tipo de ingresos no devenga IVA, pero se debe declarar el importe de las bases en la casilla "Entregas intracomunitarias de bienes y servicios" del modelo de impuestos 303 (para el modelo de 2018, casilla 59). Los dos campos de porcentaje deben ser 0. No es necesaria cuenta contable.

Exento - exportaciones resto del mundo

Este tipo de ingresos no devenga IVA, pero se debe declarar el importe de las bases en la casilla "Exportaciones y operaciones asimiladas" del modelo de impuestos 303 (para el modelo de 2018, casilla 60). Los dos campos de porcentaje deben ser 0. No es necesaria cuenta contable.

Inversión del sujeto pasivo

Las facturas con este tipo de IVA no devengan IVA, pero se debe declarar el importe de IVA que habría devengado en la casilla "Operaciones no sujetas o con inversión del sujeto pasivo que originan el derecho a deducción" del modelo 303 (para el modelo de 2018, casilla 61); y además, se debe contabilizar el IVA con doble apunte, como soportado y repercutido (es como si ingresáramos el IVA de esas facturas pero lo devolviéramos a Hacienda). Por tanto:

• El porcentaje debe ser 0
• El porcentaje de impuestos y asientos debe ser 21
• Se deben asignar dos cuentas contables, de soportado y repercutido (normalmente 477 y 472)

Exento (no entra en informes)

Las facturas con este tipo de IVA no sólo no devengan IVA, sino que las bases no se declaran en ningún sitio. Suele estar reservado a tipos de ingresos que no sean facturas, como intereses bancarios. Los dos porcentajes deben ser 0 y no es necesaria cuenta contable.

Operaciones no sujetas por reglas de localización

Las facturas con este tipo de IVA no devengan IVA, pero se deben declarar las bases, exclusivamente en el último período del año en el modelo 303, para empresas exoneradas de la declaración-resumen anual de IVA; en la casilla "Operaciones no sujetas por reglas de localización o con inversión del sujeto pasivo" (para el modelo de 2018, casilla 84). Los dos porcentajes deben ser 0 y no es necesaria cuenta contable.

Asignar cuentas contables

Si la plataforma gestiona la contabilidad, y siempre que el tipo de IVA sea de los que generan asiento contable (de tipo Normal o Inversión de Sujeto Pasivo), debe tener asignada la cuenta contable de IVA repercutido ; y en el caso del tipo Inversión de Sujeto Pasivo, una cuenta de IVA repercutido y otra de IVA soportado.

La cuenta concreta para cada tipo de IVA depende del plan contable que se utilice en la empresa. A veces se usa la misma cuenta para todos, otras hay cuentas distintas para cada tipo.

Se debe asociar una cuenta por cada ejercicio contable en uso.

Al replicar el ejercicio contable, lo normal es que las asignaciones de cuentas del ejercicio de origen se copien al nuevo; pero si esto no ocurre por la razón que sea (que no estuvieran configuradas de antemano, por ejemplo, o que se dé de alta un tipo de IVA nuevo), se deben asignar manualmente. Además, es posible que de un año a otro se cambie de plan contable y las cuentas que corresponden a cada tipo de IVA sean diferentes.

El sistema valida que las cuentas asociadas a los tipos de IVA sean las correctas. Por defecto, eso significa que las de IVA repercutido deben tener prefijo 477, y las de IVA soportado, 472. Si se desea usar cuentas distintas a este patrón, se debe solicitar por ticket una personalización de estas validaciones.

IVA de gastos

Los campos a tener en cuenta son:

• Porcentaje: el porcentaje que se suma al importe del concepto de factura para calcular el importe neto. Normalmente será 21%, 10% ó 4% para los IVA de uso habitual en España.
• Título: lo que se verá en el campo Tipo de IVA en los conceptos de factura. Se debe indicar algo que permita reconocerlo fácilmente.
• Estado: si se borra un IVA puede afectar a las facturas ya registradas con él; pero puede interesarnos que un tipo de IVA no aparezca en la selección de tipos de IVA porque esté en desuso (un ejemplo sería el IVA de 18%, que fue sustituido por el 21% hace unos años). En ese caso debemos indicar Inactivo en este campo.
• Por defecto: el IVA que se marque con el valor Sí en este campo, será el que aparezca seleccionado por defecto al dar de alta una factura o concepto de factura. Lógicamente sólo puede haber uno.
• % para impuestos y asientos: para algunos tipos de IVA, no se debe sumar nada al importe de la factura, pero se debe registrar determinado importe en los modelos de impuestos y/o los asientos contables. Dicho importe se indica con este campo.

El tipo de IVA y las cuentas contables se describen en detalle a continuación.

Tipos de IVA

Existen los siguientes tipos de IVA de gastos.

IMPORTANTE: distinguir entre Deducible intracomunitario e Inversión de Sujeto Pasivo. Aunque se comportan de forma muy similar, y a veces se habla de Inversión de Sujeto Pasivo en el contexto de describir el IVA asociado a adquisiciones de bienes y servicios intracomunitarios, se declaran en casillas distintas del modelo 303, y por tanto se deben configurar de forma separada.

Deducible

El porcentaje se aplica al importe neto de la factura. Suma al apartado IVA deducible del modelo de impuestos 303. El importe de ese IVA se contabiliza en la cuenta asignada (normalmente 472).

Deducible intracomunitario

Las facturas con este tipo de IVA se paga como si no tuvieran IVA, pero se debe declarar la base y el importe de IVA que se habría pagado en la casilla "Adquisiciones intracomunitarias" de la sección IVA devengado (para el modelo de 2018, casillas 10 y 11); y de nuevo en las casillas "IVA Deducible - En adquisiciones intracomunitarias de bienes y servicios corrientes" o "IVA Deducible - En adquisiciones intracomunitarias de bienes de inversión" según corresponda (para el modelo de 2018, casillas 36 a 39). Además, se debe contabilizar el IVA con doble apunte, como soportado y repercutido (es como si pagáramos el IVA de esas facturas pero nos lo devolviera Hacienda). Por tanto:

• El porcentaje debe ser 0
• El porcentaje de impuestos y asientos debe ser 21
• Se deben asignar dos cuentas contables, de soportado y repercutido (normalmente 477 y 472)

No deducible

Para las facturas de este tipo, el IVA se paga pero no se recoge en el modelo 303. El porcentaje se aplica al importe neto de la factura. El importe de ese IVA se contabiliza en la cuenta asignada (normalmente 472 o 6341).

Inversión del sujeto pasivo

Las facturas con este tipo de IVA se paga como si no tuvieran IVA, pero se debe declarar la base y el importe de IVA que se habría pagado en la casilla "Otras operaciones con inversión del sujeto pasivo (excepto. adq. intracom)" de la sección IVA devengado (para el modelo de 2018, casillas 12 y 13); y además, se debe contabilizar el IVA con doble apunte, como soportado y repercutido (es como si pagáramos el IVA de esas facturas pero nos lo devolviera Hacienda). Por tanto:

• El porcentaje debe ser 0
• El porcentaje de impuestos y asientos debe ser 21
• Se deben asignar dos cuentas contables, de soportado y repercutido (normalmente 477 y 472)

Exento (no entra en informes)

Las facturas con este tipo de IVA no sólo no se paga IVA, sino que las bases no se declaran en ningún sitio. Suele estar reservado a tipos de gastos que no sean facturas, como comisiones bancarias. Los dos porcentajes deben ser 0 y no es necesaria cuenta contable.

Importaciones extracomunitarias

Las facturas con este tipo de IVA se deben declarar las bases y el importe de IVA que se habría pagado en las casillas "Por cuotas soportadas en las importaciones de bienes de inversión" o "Por cuotas soportadas en las importaciones de bienes de corrientes" (para el modelo de 2018, casillas 32 a 35). El porcentaje se aplica al importe neto de la factura. Suma al apartado IVA deducible del modelo de impuestos 303. El importe de ese IVA se contabiliza en la cuenta asignada (normalmente 472).

Asignar cuentas contables

Si la plataforma gestiona la contabilidad, y siempre que el tipo de IVA sea de los que generan asiento contable (de tipo Deducible, Deducible Intracomunitario, Inversión de Sujeto Pasivo o Importaciones extracomunitarias), debe tener asignada la cuenta contable de IVA soportado ; y en el caso del tipo Deducible Intracomunitario o Inversión de Sujeto Pasivo, una cuenta de IVA repercutido y otra de IVA soportado.

La cuenta concreta para cada tipo de IVA depende del plan contable que se utilice en la empresa. A veces se usa la misma cuenta para todos, otras hay cuentas distintas para cada tipo.

Se debe asociar una cuenta por cada ejercicio contable en uso. Al replicar el ejercicio contable, lo normal es que las asignaciones de cuentas del ejercicio de origen se copien al nuevo; pero si esto no ocurre por la razón que sea (que no estuvieran configuradas de antemano, por ejemplo, o que se dé de alta un tipo de IVA nuevo), se deben asignar manualmente. Además, es posible que de un año a otro se cambie de plan contable y las cuentas que corresponden a cada tipo de IVA sean diferentes.

El sistema valida que las cuentas asociadas a los tipos de IVA sean las correctas. Por defecto, eso significa que las de IVA repercutido deben tener prefijo 477, y las de IVA soportado, 472. Si se desea usar cuentas distintas a este patrón, se debe solicitar por ticket una personalización de estas validaciones.