Ficha del grupo formativo/ curso/convocatoria
- Insertar un nuevo grupo/curso/ convocatoria
- Ficha del grupo/curso/ convocatoria
- Pestaña Datos generales
- Objetivos, contenidos y resto de datos de solo lectura que vienen de la Acción formativa asociada
- Localización
- Pestaña Descripción
- Pestaña Organización y gestión
- >> Formación presencial
- Jornada presencial
- >> Formación mixta
- Jornada presencial
- >> Teleformación
- Tutoría teleformación
- Calendario
- Tutores
- Observaciones
- Notificaciones a FUNDAE
- Estado del grupo formativo
- Observaciones
- Seguimiento
- Historial de acciones
- Pestaña Asistentes
- Pestaña Certificaciones
- Plantillas de certificados
- Certificados descargados
- Asistentes pendientes de descargas
- Pestaña Envíos realizados
- Pestaña Costes y bonificaciones
- Cómputo de costes
- Insertar bonificación mensual
- *Si se tiene contratadas las nóminas con Yunbit, estas bonificaciones tendrán su reflejo en los ficheros correspondientes en los meses/años indicados.
- Pestaña Facturas de gastos
- Crear gasto desde el perfil financiero/contabilidad para el grupo formativo/curso
- Insertar Facturas de gasto desde el perfil de Responsable de E-Learning
- Pestaña Documentos
- AYUDA SOBRE FUNDAE, más información de interés (actualizado 2020)
- Sobre los documentos digitales como documentación acreditativa para FUNDAE.
- SOPORTE DIGITAL: Si se trata de documentación original emitida de forma electrónica, sí será posible su conservación en este formato, pero si se trata de documentación emitida en papel, deberá conservase en el soporte original.
- EL CORREO ELECTRÓNICO: Cuando las comunicaciones con los alumnos tengan por objeto el envío de documentación (material didáctico, diplomas, etc.), deberá realizarse de modo que, si fuera necesario, puedas acreditar que cumpliste la obligación en tiempo y forma, mediante recibís firmados por los participantes.
Insertar un nuevo grupo/curso/ convocatoria
Podremos insertar curso y asociarle la acción formativa de las que participe la empresa de la que soy usuario y Administrador.
Ficha del grupo/curso/ convocatoria
Veamos en detalle las pestañas y funcionalidad del gestor ó ficha del grupo formativo/ curso.
Los botones superiores permiten obtener:
- Informe de asistencia: indica el número de asistentes a las formaciones en un rango de fechas y su sexo.
- Listado de asistencia: control de asistencia con datos por asistente para firma.
- Listado de Entrada-Salida: para las formaciones en las que se necesita llevar registro de las entradas y salidas.
Pestaña Datos generales
- Creado
- Costes del plan formativo
- Acción formativa (solo se mostrarán solo las que estén asociadas a la empresa de la que se es administrador)
- Categoría
- Subcategoría
- Acción formativa dentro de la jornada laboral: si/no
- Nombre de acción
- Aplica a FUNDAE: si/no
- Estado:
- Inactivo
- Activo
- Cancelado
- Fecha de inicio
- Fecha de fin
- Duración del certificado: aparece como indefinido si no tiene activa la variable correspondiente, en la que se diferencia el año natural del curso; aquí más información >> Necesidades de formación"Indefinido" por defecto (pero si está definido, genera avisos en el sistema para la fecha de revisión/caducidad; además lo podremos en cuenta en el cálculo de costes y la planificación general de los cursos). Dichos datos aparecerán en el listado >> Necesidades de formación
- Para desarrolladores de Yunbit: la variable formativeActionStartingMonth configura el mes en el que comienza el plan formativo (dato >> PLAN FORMATIVO – ANÁLISIS DE COSTES, no de año natural) para el cálculo de costes, consumo de recursos, planificación de cursos o formaciones.
- Sub - código (identificador del grupo): campo numérico de máximo 5 dígitos.
- Oficina/Centro de trabajo
- Email de recepción de solicitudes y consultas: (Portal del empleado)
- Evaluar por el empleado: si/no
- Indicar nota máxima del empleado
- Evaluar por el manager: si/no
- Indicar nota máxima del manager
- TÍTULO DE LA CONVOCATORIA >> Subtítulo de la formación (identificador del grupo): nombre que aparecerá en el Portal y comunicaciones a los participantes.
- Comentarios
NOTA para desarrolladores de Yunbit: los campos subcódigo y código son autonuméricos mediante la variable de configuración autonumCodeAndSubCodeCourses.
Objetivos, contenidos y resto de datos de solo lectura que vienen de la Acción formativa asociada
- Objetivos: campo de texto que se reflejará en el xml a FUNDAE.
- Contenidos: campo de texto que se reflejará en el xml a FUNDAE.
Localización
Pestaña Descripción
- Descripción
- Requisitos
- Dirigido a
- Condiciones generales
- Otras condiciones
- Url del vídeo: permite insertar vídeos subidos en el canal (Youtube, Vimeo, Dailymotion, Livestream, etc) mediante el enlace correspondiente. Recuerda insertarlos previamente en el gestor de vídeos de Yunbit >> seleccionar >> guardar modificación.
- Imagen principal (Portal del empleado)
Pestaña Organización y gestión
Además, si hay prevista una gestión y notificación a FUNDAE, deberá cumplimentarse esta pestaña detalladamente.
- Código: mismo que el indicado en la pestaña datos generales y que corresponderá al de la "Acción formativa".
- Nombre acción: mismo que el indicado en la pestaña datos generales, campo «Nombre de la formación» de la "Acción formativa".
- Persona de contacto: la notificada a FUNDAE
- Teléfono de persona de contacto: el notificado a FUNDAE
- Número de participantes. Para la gestión con FUNDAE, se notifica de la siguiente manera:
- xml de INICIO de grupo a FUNDAE: se notifica el dato que hayamos puesto en este campo numérico.
- xml de FINALIZACIÓN de grupo a FUNDAE: el sistema notifica los asistentes en estado finalizado.
- Total horas: definidas en la "Acción formativa".
- AULA VIRTUAL (FUNDAE):
- Medio
- Conexión
- Contacto
- Teléfono
Según la modalidad de formación definida en la ficha de la Acción formativa relacionada a este grupo formativo/ curso, nos aparecerán los siguientes campos:
>> Formación presencial
Jornada presencial
- Horario mañana desde
- Horario mañana hasta
- Horario tarde desde
- Horario tarde hasta
- Días
- Centro de formación: añadir la empresa, que además deberá estar inscrita o acreditada en el registro de entidades.
>> Formación mixta
Jornada presencial
- Horario mañana desde
- Horario mañana hasta
- Horario tarde desde
- Horario tarde hasta
- Días
- Centro de formación: añadir la empresa, que además deberá estar inscrita o acreditada en el registro de entidades.
- Horas de formación presencial
>> Teleformación
- Horas de teleformación
- Url de acceso a la formación
- Usuario
- Contraseña
Tutoría teleformación
- Horario mañana desde
- Horario mañana hasta
- Horario tarde desde
- Horario tarde hasta
- Días
- Centro de formación: añadir la empresa, que además deberá estar inscrita o acreditada en el registro de entidades.
- Observaciones horario
Calendario
Insertar.
Tutores
Insertar contactos.
Observaciones
En caso de necesitar realizar alguna aclaración adicional relacionada con el acceso a la plataforma de teleformación o no poder facilitar la información solicitada deberá cumplimentar el apartado de ‘Observaciones’.
Notificaciones a FUNDAE
En esta sección podrás registrar de forma manual las notificaciones que has llevado a cabo de este grupo formativo/curso para poder tener una visión global del mismo.
Recuerda "realizar modificación" para que dichas acciones queden guardadas correctamente.
Estado del grupo formativo
- Estado del grupo formativo
- Vacío:
- Pendiente: has grabado los datos del grupo, pero todavía no has notificado su inicio.
- Válido: has comunicado el inicio del grupo en los plazos previstos.
- Finalizado: has notificado su finalización.
- Modificado: has comunicado algún cambio en los plazos permitidos, y debes volver a notificar el inicio para que pase a estado «válido».
- Incidentado: se ha notificado, o bien el inicio del grupo, o posteriores modificaciones en el mismo, fuera de los plazos establecidos.
- Anulado: has cancelado el grupo.
- Fecha: fecha en que se ha realizado la notificación y cambio de estado
- Se han comunicado cambios del grupo: SÍ/NO
Observaciones
Campo de texto.
Seguimiento
Campo de texto.
Historial de acciones
En el listado se verán los cambios de estado de grupo, la información que se desprende es: curso/ estado inicial/usuario/nuevo estado/fecha y hora.
De este modo podremos ver en el estado que se encuentra el grupo, fecha en que se realizó este cambio de estado o notificación.
Pestaña Asistentes
Desde aquí podemos asociar asistentes y en el listado ver registro de los mismos y la siguiente información:
- Creado
- Estado
- Curso
- Empleado: email
- Fecha de confirmación de inscripción
- Horas de asistencia
Este mismo listado permite:
Además de:
- Exportar a CSV
- Exportar a Excel
- Verificar Excel
Pestaña Certificaciones
En esta pestaña podremos gestionar las plantillas de certificados o diplomas acreditativos que vayamos a utilizar para los alumnos finalizados, así como saber los certificados que se han descargado y los asistentes (en estado finalizado) que faltan por descargar el certificado.
- Certificado activado: Sí/ No. Desde aquí activamos los certificados.
Plantillas de certificados
Desde este gestor se insertarán las plantillas que aplican a este grupo formativo/curso mediante el botón >> «Plantilla«.
NOTA: recordemos que en la plantilla podemos insertar los datos que deseemos: fecha fin, fecha firma, etc.
Atención: La pestaña para la generación de certificado solo aparecerá en el asistente al grupo formativo/curso si el certificado está activado.
Certificados descargados
Aquí aparecerán todos los certificados descargados por el asistente desde el Portal. Se muestran todos los descargados.
Asistentes pendientes de descargas
Este listado muestra los asistentes que no han hecho ninguna descarga de certificados. Si se ha generado nuevo certificado, NO aparecerá aquí como asistente pendiente de descarga.
Pestaña Envíos realizados
En esta pestaña aparecerán todos los envíos masivos del grupo formativo/curso realizados a los alumnos.
Para la revisión y creación de nuevos certificados (para descarga en el Portal), deberemos ir a la pestaña Asistentes >> desde el Asistente >> Pestaña Certificado.
Pestaña Costes y bonificaciones
A continuación podremos detallar los siguientes importes por empresa participante:
- Costes directos
- Costes indirectos
- Costes organización
- Coste salarial del trabajador formado durante el horario de trabajo (Permiso individual de formación: PIF)
- Bonificación mensual
Para FUNDAE la bonificación se debe asignar a una cuenta de cotización, pero siendo de la empresa, se puede asignar a cualquiera de las que tenga ya que la bonificación va por CIF. No importa a la cuenta de cotización que se asigne ni tampoco tiene por qué ser la misma donde el empleado esté trabajando.
Cómputo de costes
El computo de costes sería proporcional si hay varios trabajadores en diferentes cuentas de cotización de la empresa
- Es decir, se divide entre el numero de participantes, y se le asigna el importe total a cada cuenta de cotización.
- También se podrían haber hecho las facturas por separado de cada cuenta de cotización y asignar la bonificación de cada factura.
Insertar bonificación mensual
Podremos insertar bonificaciones según año/mes correspondiente.
*Si se tiene contratadas las nóminas con Yunbit, estas bonificaciones tendrán su reflejo en los ficheros correspondientes en los meses/años indicados.
Aquí tienes algunas herramientas de guía e interés que publica FUNDAE para la gestión de costes (actualizado 2020):
- Preguntas frecuentes de costes: https://www.fundae.es/docs/default-source/empresas/documentos/preguntas-frecuentes-de-costes-definitivo_v3.pdf
- Orientación de costes: https://www.fundae.es/docs/default-source/empresas/documentos/orientaciones-de-costes.pdf
Pestaña Facturas de gastos
Desde esta pestaña tenemos acceso al listado de facturas asociadas a este grupo formativo/curso.
Las facturas pueden ser creadas desde el perfil de financiero/ contabilidad o insertadas desde este mismo listado haciendo click en «Insertar». Dependiendo de la organización de cada empresa se tomará una forma u otra para la inserción de este dato.
En cualquiera de los casos, en esta pestaña aparecerán todos los gastos que hayamos asociados al grupo formativo ó curso.
Crear gasto desde el perfil financiero/contabilidad para el grupo formativo/curso
En la factura, si está activada la solución de E-Learning, tendremos un campo en el que asociar la factura a un grupo formativo/ curso:
Esa factura se asociará al grupo formativo/curso automáticamente y aparecerá en la pestaña «Facturas de gasto» del grupo formativo/curso correspondiente.
Insertar Facturas de gasto desde el perfil de Responsable de E-Learning
En esta misma pestaña del grupo formativo/curso (Facturas de gastos) podremos realizar una inserción del gasto.
Desde aquí, tenemos una vista simplificada de la factura de gasto asociada al grupo formativo/curso.
Pestaña Documentos
En esta pestaña podrás guardar toda la documentación relacionada con el grupo formativo/curso que se pueda guardar en soporte digital.
- Control de asistencia (modalidad presencial).
- Currículum y acreditaciones del tutor. (Que puede ser guardado aquí , para mayor seguridad, y en la ficha del contacto >> pestaña «Documentos»).
- Acreditación de la entrega de certificados/diplomas.
- Cuestionarios de evaluación cumplimentados por los participantes, así como acreditación de la evaluación del aprendizaje realizada.
- En caso de acciones impartidas mediante teleformación, registros de actividad/interacción con el programa (incluyendo la asistencia tutorial y de la realización de controles de aprendizaje), controles de aprendizaje/pruebas de evaluación, guía didáctica.
- En su caso, informe de la Representación Legal de los Trabajadores.
- Documentación justificativa de los costes y comprobantes de pago.
- En el caso de gestión por parte de entidad organizadora (FUNDAE), Contrato de encomienda de la organización.
- Materiales del curso.
Además, si así lo indicas, la documentación aparecerá en la sección "Mis formaciones" del portal del empleado:
AYUDA SOBRE FUNDAE, más información de interés (actualizado 2020)
Sobre los documentos digitales como documentación acreditativa para FUNDAE.
SOPORTE DIGITAL: Si se trata de documentación original emitida de forma electrónica, sí será posible su conservación en este formato, pero si se trata de documentación emitida en papel, deberá conservase en el soporte original.
EL CORREO ELECTRÓNICO: Cuando las comunicaciones con los alumnos tengan por objeto el envío de documentación (material didáctico, diplomas, etc.), deberá realizarse de modo que, si fuera necesario, puedas acreditar que cumpliste la obligación en tiempo y forma, mediante recibís firmados por los participantes.
Información de interés
- https://www.fundae.es/empresas/home/como-bonificarte
- https://www.fundae.es/atencionusuario/faq#2
- AULA VIRTUAL, declaración responsable: https://www.fundae.es/docs/default-source/empresas/documentos/declaraci%C3%B3n-responsable-participante-fpe.pdf
- Resolución sobre medidas extraordinarias para hacer frente al impacto del COVID-19: http://www.fundae.es/docs/default-source/default-document-library/el-experto-responde-covid-19d6f4857ad5d14c6c9420526ad688a0c5.pdf