Notas de gasto (proceso, configuración y responsables)

Proceso

El proceso que sigue una nota de gasto desde que se crea hasta que queda Validada, sería el siguiente:

A continuación, vamos a definir todo lo que hay que tener configurado para que el proceso funcione correctamente.

Configuración

Categorías y Subcategorías de notas de gastos

Lo primero que tener que hacer para poder insertar una notas de gasto es decidir que Categorías y Subcategorías queremos que aparezcan en los desplegables para que pueden seleccionar.

Para ello, tendremos que gestionarlas e indicar cuales de todas son las que Aplican a notas de gatos y que texto queremos que vean (que no tiene porque coincidir con la utilizada para la gestión financiera/contable):

• se indicará en la subcategoría de gastos marcando el check "APLICA A NOTA DE GASTOS" >> SÍ de ese modo se añade como categoría que aplica a notas de gastos.

Identificadores de plantillas de aviso de las notas de gasto

A continuación, tendremos que verificar que las plantillas de envío de mails de los diferentes avisos contienen la información que queremos.

Puedes crear/modificar las plantillas mediante el gestor de plantillas de documentos utilizando los siguiente identificadores en el campo correspondiente:

• EXPENSE_NOTE_PENDING_APPROVAL >> Nota de gasto - pendiente de aprobación
• EXPENSE_NOTE_REJECTED >> Nota de gasto - denegada
• EXPENSE_NOTE_APPROVED >> Nota de gasto - aprobada
• EXPENSE_NOTE_VALIDATED >> Nota de gasto - validada

Tenemos que recordar que si no están creadas estas cuatro plantillas con el identificador correcto, no se enviarán los mails de aviso.

Indicamos a continuación, variables útiles que se pueden añadir a estas plantillas para que se sustituyan en el momento del envío.

• {ExpenseNote.DOCUMENTNUMBER} >> Número de nota de gasto
• {ExpenseNote.FK_USER_NAME} >> Solicitante
• {ExpenseNote.MANAGER_NAME} >> Nombre del responsable de la aprobación
• {ExpenseNote.BCF_URL} Acceso a la nota

Gestores, validadores y autovalidores

Además del manager, que será la persona que tiene que aprobar/rechazar en primer lugar, podremos definir el resto de perfiles en Usuarios & Privilegios de Financiero. La opciones que nos propone son:

• [ExpenseNotes: Gestor de notas de gastos]: Tendrá acceso al gestor de Notas de gastos en la intranet. Podrá ver todas las notas de gasto, modificar e insertar registros. No podrá borrar.
• [ExpenseNotes: Validador de notas de gastos]: Tendrá acceso al gestor de Notas de gastos en la intranet. Podrá ver todas las notas de gasto, modificar, insertar y borrar los registros. Será el encargado de validar las notas de gasto cambiando el Estado a Validada/Rechazada.
• [ExpenseNotes: Autovalidador de notas de gastos]: Si tiene activado el portal, cuando el empleado envíe aprobación una nota de gatos, quedará Validada directamente.

Resumen de Estados, avisos y excepciones

Las notas de gasto pasan por diferentes estados:

• Pendiente de aprobación: la nota de gasto se ha enviado y al responsable de su aprobación (manager) le llega email recordatorio para que la gestione. A su vez se le genera una tarea en el portal.
• Aprobada: la nota de gasto ha sido aprobada por el responsable y al solicitante le llega aviso (al validador, si corresponde también).
• Validada: la nota de gasto ha sido validada por el responsable (validador) y al solicitante le llega aviso. En este momento, se genera la factura de gasto de dicha nota.
• Rechazada: la nota de gasto ha sido rechazada por el responsable. Al solicitante le llega un email de aviso.
• Pagada: Se indica que ya está pagada

Casos especiales que no siguen el flujo completo:

• Si un empleado está marcado como autovalidador, cuando envía para aprobación, se pasa directamente al estado validada y se crea la factura correspondiente.
• Si no hay validadores definidos, cuando el manager aprueba la nota de gasto, pasa directamente a validada y se crea la factura correspondiente.
• Si el manager es también validador, cuando se aprueba una nota de gasto, pasa directamente a validada y se crea la factura correspondiente.
• Cuando un validador no es manager, estas validaciones/rechazos se tienen que hacer desde la intranet, no se podrán hacer desde el portal.

Selección del responsable de la nota de gasto

• Se puede seleccionar el responsable de la nota de gasto.
  • En este selector se verá al manager del empleado y a los empleados con el puesto que puede gestionar notas de gasto (en los puestos existe un campo que indica PUESTOS QUE PUEDEN GESTIONAR...)
• Tras lo anterior surge una nueva sección en el portal para el AREA DE GESTION que permite visualizar las notas de gasto de las que se es responsable:
  • Cuando se es manager el manager verá las notas de gasto de sus empleados + las que figura como responsable.
  • Cuando se es responsable se verá las notas de gasto de las que se es responsable
  • Es importante tener en cuenta la figura de ADMINISTRADOR DE NOTAS DE GASTO de las oficinas, puesto que si está configurado, además podrán visualizar las notas correspondientes de las oficinas de las que son administradores de notas de gasto

Variables de módulo de Notas de gastos

1. Para indicar que no exista documento general (puede haber dos tipos de documentos: el documento del concepto que es configurado en la subcategoría o el documento de la nota de gasto como tal).
2. Para indicar que no se pueda insertar más de un concepto por nota de gasto.