Solicitud de viaje

Proceso

El proceso que sigue una solicitud de anticipo de viaje desde que se crea hasta que se cierra sería el siguiente:

A continuación, vamos a definir todo lo que hay que tener configurado para que el proceso funcione correctamente.

Configuración

Categorías y Subcategorías de solicitud de viaje

Lo primero que tener que hacer para poder insertar solicitudes de viaje es indicar en Categoría de Conceptos de gasto cual es la que Aplica a Solicitudes de viaje marcando este campo a Sí.

Identificadores de plantillas de aviso de las solicitudes de viaje

A continuación, tendremos que verificar que las plantillas de envío de mails de los diferentes avisos contienen la información que queremos.

Puedes crear/modificar las plantillas mediante el gestor de plantillas de documentos utilizando los siguientes identificadores en el campo correspondiente:

• TRAVEL_REQUEST_MANAGER_ACTION_ES >> Solicitud de viaje aprobado/validado/rechazado en español.
• TRAVEL_REQUEST_PENDING_APPROVAL_ES >> Solicitud de viaje pendiente aprobación en español.
• TRAVEL_REQUEST_PENDING_VALIDATION_ES >> Solicitud de viaje pendiente validación en español.

Tenemos que recordar que si no están creadas estas plantillas con el identificador correcto, no se enviarán los mails de aviso.

Indicamos a continuación, variables útiles que se pueden añadir a estas plantillas para que se sustituyan en el momento del envío.

• {TravelRequest..requestID} >> Número de solicitud de viaje
• {TravelRequest..status_short} {TravelRequest..status_long}>> Acción: aprobada/validada/rechazada
• {TravelRequest.FK_USER_NAME} >> Solicitante
• {TravelRequest.MANAGER_NAME} >> Nombre del responsable de la aprobación
• {TravelRequest.BCF_URL} Acceso a la solicitud de viaje

Gestores, validadores y autovalidores

Además del manager, que será la persona que tiene que aprobar/rechazar en primer lugar, podremos definir el resto de perfiles en Usuarios & Privilegios de Financiero. La opciones que nos propone son:

• [TravelRequest: Manager de solicitudes de viaje]: Tendrá acceso al gestor de Solicitudes de viaje en la intranet. Podrá ver todas las solicitudes de viaje, modificar e insertar. No podrá borrar registros.
• [TravelRequest: Validador de solicitudes de viaje]: Tendrá acceso al gestor de Solicitudes de viaje en la intranet. Podrá ver todas las solicitudes de viaje, modificar, insertar y borrar los registros. Será el encargado de validarlas cambiando el Estado a Validada/Rechazada.
• [TravelRequest: Autovalidador de solicitudes de viaje]: Si tiene activado el portal, cuando el empleado envíe aprobación una solicitud de viaje, quedará Validada directamente.

Resumen de Estados, avisos y casos especiales

Las solicitudes de viaje pasan por diferentes estados:

• Pendiente de aprobación: la solicitud de viajes se ha enviado y al responsable de su aprobación (manager) le llega email recordatorio para que la gestione. A su vez se le genera una tarea en el portal.
• Aprobada: la solicitud de viaje ha sido aprobada por el responsable y al solicitante le llega aviso.
• Validada: la solicitud de viaje ha sido validada por el responsable (validador) y al solicitante le llega aviso. En este momento, el empleado ya puede asociar notas de gasto para justificar el viaje.
• Rechazada: la solicitud de viaje ha sido rechazada por el responsable. Al solicitante le llega un email de aviso.

Casos especiales que no siguen el flujo completo:

• Si un empleado está marcado como autovalidador, cuando envía para aprobación, se pasa directamente al estado validada y ya puede asociar notas de gasto para justificar dicho viaje.
• Si no hay validadores definidos, cuando el manager aprueba la solitud de viaje, pasa directamente a validada y el empleado ya puede asociar notas de gasto para justificar dicho viaje.
• Si el manager es también validador, cuando se aprueba una solicitud, pasa directamente a validada y el empleado ya puede asociar notas de gasto para justificar dicho viaje.
• Cuando un validador no es manager, estas validaciones/rechazos se tienen que hacer desde la intranet, no se podrán hacer desde el portal.

Flujo de las solicitudes de viaje

Cuando el empleado inserta la/s nota/s de gasto en la solicitud de viaje, se realiza el flujo habitual de las notas de gasto. Se pinchará en el botón Justificado y una vez finalizado el proceso con la/s nota/s de gastos, es decir, que estén todas en estado Validada/s o Rechazada/s, pueden ocurrir tres cosas:

• Que el importe justificado sea igual que el importe anticipado: ya no se podrán insertar/modificar las notas de gasto, y la solicitud de viaje cambiará su estado a Pagada.
• Que el importe justificado sea mayor que el importe anticipado: ya no se podrán insertar/modificar las notas de gasto y se generará una factura por la diferencia de lo que falta por abonar al empleado. Cuando esta factura pase a Pagada, la solicitud de viaje también pasará a Pagada.
• Que el importe justificado sea menor que el importe anticipado: ya no se podrán insertar/modificar las notas de gasto. En la solicitud de viaje, el campo Importe devolución nos indicará lo que el empleado deberá devolver. Cuando realice esa devolución, lo indicaremos en el campo Devolución realizada y el estado pasará a Pagada.