Notas de gasto (proceso)

Proceso

El proceso que sigue una nota de gasto desde que se crea hasta que queda Validada, sería el siguiente:

A continuación, vamos a definir todo lo que hay que tener configurado para que el proceso funcione correctamente.

Configuración

Categorías y Subcategorías de notas de gastos

Lo primero que tener que hacer para poder insertar una notas de gasto es decidir que Categorías y Subcategorías queremos que aparezcan en los desplegables para que pueden seleccionar.

Para ello, tendremos que gestionarlas e indicar cuales de todas son las que Aplican a notas de gatos y que texto queremos que vean (que no tiene porque coincidir con la utilizada para la gestión financiera/contable):

  • se indicará en la subcategoría de gastos marcando el check "APLICA A NOTA DE GASTOS" >> de ese modo se añade como categoría que aplica a notas de gastos.

Identificadores de plantillas de aviso de las notas de gasto

A continuación, tendremos que verificar que las plantillas de envío de mails de los diferentes avisos contienen la información que queremos.

Puedes crear/modificar las plantillas mediante el gestor de plantillas de documentos utilizando los siguiente identificadores en el campo correspondiente:

  • EXPENSE_NOTE_PENDING_APPROVAL >> Nota de gasto - pendiente de aprobación
  • EXPENSE_NOTE_REJECTED >> Nota de gasto - denegada
  • EXPENSE_NOTE_APPROVED >> Nota de gasto - aprobada
  • EXPENSE_NOTE_VALIDATED >> Nota de gasto - validada

Tenemos que recordar que si no están creadas estas cuatro plantillas con el identificador correcto, no se enviarán los mails de aviso.

Indicamos a continuación, variables útiles que se pueden añadir a estas plantillas para que se sustituyan en el momento del envío.

  • {ExpenseNote.DOCUMENTNUMBER} >> Número de nota de gasto
  • {ExpenseNote.FK_USER_NAME} >> Solicitante
  • {ExpenseNote.MANAGER_NAME} >> Nombre del responsable de la aprobación
  • {ExpenseNote.BCF_URL} Acceso a la nota

Gestores, validadores y autovalidores

Además del manager, que será la persona que tiene que aprobar/rechazar en primer lugar, podremos definir el resto de perfiles en Usuarios & Privilegios de Financiero. La opciones que nos propone son:

  • [ExpenseNotes: Gestor de notas de gastos]: Tendrá acceso al gestor de Notas de gastos en la intranet. Podrá ver todas las notas de gasto, modificar e insertar registros. No podrá borrar.
  • [ExpenseNotes: Validador de notas de gastos]: Tendrá acceso al gestor de Notas de gastos en la intranet. Podrá ver todas las notas de gasto, modificar, insertar y borrar los registros. Será el encargado de validar las notas de gasto cambiando el Estado a Validada/Rechazada.
  • [ExpenseNotes: Autovalidador de notas de gastos]: Si tiene activado el portal, cuando el empleado envíe aprobación una nota de gatos, quedará Validada directamente.

Resumen de Estados, avisos y excepciones

Las notas de gasto pasan por diferentes estados:

  • Pendiente de aprobación: la nota de gasto se ha enviado y al responsable de su aprobación (manager) le llega email recordatorio para que la gestione. A su vez se le genera una tarea en el portal.
  • Aprobada: la nota de gasto ha sido aprobada por el responsable y al solicitante le llega aviso (al validador, si corresponde también).
  • Validada: la nota de gasto ha sido validada por el responsable (validador) y al solicitante le llega aviso. En este momento, se genera la factura de gasto de dicha nota.
  • Rechazada: la nota de gasto ha sido rechazada por el responsable. Al solicitante le llega un email de aviso.
  • Pagada: Se indica que ya está pagada

Casos especiales que no siguen el flujo completo:

  • Si un empleado está marcado como autovalidador, cuando envía para aprobación, se pasa directamente al estado validada y se crea la factura correspondiente.
  • Si no hay validadores definidos, cuando el manager aprueba la nota de gasto, pasa directamente a validada y se crea la factura correspondiente.
  • Si el manager es también validador, cuando se aprueba una nota de gasto, pasa directamente a validada y se crea la factura correspondiente.
  • Cuando un validador no es manager, estas validaciones/rechazos se tienen que hacer desde la intranet, no se podrán hacer desde el portal.
Artículo perteneciente a la/s categoría/s: Última actualización: 28 de febrero del 2023, 08:34h
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