Gestión de asistencia a formaciones con firma en el portal

En muchas ocasiones nos encontramos con la problemática de cómo firmar los listados de asistencia en las formaciones ya que algunos se conectan on-line, otros presencial, otros varios en una sola cámara.... y es muy difícil conseguir el papel firmado.

Para solucionarlo, podemos indicar en la convocatoria que vamos a usar el portal para la firma de asistencia.

Generar calendario

En las convocatorias, en la Intranet, tenemos que definir lo siguiente

• En la pestaña Datos generales de la convocatoria comprobamos que es correcta la Fecha de inicio y Fecha de fin de esta formación.
• En la pestaña Organización y Gestión, en la sección Horario tendremos que indicar que días de la semana se imparte la formación, así como el horario. Se pueden poner dos tramos por día, por si hay clase mañana y tarde.
• Una vez definido esto, en esta misma pestaña en la sección de Calendario tenemos que decidir si la Asistencia requiere una firma por día o por tramo definido (en el caso de que haya más de un tramo).
• A continuación, pinchamos en Generar Calendario. Se va a crear el calendario de cada día según lo indicado en el horario entre las fechas de inicio y fin.

NOTA: Si el horario es muy irregular o si es muy sencillo, se puede meter directamente en la sección Calendario sin indicar nada en la sección Horario ni usando el botón Generar Calendario.

Ejemplo: Tengo un curso que dura una semana y se imparte los lunes, miércoles y viernes de 8:00 a 14:00 y de 15:00 a 17:00. Además, el martes hay una hora de 16.00 al 17.00. Se firmará tanto por la mañana como por la tarde. Completaremos:

Datos generales

• Fecha de inicio: el lunes que comienza el curso
• Fecha de fin: el viernes que termina el curso.

Organización y Gestión/Horario

• Marcamos L, X y V
• Horario mañana desde: 8:00
• Horario mañana hasta: 14:00
• Horario tarde desde: 15:00
• Horario tarde hasta: 17:00

Organización y Gestión/Calendario

• Asistencia: Por tramo
• Pinchamos en Generar Calendario
• Insertamos de forma manual poniendo en la fecha el martes, Hora de inicio tramo 1: 16:00 y Hora de fin tramo 1: 17:00.

A continuación, vamos a la pestaña Asistencia con firma en el portal:

• Firma obligatoria: Si la firma no es obligatoria se generará una tarea para que el empleado firme la asistencia cuando lo desee. Si la firma es obligatoria aparecerá en una ventana emergente indicando que tiene que firmar. Esta ventana no se quita hasta que firme.
• A continuación, pinchamos en el botón superior Crear listado asistencia con firma en el portal. Esto va a crear el calendario para cada asistente.

NOTA: El calendario solo se crea para los asistentes en estados....

A continuación, el profesor del curso o responsable de RRHH marcará el check en este listado de las personas que sí han asistido ese día/tramo y pulsará en Asistido para cambiar el valor de este campo y que al empleado le aparezca en el portal que lo tiene que firmar.

El empleado acedará a dicha convocatoria/firmas asistencia en el portal y tendrá que firmar tantos días/tramos como le haya puesto su tutor. Una vez firmado, se guardará firma , hora y se pasa en la intranet Firmado a Si.