El proceso que sigue una solicitud de anticipo de nómina desde que se crea hasta que se cierra sería el siguiente:
A continuación, vamos a definir todo lo que hay que tener configurado para que el proceso funcione correctamente.
Configuración
Identificadores de plantillas de aviso de las solicitudes de anticipo de nómina
A continuación, tendremos que verificar que las plantillas de envío de mails de los diferentes avisos contienen la información que queremos.
Puedes crear/modificar las plantillas mediante el gestor de plantillas de correo utilizaremos los siguientes identificadores en el campo correspondiente:
PAYROLL_ADVANCE_MANAGER_ACTION_ES >> Solicitud de anticipo aprobada/validada/rechazada en español.
PAYROLL_ADVANCE_PENDING_APPROVAL_ES >> Solicitud de anticipo pendiente aprobación en español.
PAYROLL_ADVANCE_PENDING_VALIDATION_ES >> Solicitud de anticipo pendiente validación en español.
Tenemos que recordar que si no están creadas estas plantillas con el identificador correcto, no se enviarán los mails de aviso.
Indicamos a continuación, variables útiles que se pueden añadir a estas plantillas para que se sustituyan en el momento del envío.
{PayrollAdvance..requestID} >> Número de solicitud de anticipo
{PayrollAdvance.MANAGER_NAME} >> Nombre del responsable de la aprobación
{PayrollAdvance.BCF_URL} Acceso a la solicitud de anticipo
Gestores, validadores y autovalidores
Además del manager, que será la persona que tiene que aprobar/rechazar en primer lugar, podremos definir el resto de perfiles en Usuarios & Privilegios de Financiero. La opciones que nos propone son:
[PayrollAdvance: Manager de anticipos de nómina]: Tendrá acceso al gestor de Anticipos de nóminas en la intranet. Podrá ver todas los anticipos de nóminas, modificar e insertar. No podrá borrar registros.
[PayrollAdvance: Validador de anticipos de nómina]: Tendrá acceso al gestor de Anticipos de nóminas en la intranet. Podrá ver todas los anticipos de nóminas, modificar, insertar y borrar los registros. Será el encargado de validarlas cambiando el Estado a Validada/Rechazada.
[PayrollAdvance Autovalidador de anticipos de nómina]: Si tiene activado el portal, cuando el empleado envíe aprobación una solicitud de viaje, quedará Validada directamente.
Resumen de Estados y avisos
Las solicitudes de anticipo pasan por diferentes estados:
Pendiente de aprobación: la solicitud de anticipo de nómina se ha enviado y al responsable de su aprobación le llega email recordatorio para que la gestione.
Aprobada: la solicitud de anticipo de nómina ha sido aprobada por el responsable y al solicitante le llega aviso.
Validada: la solicitud de anticipo de nómina ha sido validada por el responsable (validador) y al solicitante le llega aviso.
Efectuado: La empresa ha hecho efectivo el anticipo solicitado y al solicitante le llega un mail de aviso.
Devuelto: La empresa comprueba que el empelado ya ha devuelto/compensado el anticipo solicitado y al solicitante le llega un mail de aviso.
Rechazada: la solicitud de anticipo de nómina ha sido rechazada por el responsable/validador. Al solicitante le llega un email de aviso.
Casos especiales que no siguen el flujo completo:
Si un empleado está marcado como autovalidador, cuando envía para aprobación, se pasa directamente al estado validada.
Si no hay validadores definidos, cuando el manager aprueba el anticipo de nómina, pasa directamente a validada..
Si el manager es también validador, cuando se aprueba un anticipo de nómina, pasa directamente a validada.
Cuando un validador no es manager, estas validaciones/rechazos se tienen que hacer desde la intranet, no se podrán hacer desde el portal.
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