El manager (jefe / aprobador) es la persona que gestiona a un grupo de empleados: aprueba o rechaza sus solicitudes en el portal del empleado (vacaciones, permisos, notas de gasto, etc.) y ve sus datos en el área manager. En el gestor de Managers se define quién es manager de quién.
Dónde se configura
En el perfil de RRHH, menú Organización > Managers. En el mismo menú están Histórico cambios managers y Configuración de asignación automática de áreas y managers.
El listado de managers
Cada fila es un manager. Las columnas son:
Manager y su Puesto actual.
Sustitutos del manager.
Empleados dependientes: nombre, DNI, estado (en verde si está activo y en rojo si está inactivo), empresa si es distinta y puesto. Si un empleado tiene más de un manager, aparece en naranja y en negrita, para que lo revises.
Fechas de creación y de última modificación.
Si el propio manager está inactivo (de baja en la empresa), su fila aparece en rojo: sus empleados se han quedado sin un manager que pueda aprobar sus solicitudes y conviene pasarlos a otro.
Filtros disponibles:
Buscador: por nombre del manager o por la descripción.
Manager: Activo / Inactivo. Por defecto se muestran solo los managers activos.
Empleados dependientes: Activo / Inactivo. Por defecto, en cada manager solo se muestran sus empleados activos.
Dar de alta un manager
Si la persona que buscas no aparece en el listado, todavía no es manager: pulsa Insertar y rellena:
Manager (obligatorio): el empleado que será manager.
Descripción: texto libre, por ejemplo el equipo o el departamento que gestiona.
Lo normal es que cada persona tenga un solo registro de manager. Solo tiene sentido darle otro si gestiona a otro grupo de empleados con otros sustitutos (o sin ellos).
Los registros de manager no se pueden borrar desde la plataforma. Si necesitas eliminar uno, pide a soporte de Yunbit que lo haga.
Asignar empleados a un manager
Abre el manager y, en la pestaña Empleados dependientes, pulsa Relaciona empleados a este manager.
Se abre una ventana con los empleados. Al pinchar en uno, se añade; para quitar uno, selecciónalo en la parte de arriba y pulsa el botón de eliminar. Cuando esté todo correcto, pulsa Guardar.
También puedes asignar el manager desde la ficha del empleado, en el campo Jefe / Aprobador (Manager).
Importante: por norma general, cada empleado tiene un solo manager. Si un empleado tiene varios sin que tu plataforma tenga activada la opción de varios managers (ver más abajo), su ficha muestra un aviso para que lo revises.
Cambiar de manager a varios empleados a la vez
Debajo de la relación de la pestaña Empleados dependientes hay un listado con los empleados del manager. Marca los que quieras y pulsa Cambiar manager: en la ventana que se abre eliges el nuevo manager y pulsas Realizar modificación. Se muestra el resultado de cada empleado.
Así cambias el manager solo de los empleados seleccionados, sin tocar al resto.
El sustituto del manager
En Sustitutos del manager eliges a las personas que pueden gestionar a los empleados del manager en el portal del empleado, por ejemplo durante sus ausencias. El sustituto ve y gestiona a sus propios empleados (si los tiene) y a los de los managers a los que sustituye.
Si el manager tiene sustitutos, hay dos opciones de aviso:
¿Enviar notificaciones a sustitutos?: si es «Sí», los sustitutos reciben los mismos correos y tareas de aviso que el manager. Si es «No», solo gestionan a los empleados, sin recibir avisos.
¿Enviar notificaciones de aprobación/rechazo a sustitutos?: si es «Sí», los sustitutos reciben también copia de los correos de aprobación o rechazo que se envían al empleado.
Jefe / Aprobador (Manager): el manager definido en este gestor. Es quien aprueba las solicitudes del empleado.
Jefe: rellénalo solo si quieres que en el portal del empleado aparezca como jefe directo una persona distinta de la que aprueba.
Manager ITs: sustituye al jefe / aprobador en la gestión de las incapacidades temporales. Ver Manager aprobador de ITs.
La ficha del empleado muestra un aviso si el empleado tiene varios managers (salvo que la plataforma tenga activada la opción de varios managers) o si alguno de sus managers está inactivo.
Un empleado con dos managers
Si un empleado trabaja para dos departamentos, soporte de Yunbit puede activar la opción de varios managers. La ficha del empleado muestra entonces dos campos:
Principal Jefe / Aprobador (Manager): es el manager principal y el destinatario de los correos.
Otros jefes / aprobadores: los demás managers del empleado. También pueden gestionar sus solicitudes (ver más abajo).
Cuando un empleado tiene varios managers, los procesos del portal se comportan así:
Quién gestiona la solicitud: en los procesos que se gestionan por «Manager», todos los managers del empleado figuran como gestores de la solicitud, no solo el principal.
Quién recibe los correos: el destinatario es el manager principal y los demás managers van en copia en los avisos de solicitud pendiente. En los correos de aprobación o rechazo, la copia a los demás managers y a los sustitutos solo se envía si los dos avisos a sustitutos del manager (¿Enviar notificaciones a sustitutos? y ¿Enviar notificaciones de aprobación/rechazo a sustitutos?) están en «Sí».
Aprobación de todos los managers: en el control de presencia (aprobación de los cambios de fichajes), la solicitud necesita la respuesta de todos los managers del empleado. Queda en «Pendiente aprobación por otros managers» y cada manager pendiente recibe su aviso y su tarea hasta que todos hayan respondido. En la ficha de la solicitud, la pestaña Proceso de aprobación muestra quién ha respondido y quién falta.
Si en algún proceso quieres que no gestione el manager sino el responsable de un departamento, de un área o de una oficina, indícaselo a soporte de Yunbit: se define en el estado del proceso, en «Quién gestiona la solicitud».
Histórico de cambios de managers
En Organización > Histórico cambios managers queda registrado cada cambio de manager: qué manager tuvo cada empleado y desde qué fecha hasta qué fecha. Puedes filtrar por manager, por empleado y por fechas.
Si tu plataforma tiene varias empresas y un manager puede tener a su cargo empleados de cualquiera de ellas, soporte de Yunbit puede activar los managers de grupo. Con esta opción, los managers ya no pertenecen a una empresa concreta, sino a toda la plataforma.
Qué cambia en el listado de managers
Se ven los managers de todas las empresas, también los de empresas a las que no tengas acceso.
La columna Empresa del manager indica a qué empresa pertenece el propio manager. No hay que rellenarla: se toma automáticamente de la ficha del manager al guardar.
Al dar de alta un manager puedes elegir a una persona de cualquier empresa del grupo.
En Empleados dependientes los empleados aparecen agrupados por empresa (primero la empresa con la que has entrado) y, dentro de cada empresa, ordenados por nombre.
Filtros por empresa
Empresa de los dependientes: muestra los managers que tienen algún empleado a cargo en esa empresa. Por defecto es la empresa con la que has entrado. Si lo dejas vacío, aparecen todos los managers.
Solo empleados dependientes de esa empresa: si eliges «Sí» (valor por defecto), en cada manager solo se muestran sus empleados de la empresa del filtro anterior (o de la empresa con la que has entrado, si ese filtro está vacío). Elige «No» para ver todos sus empleados, sean de la empresa que sean.
Cuando eliges el manager de un empleado desde su ficha, estos filtros no se aplican, para que puedas elegir a cualquier manager del grupo.
Una persona con varios registros de manager
Si dos o más registros de la misma persona tienen la misma configuración (los mismos sustitutos y, si los tiene, las mismas opciones de aviso a los sustitutos), sobran y se pueden unificar en uno:
En el listado aparece un aviso con el número de registros que se pueden unificar.
La columna y el filtro Unificable te permiten ver cuáles son.
Al abrir uno de esos registros, también se muestra el aviso.
Para unificarlos, pide a soporte de Yunbit que lo haga. Al unificar, los empleados de todos los registros pasan a uno solo, sin repetirse, y los registros sobrantes se eliminan.
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