Sugerencia de embalaje: qué caja usar en el Pick & Pack y en la entrada

El sistema puede proponer al operario qué embalaje usar, en dos momentos distintos del almacén: al preparar un pedido en el Pick & Pack (el embalaje con el que la mercancía sale) y al recibir una orden de compra en la entrada (el embalaje en el que se reparte la mercancía para ubicarla). El catálogo de embalajes es el mismo, pero son dos decisiones independientes: una caja puede valer para sacar un pedido y no ser la que interesa para colocar el material en la estantería.

Configuración previa: dar de alta los embalajes

Los embalajes son artículos normales del catálogo. Para que el sistema los tenga en cuenta hacen falta tres cosas en la ficha del artículo:

• Que su tipo de artículo sea de clase embalaje (campo «Tipo» del gestor de tipos de artículo, valor packaging). Las plataformas que venían marcando el artículo como embalaje con la marca antigua siguen funcionando: el sistema admite las dos formas.
• Que el artículo esté activo. Un embalaje dado de baja no se propone nunca.
• Que tenga informado el «Volumen máximo en carga», junto al peso y al resto de medidas del artículo. Es obligatorio: es el dato con el que se decide si la mercancía cabe, y un embalaje sin él no entra en el cálculo.

Opcionalmente se pueden informar también el «Ancho máximo en carga», el «Alto máximo en carga» y la «Profundidad máxima en carga». Sirven para descartar un embalaje en el que, aunque el volumen cuadre, no entra la pieza más grande que hay que meter.

También son opcionales otros dos campos del embalaje:

• «Peso máximo en carga»: el peso que admite el embalaje una vez lleno. Vacío significa sin límite; un 0 es un límite, así que si no se quiere limitar hay que dejarlo vacío. No hay que confundirlo con el «Peso» del artículo, que es lo que pesa el embalaje vacío y lo que suma al peso del bulto.
• «Fragilidad»: en un embalaje indica la fragilidad máxima que admite. Un embalaje con fragilidad 7 no se propone nunca para mercancía de fragilidad 8 o más. Vacío significa que lo admite todo.

Por qué «en carga» y no las medidas normales

Las medidas «en carga» son las del embalaje una vez lleno, y no tienen por qué coincidir con las del embalaje vacío: una caja plegable vacía apenas ocupa, un palé vacío mide una cosa y con su carga otra, y hay embalajes que «engordan» al cerrarse. Por eso el embalaje lleva sus dos juegos de medidas: las normales describen el artículo (lo que ocupa en la estantería, lo que se factura si se vende) y las «en carga» describen su capacidad, que es lo que manda en la sugerencia.

Las medidas se escriben en la unidad de medida configurada en la plataforma (habitualmente centímetros) y el volumen en esa misma unidad al cubo (cm³). Para revisar el catálogo de un vistazo, el listado de artículos tiene el filtro «Es embalaje».

Fragilidad y orden de empaquetado de la mercancía

Para que la sugerencia tenga en cuenta lo delicada que es la mercancía, la ficha del artículo tiene dos campos más, detrás del peso y las medidas:

• «Fragilidad»: un número entero; cuanto más alto, más frágil. La escala la decide cada empresa (por ejemplo, del 1 al 10).
• «Orden de empaquetado»: en qué orden se mete el artículo en el bulto. El 1 es lo que va en la base; los números más altos van encima.

Valores por categoría

Rellenarlos artículo a artículo no siempre compensa, así que la categoría de artículo tiene los mismos dos campos, en su bloque «Empaquetado». El artículo que no tiene los suyos toma los de su categoría:

• Lo que tenga relleno el propio artículo manda siempre sobre la categoría, y se mira campo a campo: un artículo puede tener su fragilidad y tomar el orden de la categoría.
• Si el artículo está en varias categorías con valores, se toma la más frágil y, si empatan, la de menor orden. La fragilidad y el orden salen siempre de la misma categoría, para no mezclar los de dos distintas.
• Solo cuentan las categorías a las que pertenece el artículo, no la categoría padre.
• Un 0 cuenta como vacío.
• Los embalajes no heredan: su fragilidad es la máxima que admiten y solo cuenta la que tengan en su ficha.

Una forma práctica de trabajar es crear unas pocas categorías por clase de mercancía (cubiertos, menaje, porcelana, vidrio, cristal…) con su fragilidad y su orden, y asignarlas a los artículos además de las categorías que ya tengan.

Cómo elige el sistema el embalaje

El criterio es el mismo en el Pick & Pack y en la entrada; lo único que cambia es la mercancía que se mide (su volumen, su peso y su pieza más frágil).

1. Parte de los embalajes activos que tienen volumen máximo en carga informado.
2. Descarta los que no admiten la fragilidad de la pieza más frágil que hay que empaquetar. Esta condición no se salta nunca: a diferencia del volumen o el peso, no se arregla repartiendo la mercancía en más bultos.
3. Descarta los que no llegan al volumen que hay que empaquetar.
4. Descarta los que se quedan cortos para la dimensión mayor de la pieza más grande. Esto solo se comprueba si el embalaje tiene medidas en carga informadas; si solo tiene volumen, manda el volumen.
5. Descarta los que tienen un peso máximo en carga menor que el peso de la mercancía (el peso de cada artículo por sus unidades). Los que lo tienen vacío no se descartan por peso.
6. De los que valen propone el más ajustado (el de menor volumen en carga), pero tener stock en el almacén manda sobre el ajuste: no se propone una caja que el operario no puede coger. Si ninguno tiene stock, se proponen igualmente por ajuste.
7. Si no cabe en ninguno, por volumen, por medidas o por peso, propone el más grande de los que admiten la fragilidad y lo advierte. Si ninguno admite la fragilidad, no propone ninguno y el operario usa el que considere.

Junto al embalaje se muestra su ubicación, delante del nombre, porque es lo primero que necesita el operario para ir a por él. Solo aparece si la plataforma trabaja con ubicaciones y ese embalaje tiene stock ubicado en el almacén.

Sugerencia en el Pick & Pack (preparación)

En la pantalla de preparación, cada bulto muestra un cajón con su embalaje, al lado del peso, el volumen y la ubicación. El título dice a qué bulto pertenece y en qué estado está:

• «Embalaje sugerido 1»: es una propuesta, ese bulto todavía no tiene embalaje validado.
• «Embalaje bulto 1»: ese bulto ya tiene su embalaje validado y se muestra el que se validó.

Dentro del cajón se lee la ubicación y el nombre del embalaje. Si el texto no cabe se recorta, y pasando el ratón por encima aparece completo, con el código del artículo.

Qué mide la sugerencia en cada momento

• Con el bulto abierto, se calcula sobre lo que queda por validar del pedido. Al empezar la preparación, por tanto, propone la caja para todo lo que hay que sacar.
• Al cerrar el bulto sin haber validado ningún embalaje, la sugerencia pasa a calcularse sobre lo que ese bulto tiene dentro: es la caja que de verdad necesita ese bulto ya cerrado.
• Si el bulto se reabre, vuelve a calcularse sobre lo que queda por validar.
• Un bulto cerrado y vacío no propone nada.

Se hace así a propósito: mientras el operario va validando, la sugerencia no le cambia debajo de las manos con cada lectura; tiene una caja propuesta al empezar y, al cerrar el bulto, la que corresponde a lo que ha metido.

En los dos casos se miden el volumen, el peso y la pieza más frágil. Por eso, con el bulto abierto, una sola pieza muy frágil hace que se proponga un embalaje para frágiles para todo lo pendiente. Si conviene separarla, se prepara en su propio bulto: al cerrarlo, cada bulto propone el embalaje de lo que lleva.

Cómo se valida el embalaje del bulto

• Pulsando el cajón se rellenan la ubicación y el artículo en la barra de validación, igual que al pulsar una línea del pedido. El operario no tiene que teclear el código del embalaje.
• El + azul valida directamente una unidad de ese embalaje en ese bulto, sin pasar por el lector. Funciona con el bulto abierto y también con el bulto cerrado: si está cerrado, lo reabre para validar contra él.
• Cuando el bulto ya tiene embalaje, el + se sustituye por un ✓ y el cajón deja de sugerir: cada bulto admite un embalaje.
• El triángulo de aviso y el marco rojo significan «no cabe todo»: no hay ningún embalaje con capacidad suficiente y se propone el mayor. Al cerrar ese bulto y abrir el siguiente, la sugerencia se recalcula con lo que quede.

Los tres estados del cajón, de cerca:

En la pantalla, al validar el embalaje el volumen del bulto pasa a ser el del embalaje cargado: lo que sale por la puerta es la caja llena, no la suma de lo que lleva dentro.

Orden de las líneas

Si los artículos tienen orden de empaquetado (suyo o de su categoría), las líneas del Pick & Pack se ordenan por él dentro de cada estado: primero lo que va en la base. Las que no lo tienen van al final, en su orden de siempre, así que sin estos datos la pantalla no cambia. En las órdenes de trabajo de picking el orden no se toca: ahí manda la ruta por las ubicaciones.

Debajo del nombre del artículo se ven los dos datos de forma abreviada, por ejemplo «O: 1 - F: 8» (orden 1, fragilidad 8), solo con lo que esté relleno.

Aviso de fragilidad o de peso en el bulto

Si al validar algo en un bulto su embalaje deja de admitir lo que lleva (una pieza más frágil de lo que admite, o más peso que su peso máximo en carga), el sistema pregunta antes de validarlo. Igual si lo que se valida es un embalaje que no admite lo que el bulto ya lleva. El motivo va con los números: «Este embalaje admite fragilidad hasta 7 y el bulto lleva ART1, de fragilidad 8.» o «Este embalaje admite como máximo 15,00 Kg de peso cargado y lo que lleva el bulto pesa 18,50 Kg.» (los pesos van en la unidad de peso de la plataforma), seguido de «¿Quieres meterlo en el bulto igualmente?». Con Cancelar no se valida la lectura (el botón marcado es Cancelar, así que un Intro del lector por despiste no mete nada); con Aceptar se valida como siempre.

Lo aceptado se queda en el cajón del embalaje como un triángulo de aviso, con el motivo al pasar el ratón, y no se vuelve a preguntar con cada pieza: solo si aparece un motivo nuevo (por ejemplo, el peso después de la fragilidad). A diferencia del de «no cabe todo», sale en un embalaje ya validado (con el ✓) y sin marco rojo.

Requisito para poder picar el embalaje

El embalaje no es una línea del pedido, así que para poder validarlo hacen falta dos permisos en la configuración del tipo de pedido (Directorio > Tipos):

• «Añadir artículos a la OT Picking o Pick&Pack al validar el artículo» a Sí.
• El tipo de artículo del embalaje permitido para ese tipo de pedido.

Si falta cualquiera de las dos, la sugerencia se ve igual, pero al intentar validar el embalaje el sistema responderá que ese código no está en la orden de trabajo.

Sugerencia en la orden de trabajo de entrada

Cuando llega un palé heterogéneo, se deshace y la mercancía se reparte en los embalajes que convienen para ubicarla. La entrada puede decir, línea a línea, cuál coger. Es solo informativo.

Se activa con dos interruptores, y hacen falta los dos:

• En el tipo de la orden de compra (Directorio > Tipos), el campo «Sugerir embalaje en la entrada» a Sí. Decide si la columna aparece en esa entrada, y solo se muestra en los tipos de compras.
• En la ficha del artículo, el campo «Sugerir embalaje en la entrada» a Sí. Decide qué líneas traen sugerencia. Viene a No por defecto, así que se marcan solo los artículos que de verdad se reempaquetan al entrar.

Con las dos cosas a Sí, el listado de artículos de la entrada muestra la columna «Embalaje sugerido» detrás del nombre, con la ubicación y el embalaje propuesto. Ambos son enlaces: llevan a la ficha de la ubicación y a la del artículo. Si la mercancía de esa línea no cabe en ningún embalaje, se propone el mayor y se indica «(no cabe todo)».

Aquí el volumen que se mide es el de cada línea: el volumen unitario del artículo por las unidades pendientes de recibir. Cada línea va a su propio embalaje, no se agrupan. Si el artículo no tiene volumen informado, se calcula con su ancho, alto y profundidad. Con el peso pasa lo mismo (el peso del artículo por las unidades pendientes), y la fragilidad es la del artículo de la línea, suya o de su categoría.

Si no ves el campo en el tipo de la orden de compra, la plataforma todavía no tiene esta funcionalidad disponible.

Campos disponibles

Campo	Dónde está	Para qué sirve
Volumen máximo en carga	Ficha del artículo (embalaje)	Capacidad del embalaje una vez cargado. Obligatorio: sin él el embalaje no se propone nunca.
Ancho / Alto / Profundidad máximos en carga	Ficha del artículo (embalaje)	Medidas del embalaje cargado. Opcionales; sirven para descartar el embalaje en el que no entra la pieza más grande.
Peso máximo en carga	Ficha del artículo (embalaje)	Peso que admite el embalaje lleno. Opcional. Vacío = sin límite; un 0 es un límite.
Fragilidad	Ficha del artículo	En un artículo, lo frágil que es (más alto = más frágil); vacío = la de su categoría. En un embalaje, la fragilidad máxima que admite; vacío = lo admite todo.
Orden de empaquetado	Ficha del artículo	Orden en el que se mete en el bulto (1 = la base). Ordena las líneas del Pick & Pack. Vacío = el de su categoría.
Fragilidad y Orden de empaquetado	Categoría de artículo (bloque «Empaquetado»)	Valores para los artículos de la categoría que no tienen los suyos. Los embalajes no los heredan.
Fragilidad máxima	Ficha de la ubicación	Fragilidad más alta que admite la ubicación. La sugerencia de ubicación de la entrada no propone las que no admiten la del artículo, y al ubicar algo más frágil se pregunta si se ubica igualmente. Vacío o 0 = sin límite.
Tipo (clase embalaje)	Gestor de tipos de artículo	Marca qué artículos son embalajes y por tanto candidatos.
Añadir artículos a la OT Picking o Pick&Pack al validar el artículo	Tipo de pedido	Permite validar en la preparación un artículo que no es línea del pedido, como el embalaje.
Sugerir embalaje en la entrada	Tipo de orden de compra	Muestra la columna «Embalaje sugerido» en las entradas de ese tipo.
Sugerir embalaje en la entrada	Ficha del artículo	Marca qué artículos traen sugerencia al entrar. Por defecto, No.

Caso de uso habitual

Un almacén con 120 referencias de cajas y palés. El responsable informa el volumen máximo en carga de cada una y, en las que importa, también sus medidas cargadas.

• Preparando un pedido: al abrir la preparación, el bulto 1 propone la caja más pequeña en la que cabe todo el pedido y de la que hay stock, con su ubicación. El operario pulsa el + y la valida sin teclear nada. Si el pedido no cabe en ninguna caja, se propone la mayor con el aviso; el operario llena ese bulto, lo cierra, y el bulto 2 propone la caja para lo que ha quedado.
• Recibiendo una compra: llega un palé con diez referencias mezcladas. La columna «Embalaje sugerido» dice, para cada línea, en qué caja repartirla antes de llevarla a su ubicación, sin que el operario tenga que estimarlo a ojo.
• Con mercancía frágil: el responsable crea categorías por clase de mercancía (cubiertos, porcelana, cristal…) con su fragilidad y su orden, y a las cajas de cartón les pone una fragilidad máxima de 7. Un pedido con copas de cristal (fragilidad 8) ya no recibe como sugerencia una caja de cartón, sino un embalaje que admita esa fragilidad, como el palé. En el Pick & Pack las líneas salen en el orden en que se meten: primero lo que va en la base.

Consideraciones importantes

• Es una sugerencia, no una imposición. El operario puede validar cualquier otro embalaje: el sistema no bloquea nada por no seguirla. Si mete en un bulto algo que su embalaje no admite (fragilidad o peso), se le pregunta si lo mete igualmente y puede seguir.
• La fragilidad no se salta: si ningún embalaje admite la de la mercancía, no se sugiere ninguno. Si ocurre a menudo, falta dar de alta un embalaje para esa fragilidad o revisar la fragilidad máxima de los que hay.
• El control de peso solo sirve si los artículos tienen el peso informado: un artículo sin peso cuenta como 0.
• Un embalaje sin volumen máximo en carga no se propone nunca. Es la causa más frecuente de «no me aparece ninguna sugerencia».
• La ubicación solo se muestra si se trabaja con ubicaciones y el embalaje tiene stock ubicado en ese almacén. Sin ella la sugerencia sigue apareciendo, solo con el embalaje.
• En el Pick & Pack, cada bulto admite un embalaje. Si hace falta más de uno, se abren más bultos.
• En la entrada la sugerencia es informativa: no descuenta stock del embalaje, no crea líneas y no cambia nada de la orden de compra.
• Son dos usos distintos del embalaje, no un doble consumo: el de la entrada es el embalaje con el que la mercancía se coloca en el almacén; el del Pick & Pack es el embalaje con el que la mercancía sale hacia el cliente.
• El cajón del embalaje se ve donde hay bultos, es decir en la pantalla de preparación. El listado de artículos a preparar y las órdenes de trabajo sin bultos no lo muestran.
• La fragilidad también cuenta en el almacén: las ubicaciones tienen una «Fragilidad máxima»: la sugerencia de ubicación de la entrada no propone las que no admiten la del artículo y, al ubicar algo más frágil, se pregunta si se ubica igualmente. Ver Listado y ficha de ubicaciones de almacén.

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