Cargador masivo de documentos de retenciones (modelo 145 y certificados)

¿Para qué sirve?

El cargador masivo de documentos de retenciones permite subir en una sola operación los modelos 145 o los certificados de retenciones de varios empleados a la vez, sin tener que registrarlos uno a uno. Cada PDF se asigna al empleado por su NIF y, una vez cargado, el empleado lo ve en la sección Mis retenciones del portal del empleado, dentro del año y del tipo de documento que hayas indicado.

Casos de uso típicos:

• Incorporar a la plataforma los modelos 145 de un año anterior que se gestionaron fuera de ella.
• Poner a disposición de toda la plantilla los certificados de retenciones generados por la gestoría.
• Sustituir en bloque documentos que se cargaron con errores.

Configuración previa

• Tienes que ser administrador de RRHH: el cargador aparece en el menú de RRHH, dentro de la sección Cargadores, con el nombre Cargador de documentos de retenciones (145).
• Los empleados deben tener el NIF informado en su ficha, porque es lo que permite asignar cada documento a la persona correcta.

Proceso paso a paso

Paso 1 — Preparar los ficheros

Necesitas un PDF por empleado. El nombre de cada fichero debe empezar por el NIF del empleado (los nueve primeros caracteres: ocho cifras y la letra). Lo que venga después del NIF es libre: el sistema solo lo usa para que tú reconozcas el fichero.

12345678Z_NombreApellido.pdf

Las mayúsculas y minúsculas de la letra no importan, y el NIF puede ir seguido de guion bajo, guion o cualquier otro texto. Los NIE (por ejemplo, X1234567L) también valen.

Ejemplos correctos

• 12345678z_Garcia.pdf
• 12345678Z-MariaLopez.pdf
• X1234567L_Carlos.pdf

Ejemplos incorrectos (y por qué fallan)

Nombre del fichero	Motivo del error
Garcia_12345678Z.pdf	El NIF tiene que estar al principio del nombre.
12345678.pdf	Falta la letra del NIF.
12.345.678-Z.pdf	El NIF se escribe seguido, sin puntos ni guiones.
12345678Z_Garcia.docx	Solo se admiten ficheros PDF.

Importante: solo puedes cargar un PDF por empleado en cada carga. Si necesitas subir dos documentos de la misma persona (por ejemplo, de dos años distintos), hazlo en cargas separadas.

Paso 2 — Indicar el año y el tipo, y subir los ficheros

1. Accede al cargador desde el menú de RRHH.
2. Indica el Año al que corresponden los documentos. Debe tener cuatro cifras y no puede ser posterior al año actual. Por defecto aparece el año anterior.
3. Elige el Tipo de documento: Modelo 145 o Certificado de retenciones.
4. Arrastra los PDF a la zona punteada o pulsa Seleccionar archivos y márcalos todos a la vez. Verás la lista con el tamaño de cada fichero y un botón Eliminar para quitar los que no quieras. El contador te indica cuántos llevas.
5. Pulsa Revisar información.

Puedes subir hasta 100 ficheros por carga. El sistema los envía por tandas automáticamente; mientras tanto, el botón te muestra el avance.

Paso 3 — Revisar la vista previa

Antes de guardar nada, el sistema muestra un resumen (tipo de documento y año, total de ficheros, válidos y con error) y una tabla con el resultado del análisis de cada fichero:

Columna	Descripción
(casilla)	Permite incluir el fichero en la carga. Solo aparece en las filas sin errores y viene marcada por defecto.
Fichero	Nombre del fichero subido.
UID	Usuario del empleado al que se ha asignado el documento.
Empleado	Nombre del empleado encontrado a partir del NIF.
Acción	Insertar si el empleado no tenía ese documento, o Sustituir si ya lo tenía.
Estado / Error	El aviso o el motivo del error de la fila.

Las filas se colorean según su situación:

• Verde: el documento es correcto y se creará nuevo.
• Amarillo: el empleado ya tiene un documento de ese tipo y año; si lo cargas, se sustituirá.
• Rojo: hay un error y la fila no puede cargarse.

Errores habituales

Error	Causa	Solución
El nombre del fichero debe empezar por el NIF del empleado	El nombre no empieza por nueve caracteres alfanuméricos seguidos.	Renombra el fichero.
Ningún empleado con el NIF indicado en el nombre del fichero	El NIF no coincide con el de ningún empleado.	Revisa el NIF del nombre y el de la ficha del empleado.
Hay más de un empleado con ese NIF	El mismo NIF está en varias fichas.	Corrígelo en la ficha del empleado antes de reintentar.
No es un PDF / El contenido no es un PDF	El fichero no es un PDF válido.	Genera de nuevo el PDF.
El PDF está vacío o supera los 10 MB	El fichero no tiene contenido o es demasiado pesado.	Revisa el documento o reduce su tamaño.
El empleado ya tiene otro PDF en esta carga	Hay dos PDF del mismo empleado en la misma carga.	Deja solo uno y carga el otro en una carga aparte.
El empleado tiene más de un documento de ese tipo y año	Ya existen varios documentos y el sistema no sabe cuál sustituir.	Limpia los duplicados desde el gestor de documentos del modelo 145 y reintenta.
No se ha podido recibir el fichero (error de subida)	El fichero supera el tamaño que admite el servidor o la subida se interrumpió.	Vuelve a intentarlo. Si se repite con ficheros pesados, pide a soporte de Yunbit que revise el límite de subida de tu plataforma.

Paso 4 — Seleccionar y confirmar la carga

1. Desmarca las filas que no quieras procesar. La casilla de la cabecera marca o desmarca todas.
2. Pulsa el botón de carga, que aparece arriba y abajo de la tabla.

Cada documento se procesa de forma independiente: si uno falla, el resto no se ve afectado. Si quieres volver a empezar, usa el botón para volver a la subida.

Paso 5 — Revisar el resultado

La pantalla final muestra cuántos documentos se han cargado correctamente y cuántos han dado error, con una tabla por fichero:

• Resultado: ✓ en verde si se cargó, ✗ en rojo si hubo error.
• Acción: Insertado si el documento era nuevo, Sustituido si reemplazó a uno anterior.
• Error: el motivo, si la carga falló.

Los ficheros temporales se eliminan al terminar. Si recargas la página una vez finalizada la carga, tendrás que subir los ficheros de nuevo desde el principio.

Qué ocurre al cargar un documento

Si el empleado no tenía ese documento

• Se crea el documento del tipo y año indicados y el PDF queda guardado en el sistema.
• El empleado lo ve en Mis retenciones, en el año seleccionado, con la fecha de la carga como fecha de validación.

Si el empleado ya tenía un documento de ese tipo y año

• El nuevo PDF sustituye al anterior, que se elimina. No se conserva histórico del documento sustituido.
• El empleado pasa a ver el nuevo documento en el mismo lugar.

El cargador no envía avisos a los empleados por sí mismo. Si quieres comunicarles que tienen un documento disponible, tendrás que hacerlo por tu canal habitual.

Los certificados de retenciones cargados se comportan como el resto de certificados del portal: si tu empresa tiene activada la verificación por SMS para descargarlos, se aplica igual.

Límites operativos

Límite	Detalle
Ficheros por carga	Máximo 100 (se envían por tandas de 20)
Formato	Solo PDF
Tamaño de cada PDF	Máximo 10 MB, y además el que admita el servidor de tu plataforma
PDF por empleado	Uno por carga
Año	Cuatro cifras, desde 2000 hasta el año actual
Quién puede usarlo	Administradores de RRHH

Consideraciones importantes

• Revisa siempre la vista previa. Lo que cargues es lo que el empleado verá en su portal.
• El sistema no comprueba el contenido del PDF: confía en que el NIF del nombre del fichero sea el del empleado al que pertenece el documento. Verifica que los ficheros están bien nombrados antes de subirlos.
• Los empleados se buscan en la empresa (metagrupo) en la que estás trabajando.

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