Configurar el proceso de anticipos de viaje

Esta guía reúne todo lo que se configura para usar los anticipos de viaje: los datos que tienen que existir antes, quién puede hacer qué, los estados del proceso y las opciones disponibles en cada estado (los eventos), con sus límites. Cómo se usa el proceso día a día está en Solicitudes de anticipos de viaje.

ℹ️ Los anticipos se justifican con notas de gasto, así que primero tienen que estar configuradas: ver Configuración inicial de las notas de gasto.

1. Antes de empezar

Qué	Dónde	Si falta
Una categoría de conceptos con Aplica a solicitudes de viaje = Sí. Puede ser una por departamento o una general para la empresa.	Administrador Finanzas >> Elementos de gastos >> Categorías de conceptos	No se puede crear ninguna solicitud: Error al buscar una categoría de concepto que aplique a anticipos de viaje.
Cada empleado con manager.	Gestión de managers	No puede pedir anticipos: El empleado debe tener asignado al menos un manager.
Cada empleado con oficina y departamento actuales.	Ficha del empleado	No se encuentran los datos de localización del usuario.
Cada empleado con una cuenta bancaria activa.	Ficha del empleado	No se genera la factura del anticipo (el motivo queda en el histórico de la solicitud).
Proveedor de las facturas: el mismo que el de las notas de gasto, con forma de pago por defecto Transferencia bancaria.	Lo configura soporte de Yunbit (ver la guía de notas de gasto)	No se genera la factura del anticipo.
Cuenta contable de anticipos de cada empleado, o una cuenta por defecto para toda la empresa.	Ficha del empleado, Cuenta del empleado - Anticipos. La cuenta por defecto la configura soporte.	No se anota el anticipo en contabilidad (el motivo queda en el histórico).
Un ejercicio contable abierto que cubra la fecha.	Cerrar y abrir ejercicio contable	No se anota el anticipo en contabilidad.
Las secciones de solicitudes de viaje activas en el portal: área personal, área manager y, si se usa, área de gestión.	Configuración de áreas, módulos y secciones	Los empleados no ven la opción.

2. Quién puede hacer qué

Lo que cada persona puede hacer en el portal lo deciden los estados (apartado 3). Además, en Usuarios & Privilegios del perfil Financiero hay estos privilegios:

Privilegio	Para qué sirve
TravelRequest: Aprobador de solicitudes de viaje	Acceso al gestor de Solicitudes de viaje del back: ve y modifica todas las solicitudes y puede pedirlas en nombre de otro empleado.
TravelRequest: Validador de solicitudes de viaje	Lo mismo que el aprobador, para quien revisa las solicitudes desde Finanzas.
TravelRequest: Autoaprobador	Sus solicitudes no esperan al manager: pasan directamente al estado marcado con Pasar a este estado si tiene autoaprobación.
TravelRequest: Autovalidador	Sus solicitudes pasan directamente al estado marcado con Pasar a este estado si tiene autovalidación.

Borrar solicitudes desde el back solo lo pueden hacer los administradores de Finanzas.

3. Los estados del proceso

El recorrido de los anticipos se define con estados, en la pantalla de configuración del proceso de anticipos de viaje del perfil Financiero. Cada estado indica:

• si es el inicial (en el que nace la solicitud al enviarla) o un estado final;
• quién lo gestiona: el manager, un grupo de usuarios (por ejemplo, Finanzas o Viajes), el propio empleado… Solo quien gestiona un estado ve sus botones en el portal;
• los botones: aprobar, rechazar y pasar al siguiente estado, con el texto que quieras;
• si se puede añadir un comentario al cambiar de estado;
• los avisos: email y tarea, a quién y con qué plantilla;
• los eventos: lo que el sistema hace al entrar en el estado o lo que permite mientras está en él.

Los campos de un estado son los mismos en todos los procesos: están explicados en Cómo se configura un estado.

3.1 Eventos disponibles en los anticipos

Evento	Qué hace	A tener en cuenta
Pasar a este estado si tiene autoaprobación	Si quien pide el anticipo tiene el privilegio de autoaprobador, la solicitud salta aquí al enviarla.	Ponlo en el estado de aprobada.
Pasar a este estado si tiene autovalidación	Igual, para el privilegio de autovalidador. Tiene prioridad sobre la autoaprobación.	Solo tiene sentido si el proceso tiene un paso de validación.
Crear objeto financiero	Anota el anticipo en la cuenta contable de anticipos del empleado y registra quién y cuándo lo validó.	Sin cuenta de anticipos o sin ejercicio contable no se anota, pero el estado avanza y el motivo queda en el histórico. Si se vuelve a entrar en el estado, no se duplica.
Generar la factura del anticipo	Emite la factura del anticipo a nombre del empleado, con un recibo por el importe contra su cuenta bancaria activa. Es el documento con el que se le paga.	Necesita proveedor y cuenta bancaria activa; si faltan, el motivo queda en el histórico. Una sola factura por solicitud. Al aprobar se rellena también el Importe entregado si estaba vacío.
Deshacer factura generada	Anula la factura del anticipo y sus recibos.	Nunca toca una factura pagada ni una contabilizada en un periodo cerrado: en esos casos deja un aviso en el histórico. No deshace el apunte en la cuenta de anticipos. Ponlo en el estado de rechazada.
Permitir añadir notas de gastos	Muestra el botón Añadir nota de gasto y hace que el anticipo salga como pendiente de justificar en Mis notas de gasto.	Sin él, el empleado no puede ligar notas al anticipo.
Solo se permite adjuntar una nota de gastos	Con la primera nota desaparece el botón de añadir, y el anticipo se justifica solo cuando esa nota se valida.	El estado también necesita Permitir finalizar la justificación del viaje.
Saltar a este paso cuando se adjunten notas de gasto y estén pendientes de resolver	Al añadir una nota que aún no está validada ni rechazada, la solicitud pasa a este estado (por ejemplo, «Notas en revisión»).	Si ese estado no permite añadir notas ni justificar, el empleado no podrá hacerlo desde él.
Permitir finalizar la justificación del viaje	Muestra el botón Justificar solicitud de viaje, que compara lo gastado con lo anticipado y mueve la solicitud según el saldo.	Hace falta al menos una nota validada. Si se pulsa con notas sin validar, la solicitud pasa directamente al estado de saldo a favor de la empresa sin esperar al resto.
Saltar a este paso cuando se devuelva de forma exacta	Destino al justificar si lo gastado coincide con el anticipo.	Normalmente, el estado final «Pagada».
Saltar a este paso si queda un saldo pendiente a favor de la empresa	Destino al justificar si el empleado gastó menos que el anticipo.	La ficha muestra el aviso de devolución pendiente.
Saltar a este paso si queda un saldo pendiente a favor del empleado	Destino al justificar si el empleado gastó más que el anticipo.	La diferencia queda como recibo pendiente en la factura de la nota. La solicitud no pasa sola a pagada al pagarlo: hay que moverla.
Permitir generar devolución	Muestra el botón Generar devolución del anticipo cuando el anticipo supera lo gastado. Anota la devolución en la cuenta de anticipos del empleado.	Solo una vez por solicitud. Las notas rechazadas no cuentan. Si quedan notas por resolver, la devolución espera a que se resuelvan. El estado también necesita Permitir finalizar la justificación del viaje.
Saltar a este paso cuando se solicite algún tipo de devolución por parte del empleado	Destino tras generar la devolución.	Si no lo configuras, la solicitud va al estado de saldo a favor de la empresa.
Señalar como descartada	Las solicitudes en este estado no ocupan sus fechas: el empleado puede pedir otra para esos días.	Sin él, una solicitud rechazada sigue bloqueando sus fechas.

3.2 Eventos de las notas de gasto que afectan al anticipo

Se configuran en los estados de las notas de gasto:

Evento	Qué hace en el anticipo
Validada para anticipos de viaje	Las notas en estos estados cuentan como justificadas y suman al importe justificado.
Finalizar solicitud de viaje	Cuando una nota entra en este estado, el anticipo se justifica solo si todas sus notas están ya validadas.
Estado rechazada	En una devolución, las notas en estos estados no suman y no impiden terminarla.

3.3 Configuración propuesta

Es el recorrido que se explica en Solicitudes de anticipos de viaje:

Estado	Quién lo gestiona	Botones	Eventos	Aviso
Pendiente de aprobación (inicial)	Manager	Aprobar → Aprobada / Rechazar → Rechazada (con comentario)	—	Email y tarea al manager
Aprobada	Empleado que realiza la solicitud	—	Pasar a este estado si tiene autoaprobación · Crear objeto financiero · Generar la factura del anticipo · Permitir añadir notas de gastos · Permitir finalizar la justificación del viaje	Email al empleado
Pendiente de devolución	Empleado que realiza la solicitud	—	Saltar a este paso si queda un saldo pendiente a favor de la empresa · Permitir generar devolución · Permitir finalizar la justificación del viaje	Email al empleado
Devolución comunicada	Grupo de Finanzas	Siguiente estado «Devolución recibida» → Pagada	Saltar a este paso cuando se solicite algún tipo de devolución por parte del empleado	Email y tarea al grupo de Finanzas
Pendiente de pago al empleado	Grupo de Finanzas	Siguiente estado «Diferencia pagada» → Pagada	Saltar a este paso si queda un saldo pendiente a favor del empleado	Email y tarea al grupo de Finanzas
Pagada (final)	—	—	Saltar a este paso cuando se devuelva de forma exacta	Email al empleado
Rechazada (final)	—	—	Deshacer factura generada · Señalar como descartada	Email al empleado

Variantes habituales:

• La empresa gestiona las reservas: entre Aprobada y el estado en que se justifica, añade un estado Reserva gestionada que lleve un grupo de Viajes o Finanzas. Pasa Crear objeto financiero, Permitir añadir notas de gastos y Permitir finalizar la justificación del viaje a ese estado.
• Revisar las notas antes de justificar: un estado Notas en revisión con Saltar a este paso cuando se adjunten notas de gasto y estén pendientes de resolver (y con Permitir finalizar la justificación del viaje, si quieres que se pueda justificar desde él).
• Una sola nota por viaje: añade Solo se permite adjuntar una nota de gastos al estado en el que se añaden las notas.

4. Avisos y tareas

Los avisos se configuran en cada estado: el tipo de aviso, las plantillas de email (al entrar, al aprobar y al rechazar), a quién van (manager, empleado, grupo…), las copias y si se crea una tarea en el portal. Las plantillas se crean en el gestor de plantillas de documentos. Si un estado no tiene plantilla, no se envía email, pero la solicitud avanza igual.

5. Opciones adicionales

Se activan a petición a soporte de Yunbit:

Opción	Qué hace
Solicitud de viaje ampliada	Añade horas de salida y regreso, medio de locomoción, noches de hotel, coche de alquiler, comentarios, la Agenda del viaje que adjunta el empleado y las Reservas que se suben desde el back. No pide importe (la solicitud se guarda a 0) y permite justificar sin notas de gasto si el viaje no tuvo gastos. Las notas añadidas desde la solicitud copian su título y sus fechas y se numeran con el número del viaje. En el back añade los bloques de documentos de reservas y de facturas. Se puede activar para toda la plataforma o solo en una sección del portal.
Tipo de anticipo	Añade el campo Tipo con dos valores: Anticipo de viaje y Anticipo de gasto. En un anticipo de gasto no se piden origen ni destino.
Cuenta de anticipos por defecto	Cuenta contable que se usa cuando el empleado no tiene una asignada en su ficha.

6. Límites y comportamientos a tener en cuenta

• Una solicitud enviada no se puede modificar en el portal: solo cambia de estado.
• Un empleado no puede tener dos solicitudes con fechas que se crucen, salvo que una esté en un estado con Señalar como descartada.
• Si quien mueve la solicitud es también quien gestiona el estado siguiente, ese estado se salta solo, para que nadie se apruebe a sí mismo. No ocurre cuando el estado lo gestiona el Empleado sobre el que trata la solicitud.
• Si falta configuración para la factura o el apunte del anticipo, la solicitud avanza igual y el motivo queda en el histórico. Hay que revisarlo y volver a entrar en el estado cuando esté corregido.
• Deshacer factura generada nunca anula una factura pagada ni una de un periodo contable cerrado, y no deshace el apunte de la cuenta de anticipos.
• Las solicitudes en Pendiente de pago al empleado no pasan solas a Pagada al pagar el recibo: hay que moverlas.
• En los estados con Permitir generar devolución se sigue viendo también el botón de justificar; volver a pulsarlo no cambia nada.
• Con la solicitud ampliada el importe es 0: no hay factura del anticipo ni devolución, y el aviso de anticipos pendientes de Mis notas de gasto no aparece.

7. Errores frecuentes

Qué pasa	Causa
Error al buscar una categoría de concepto que aplique a anticipos de viaje	Ninguna categoría de conceptos de la empresa tiene Aplica a solicitudes de viaje = Sí.
El empleado debe tener asignado al menos un manager	El empleado no tiene manager.
No se encuentran los datos de localización del usuario	El empleado no tiene oficina o departamento actuales.
Se aprueba el anticipo pero no aparece su factura	El estado no tiene Generar la factura del anticipo, o falta el proveedor o la cuenta bancaria activa del empleado (mira el histórico de la solicitud).
Se aprueba el anticipo pero no se anota en contabilidad	El estado no tiene Crear objeto financiero, el empleado no tiene cuenta de anticipos y no hay una por defecto, o no hay ejercicio contable para la fecha (mira el histórico).
El empleado no ve el botón Añadir nota de gasto	El estado no tiene Permitir añadir notas de gastos, o tiene Solo se permite adjuntar una nota de gastos y ya hay una.
La solicitud de viaje necesita ser validada al justificar	El estado actual no tiene Permitir finalizar la justificación del viaje.
Al justificar, la solicitud no cambia de estado	No hay ningún estado con el evento de destino que corresponde al saldo (exacto, a favor de la empresa o a favor del empleado).
No aparece el botón Generar devolución del anticipo	El estado no tiene Permitir generar devolución, las notas no rechazadas cubren todo el anticipo, o la devolución ya se generó o está esperando a que se resuelvan las notas.
El manager no ve los botones Aprobar y Rechazar	El estado no lo gestiona el manager, o el empleado tiene otro manager.

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