Solicitud de Anticipos de nóminas

Proceso

El proceso que sigue una solicitud de anticipo de nómina desde que se crea hasta que se cierra sería el siguiente:

A continuación, vamos a definir todo lo que hay que tener configurado para que el proceso funcione correctamente.

Configuración

Identificadores de plantillas de aviso de las solicitudes de anticipo de nómina

A continuación, tendremos que verificar que las plantillas de envío de mails de los diferentes avisos contienen la información que queremos.

Puedes crear/modificar las plantillas mediante el gestor de plantillas de correo utilizaremos los siguientes identificadores en el campo correspondiente:

• PAYROLL_ADVANCE_MANAGER_ACTION_ES >> Solicitud de anticipo aprobada/validada/rechazada en español.
• PAYROLL_ADVANCE_PENDING_APPROVAL_ES >> Solicitud de anticipo pendiente aprobación en español.
• PAYROLL_ADVANCE_PENDING_VALIDATION_ES >> Solicitud de anticipo pendiente validación en español.

Tenemos que recordar que si no están creadas estas plantillas con el identificador correcto, no se enviarán los mails de aviso.

Indicamos a continuación, variables útiles que se pueden añadir a estas plantillas para que se sustituyan en el momento del envío.

• {PayrollAdvance..requestID} >> Número de solicitud de anticipo
• {PayrollAdvance..status_short} {PayrollAdvance.status_long}>> Acción: aprobada/validada/rechazada
• {PayrollAdvance.FK_USER_NAME} >> Solicitante
• {PayrollAdvance.MANAGER_NAME} >> Nombre del responsable de la aprobación
• {PayrollAdvance.BCF_URL} Acceso a la solicitud de anticipo

Gestores, validadores y autovalidores

Además del manager, que será la persona que tiene que aprobar/rechazar en primer lugar, podremos definir el resto de perfiles en Usuarios & Privilegios de Financiero. La opciones que nos propone son:

• [PayrollAdvance: Manager de anticipos de nómina]: Tendrá acceso al gestor de Anticipos de nóminas en la intranet. Podrá ver todas los anticipos de nóminas, modificar e insertar. No podrá borrar registros.
• [PayrollAdvance: Validador de anticipos de nómina]: Tendrá acceso al gestor de Anticipos de nóminas en la intranet. Podrá ver todas los anticipos de nóminas, modificar, insertar y borrar los registros. Será el encargado de validarlas cambiando el Estado a Validada/Rechazada.
• [PayrollAdvance Autovalidador de anticipos de nómina]: Si tiene activado el portal, cuando el empleado envíe aprobación una solicitud de viaje, quedará Validada directamente.

Resumen de Estados y avisos

Las solicitudes de anticipo pasan por diferentes estados:

• Pendiente de aprobación: la solicitud de anticipo de nómina se ha enviado y al responsable de su aprobación le llega email recordatorio para que la gestione.
• Aprobada: la solicitud de anticipo de nómina ha sido aprobada por el responsable y al solicitante le llega aviso.
• Validada: la solicitud de anticipo de nómina ha sido validada por el responsable (validador) y al solicitante le llega aviso.
• Efectuado: La empresa ha hecho efectivo el anticipo solicitado y al solicitante le llega un mail de aviso.
• Devuelto: La empresa comprueba que el empelado ya ha devuelto/compensado el anticipo solicitado y al solicitante le llega un mail de aviso.
• Rechazada: la solicitud de anticipo de nómina ha sido rechazada por el responsable/validador. Al solicitante le llega un email de aviso.

Casos especiales que no siguen el flujo completo:

• Si un empleado está marcado como autovalidador, cuando envía para aprobación, se pasa directamente al estado validada.
• Si no hay validadores definidos, cuando el manager aprueba el anticipo de nómina, pasa directamente a validada..
• Si el manager es también validador, cuando se aprueba un anticipo de nómina, pasa directamente a validada.
• Cuando un validador no es manager, estas validaciones/rechazos se tienen que hacer desde la intranet, no se podrán hacer desde el portal.