Solicitudes de anticipos de viaje

Un anticipo de viaje es el dinero que la empresa adelanta a un empleado antes de un viaje de trabajo. Después del viaje, el empleado lo justifica con sus notas de gasto y se compara lo gastado con lo anticipado: si gastó menos, devuelve la diferencia; si gastó más, la empresa se la abona.

El artículo tiene estas partes:

• El recorrido de un anticipo: los estados por los que pasa y qué ocurre en cada uno.
• Si eres el empleado: pedir el anticipo, justificarlo y devolver o cobrar la diferencia.
• Si eres el manager: aprobar o rechazar.
• Si eres de RRHH o Finanzas: pago del anticipo, devoluciones y diferencias.
• Solicitud de viaje ampliada: la versión con horarios, medio de transporte, agenda y reservas.

ℹ️ Aquí se explica el recorrido propuesto por Yunbit. Cada empresa puede adaptar los estados, quién los gestiona y los avisos: lo tienes todo en Configurar el proceso de anticipos de viaje.

El recorrido de un anticipo

Estado	Qué significa	Quién actúa	Qué pasa automáticamente
Pendiente de aprobación	El empleado ha enviado la solicitud.	El manager aprueba o rechaza.	Al manager le llega un email y una tarea en el portal.
Aprobada	El anticipo está concedido.	El empleado viaja, añade sus notas de gasto y, cuando estén validadas, justifica.	Se genera la factura del anticipo con su recibo a la cuenta bancaria del empleado, para pagárselo, y se anota el anticipo en su cuenta contable de anticipos.
Pendiente de devolución	El empleado gastó menos que el anticipo y debe devolver la diferencia.	El empleado hace la devolución y pulsa Generar devolución del anticipo.	La ficha muestra el aviso La solicitud de viaje está pendiente devolución.
Devolución comunicada	El empleado ha indicado que ha devuelto el dinero.	Finanzas comprueba el ingreso y la pasa a Pagada.	La devolución queda anotada en la cuenta de anticipos del empleado.
Pendiente de pago al empleado	El empleado gastó más que el anticipo: la empresa le debe la diferencia.	Finanzas paga la diferencia y la pasa a Pagada.	En la factura de la nota de gasto queda un recibo pendiente por la diferencia.
Pagada	El anticipo está cuadrado. Es el estado final.	—	Si el empleado gastó exactamente lo anticipado, la solicitud llega aquí directamente al justificar.
Rechazada	El manager no ha aceptado el anticipo. Es el estado final.	—	Si ya se había generado la factura del anticipo, se anula (nunca si ya está pagada). Las fechas quedan libres para otra solicitud.

Si eres el empleado

1. Pedir el anticipo

Entra en la sección de solicitudes de anticipos de viaje de tu área personal y pulsa Nueva solicitud de viaje. Rellena:

• Título: por ejemplo, «Feria de Valencia».
• Origen y Destino.
• Fecha de inicio del viaje y Fecha de finalización del viaje.
• Importe anticipado: el dinero que necesitas por adelantado.

Pulsa Guardar y enviar. La solicitud llega a tu manager, que recibe un email y una tarea.

⚠️ Una vez enviada, la solicitud no se puede modificar: solo cambia de estado. Revísala antes de enviar. Tampoco puedes tener dos solicitudes con fechas que se crucen: verás Ya existe una solicitud de viaje en las fechas marcadas.

2. Seguir tu solicitud

En el listado ves el Código, el Título, las fechas, el Importe y el Estado de cada solicitud. Pulsa en una fila para abrirla. Te llega un email cuando tu manager la aprueba o la rechaza.

3. Justificar con notas de gasto

Cuando la solicitud está Aprobada, presenta tus gastos del viaje con notas de gasto ligadas al anticipo. Puedes hacerlo de dos formas:

• Desde la ficha del anticipo, con el botón Añadir nota de gasto.
• Desde Mis notas de gasto: al pulsar Nueva, si tienes anticipos sin justificar te pregunta si quieres Justificar uno de ellos o crear una nota sin anticipo.

Cada nota sigue su recorrido habitual: la envías, tu responsable la aprueba y administración la valida. En la ficha del anticipo, el bloque Notas de gasto asociadas te muestra cada nota con su estado y, debajo, lo Justificado y lo Pendiente de justificar.

Cuando todas tus notas estén validadas, pulsa Justificar solicitud de viaje. El sistema compara lo gastado con lo anticipado y mueve la solicitud al estado que corresponde.

⚠️ Justifica cuando hayas terminado. Si pulsas el botón con alguna nota todavía sin validar, la solicitud pasa a Pendiente de devolución sin esperar al resto. Mientras no tengas ninguna nota validada, verás Se requiere tener al menos una nota de gasto validada relacionada para poder realizar la justificación.

4. Qué pasa con la diferencia

Un ejemplo con un anticipo de 300 €:

Lo gastado (notas validadas)	Resultado	Qué tienes que hacer
300 €	El anticipo cubre justo los gastos. La solicitud pasa a Pagada.	Nada.
250 €	Te sobran 50 €. La solicitud pasa a Pendiente de devolución.	Devuelve los 50 € como te indique tu empresa y pulsa Generar devolución del anticipo.
380 €	La empresa te debe 80 €. La solicitud pasa a Pendiente de pago al empleado.	Nada: Finanzas te abona los 80 € por transferencia.

Cada nota de gasto genera una sola factura por su importe completo. La parte que cubre el anticipo queda pagada en ese momento; solo si gastaste más, queda pendiente un recibo por la diferencia, que es el que se te abona.

ℹ️ Si alguno de tus gastos se paga con la nómina (dietas, kilometraje…), en una nota ligada a un anticipo ese gasto también cuenta para justificarlo: no te quedará «a devolver» por un gasto que sí hiciste. Ver Pagar gastos de las notas de gasto con la nómina.

Si eres el manager

Cuando un empleado de tu equipo pide un anticipo recibes un email y una tarea. Desde ellos, o desde la sección de gestión de solicitudes de viaje de tu área manager, abre la solicitud y pulsa:

• Aprobar: el anticipo se concede y se prepara su pago.
• Rechazar: indica el motivo, que verá el empleado.

En el listado ves las solicitudes de tus empleados con su Empleado/a y Departamento, y puedes filtrarlas por Estado. También puedes pedir un anticipo en nombre de un empleado: al pulsar Nueva solicitud de viaje eliges a quién corresponde.

ℹ️ Solo ves los botones de un estado si eres quien lo gestiona. Las notas de gasto del viaje las apruebas igual que cualquier otra nota (ver Si eres manager o responsable).

Si eres de RRHH o Finanzas

Trabajas desde el gestor de Solicitudes de viaje del perfil Financiero o, si tu empresa lo tiene activo, desde el área de gestión del portal, donde aparecen las solicitudes de los estados que gestionas.

Momento	Qué haces
El manager aprueba	Se genera la factura del anticipo a nombre del empleado, con un recibo contra su cuenta bancaria activa. Págala con el cuaderno de pagos como cualquier otra factura. El Importe entregado de la solicitud se rellena con el importe del anticipo si estaba vacío.
El empleado justifica	Las facturas de sus notas de gasto quedan cuadradas con el anticipo: lo que este cubre queda pagado y conciliado.
Devolución comunicada	Comprueba que el dinero ha llegado y pasa la solicitud a Pagada.
Pendiente de pago al empleado	Paga el recibo pendiente de la factura de la nota (cuaderno de pagos) y pasa la solicitud a Pagada.
Hay que rechazar un anticipo ya aprobado	Al pasarlo a Rechazada se anula su factura, salvo que esté pagada o en un periodo contable cerrado: en ese caso queda un aviso en el histórico de la solicitud y tendrás que resolverlo a mano.

En el gestor, la pestaña Documentos de cada solicitud reúne lo que sube el empleado y lo que subís vosotros, y la pestaña Facturas, las facturas relacionadas con el viaje. Si falta algo de configuración para generar la factura o el apunte del anticipo, el estado avanza igualmente y el motivo queda escrito en el histórico de la solicitud.

Solicitud de viaje ampliada

Algunas empresas no adelantan dinero, sino que gestionan el viaje (billetes, hotel, coche) y después el empleado presenta sus gastos. Para ellas existe una versión ampliada de la solicitud, que se activa a petición (ver Opciones adicionales). Cambia esto:

• Junto a las fechas aparecen la Hora de salida y la Hora de regreso (formato HH:MM).
• Nuevos campos: Medio de locomoción (avión, tren o coche), Noches de hotel (se calcula solo con las fechas), ¿Necesita coche de alquiler? con sus fechas de recogida y entrega, y Comentarios.
• Agenda del viaje: el empleado adjunta la agenda o el programa al pedirlo.
• Reservas: los billetes, bonos de hotel o localizadores que suben RRHH o Viajes en el back aparecen en la ficha del portal para que el empleado los descargue.
• No se pide importe: la solicitud se guarda con importe 0. Por eso no hay factura del anticipo ni devolución, y se puede justificar sin notas de gasto si el viaje no tuvo gastos.
• Las notas de gasto que se añaden desde la solicitud copian su título y sus fechas.

Mensajes que puedes ver

Mensaje	Qué significa
Ya existe una solicitud de viaje en las fechas marcadas	Tienes otra solicitud cuyas fechas se cruzan con estas.
El empleado debe tener asignado al menos un manager	No tienes manager: pide a RRHH que te lo asigne.
Error al buscar una categoría de concepto que aplique a anticipos de viaje	Tu empresa no ha terminado de configurar los anticipos (ver la guía de configuración).
La solicitud de viaje está pendiente devolución	Gastaste menos que el anticipo y tienes que devolver la diferencia.
Se requiere tener al menos una nota de gasto validada relacionada para poder realizar la justificación	Todavía no puedes justificar: espera a que se valide alguna de tus notas.
No hay importe pendiente de devolución…	Tus notas cubren todo el anticipo: no hay nada que devolver.

Artículos relacionados

• Configurar el proceso de anticipos de viaje
• Crear, enviar y gestionar una nota de gasto desde el portal
• Configuración inicial de las notas de gasto
• Pagar gastos de las notas de gasto con la nómina
• Generar un cuaderno de pagos