Configurador de gestores (3): una configuración solo para algunos registros

Además de decidir para quién es una configuración, se puede decidir para qué registros: que la ficha de un gestor se vea de una forma en unos registros y de otra en el resto. Por ejemplo, que los artículos de tipo Producción enseñen sus datos de fabricación y oculten los de compra. Forma parte de la serie Configurador de gestores.

Qué cambia y qué no

• Una configuración con condición solo cambia la ficha y el formulario de modificación.
• No cambia el listado, porque en un listado conviven registros de tipos distintos y una condición no tendría una respuesta única. Tampoco el alta: un registro que se está dando de alta todavía no tiene el valor que decide (por ejemplo, su tipo). La exportación y los filtros tampoco cambian: son comunes a todos los registros.
• Se mira el valor guardado del registro. Si cambias ese valor en el formulario, la ficha cambia al guardar y volver a entrar.

Crear una configuración con condición

En el paso 4 del asistente, ¿A qué registros se aplica?, elige Solo a los que cumplan una condición. Si ya estás en el editor, pulsa Cambiar condición en la cabecera.

Primero se elige el campo que decide:

• Los campos con una lista cerrada de valores (Tipo, Sí/No…) llevan la marca valores y el botón Usar este campo.
• Los que apuntan a otro gestor (Creado por lleva a Usuarios, Artículo maestro lleva a Artículos) llevan la marca otro gestor. Con Elegir valor se elige de su lista, con Escribir el valor se escribe a mano y con Entrar se pasa a los campos de ese otro gestor, para decidir, por ejemplo, según un dato del cliente del pedido. Se puede entrar hasta cuatro niveles.

Después se marcan los valores que activan la configuración. Se puede marcar más de uno.

Arriba se resume la regla y, con Añadir otra condición, se pueden combinar varias: la configuración se aplica solo a los registros que las cumplen todas. Abajo, el resumen dice en palabras cuándo se aplicará: «Se aplicará cuando el registro tenga Tipo = Producción».

Con la condición elegida se abre el editor y se configura la ficha como cualquier otra (ver (1) Personalizar un gestor). La cabecera del editor enseña la condición en lugar de «Base · todos los registros».

Si a un registro le encajan varias

• Si encajan varias condiciones, manda la de mayor prioridad. La prioridad se cambia desde Configuraciones de gestores.
• Si no encaja ninguna, se usa la configuración base (la de «A todos los registros») de ese destino.
• La configuración de una condición sustituye a la base en esos registros; no se suman. Todo lo de la ficha (orden, campos ocultos, pestañas, nombres, ayudas y obligatorios) sale de la condición. Si después cambias algo en la base y quieres que también lo vean esos registros, cámbialo también en la condición.
• Para quién manda sobre qué registros: si un usuario o un grupo tiene una configuración propia del gestor, ve la suya aunque haya una condición para todos que encaje con el registro.

Comprobar qué configuración se aplica

El botón Explicar… de la barra de abajo del editor responde a la pregunta «¿por qué este registro se ve así?». Se elige un campo y un valor, o se pega el identificador de un registro concreto, y dice qué configuración se aplica y por qué se descarta cada una de las demás. Cuando hay reglas sobre varios campos, el identificador del registro es la forma segura de saberlo.

La vista previa de una condición la enseña en cualquier registro que abras, lo cumpla o no, para que puedas ver el resultado sin buscar uno que encaje.

Campos y pestañas que solo tienen algunos registros

Hay gestores que enseñan pestañas o campos solo en algunos registros. Por ejemplo, en Artículos la pestaña Datos de producción solo sale en los artículos de tipo Producción, y Artículos hijos solo en los artículos maestros.

Al configurar la base, el editor enseña la ficha general, sin ningún registro concreto, así que esas pestañas no salen. Para configurarlas, crea una condición que incluya esos registros: al cargarla, el editor enseña la ficha como la ve un registro que la cumple, con esas pestañas y sus campos, y puedes ocultarlos, ordenarlos o cambiarles el nombre.

Ejemplo: para quitar algún campo de Datos de producción, abre Artículos en el configurador, pulsa Cambiar condición, elige Solo a los que cumplan una condición, usa el campo Tipo con el valor Producción y pulsa Cargar esta condición. En Visualización y Modificación verás la pestaña con sus campos.

Guardar una configuración no quita las pestañas que el gestor pone solo a algunos registros: siguen apareciendo en los registros que las tienen, con el nombre que les da el gestor, salvo que las hayas renombrado.

Si una configuración ya existente tiene también listado

Una configuración que guarda columnas del listado, de la exportación o filtros no puede llevar condición: perdería esas columnas, porque no se aplicarían nunca. Para hacer una versión con condición de su ficha, en Configuraciones de gestores está el botón Crear una con condición a partir de esta, que copia la ficha a una configuración nueva con la condición que elijas.

Todos los artículos de la serie Configurador de gestores:

• (1) Personalizar un gestor paso a paso
• (2) Para quién se aplica y la configuración de cada usuario
• (3) Una configuración solo para algunos registros (este artículo)
• (4) Vista previa, historial, plantillas y copias
• (5) Revisar y cambiar lo configurado desde un listado
• (6) Campos personalizados