Gestión y manejo de calendarios del portal del empleado: solicitudes de días, horas, flexibilidad

ÍNDICE DE CONTENIDOS:
• Calendario del portal del empleado: gestión de solicitudes personales
• Sección Vacaciones / Permisos
• Sección Horas flexibilidad
• Primera pestaña - Horas no prestadas
• Segunda pestaña- horas recuperadas
• Sección horas extras / a disfrutar (compensar)
• Sección Teletrabajo
• Calendario del portal del empleado: gestión de solicitudes de personas a cargo
• Sección de solicitudes de vacaciones / Permisos
• Sección de solicitudes de horas flexibilidad
• Sección de solicitudes de horas extras / a disfrutar
• Sección de solicitudes de teletrabajo

El portal del empleado de Yunbit dispone de varios accesos al calendario: uno para la gestión de solicitudes personales, y otro para la gestión de solicitudes de personas a cargo.

Calendario del portal del empleado: gestión de solicitudes personales

A dicho calendario podemos acceder desde las diferentes secciones de gestión personal del portal, es decir, desde las secciones de:

• Vacaciones / permiso
• Horas flexibilidad
• Horas extras /a disfrutar
• Teletrabajo

Botón "Vista de calendario" muestra todas las solicitudes.

El proceso de inserción de solicitudes es similar en todas las secciones.

Sección Vacaciones / Permisos

Desde esta sección podremos solicitar vacaciones y permisos rellenando el formulario correspondiente para, y según el caso, para días de:

• vacaciones
• días/ horas de compensación
• permisos retribuidos

Una vez creada, se genera un proceso de aprobación para el manager como este.

Sección Horas flexibilidad

Una vez configuradas las horas extras y horas flexibilidad podremos insertar desde el portal solicitudes para gestionar las horas de flexibilidad de las que disponemos.

Esta sección dispone de dos pestañas:

• Horas no prestadas (a recuperar)
• Horas recuperadas

Primera pestaña - Horas no prestadas

En la primera pestaña tendremos una visión global de las horas de flexibilidad NO PRESTADAS - A RECUPERAR que menos solicitado y los estados en los que se encuentran:

Al final de la sección dos botones:

• Vista de calendario
• Crear nueva solicitud: desde donde cumplimentaremos el formulario para que dicha solicitud de HORAS NO PRESTADAS A RECUPERAR llegue a nuestro manager.

Veamos un ejemplo de solicitud por parte de el empleado:

Segunda pestaña- horas recuperadas

En la segunda pestaña tendremos una visión global de las horas de flexibilidad HORAS RECUPERADAS que hemos solicitado y los estados en los que se encuentran:

Al final de la sección dos botones:

• Vista de calendario
• Crear nueva solicitud: desde donde cumplimentaremos el formulario para que dicha solicitud de HORAS RECUPERADAS llegue a nuestro manager.

Sección horas extras / a disfrutar (compensar)

Una vez configuradas las horas extras / a disfrutar podremos solicitar las mismas a través del portal del empleado y el formulario al efecto.

Sección Teletrabajo

Al igual que en las secciones de solicitud de permisos, horas extras y horas flexibilidad; desde esta sección podremos solicitar días de teletrabajo según requisitos configurados por la organización. En este caso, la sección permite realizar solicitudes múltiples:

• El botón "nuevo permiso" abre un formulario con la siguiente información:
  • Tipo de teletrabajo
  • Fecha solicitada
  • Horas solicitadas
• El botón "nuevo permiso múltiple" abre un formulario con la siguiente información:
  • Tipo de teletrabajo
  • Desde
  • Hasta
  • Días a los que aplica: a seleccionar entre los 5 días de la semana

Estas solicitudes generan un proceso de aprobación para el manager.

Calendario del portal del empleado: gestión de solicitudes de personas a cargo

A dicho calendario podemos acceder desde las diferentes secciones de gestión de solicitudes de empleados a cargo del portal, es decir, desde las secciones de:

• Solicitudes de vacaciones / permiso
• Solicitudes de horas flexibilidad
• Solicitudes de horas extras /a disfrutar
• Solicitudes de Teletrabajo

Desde el botón "Vista de calendario" veremos las solicitudes por empleado de los que somos responsables.

El proceso de gestión de solicitudes es similar en todas las secciones, lo vemos en detalle

Sección de solicitudes de vacaciones / Permisos

Cuando un empleado hace una solicitud de vacaciones (o días de compensación, permisos retribuidos, etc.) , ésta se queda en estado solicitado; y se asigna a su manager para aprobación.

Esto significa que el manager:

1. recibe un correo de aviso, y
2. se le crea y asigna una tarea, que aparecerá en su listado de tareas pendientes.

Tanto el correo como la tarea tienen enlaces directos para aprobar o rechazar la solicitud.

Además el manager, desde su área de gestión (no área personal) dispone de una sección específica en la que ver/ gestionar todas las solicitudes de vacaciones de los empleados a cargo. Dicha sección dispone de los filtros suficientes para visualizar la información que se necesite. Además desde aquí mismo se puede acceder a la Vista de calendario para poder realizar las comprobaciones necesarias, antes de aprobar o rechazar los permisos solicitados por los empleados a cargo.

Cuando la solicitud se aprueba o rechaza, el empleado recibe un correo de notificación. Si se ha aprobado, aparecerá en su calendario laboral y en su reporte de horas.

Sección de solicitudes de horas flexibilidad

Una vez configuradas las horas extras y horas flexibilidad desde el área de gestión de empleados a cargo podremos gestionar las mismas. Desde esta sección tendremos acceso a una página como la siguiente:

Que dispone de:

• Filtros
• Listado de solicitudes que permite la gestión:
  • editar
  • borrar
  • aceptar
  • rechazar
• Listado de empleados y estados de las solicitudes.

Las acciones de aprobación o rechazo generan emails de aviso al empleado.

Sección de solicitudes de horas extras / a disfrutar

Una vez configuradas las horas extras y mediante la sección correspondiente al manager, podremos gestionar este tipo de solicitudes de los empleados a cargo. Dicha sección dispone de:

• Filtros
• Listado de solicitudes que permite la gestión:
  • editar
  • borrar
  • aceptar
  • rechazar
• Listado de empleados y estados de las solicitudes.

Las acciones de aprobación o rechazo generan emails de aviso al empleado.

Sección de solicitudes de teletrabajo

Las solicitudes de teletrabajo de los empleados generan en la sección para el manager un listado con la siguiente información y funcionalidad:

• Filtro por fecha solicitada: desde/hasta
• Estado:
  • cualquiera
  • solicitado
  • aprobado
• Acciones masivas de:
  • aprobar todas las solicitudes de la página
  • rechazar todas las solicitudes de la página
• Listado de solicitudes
  • aprobar
  • borrar

NOTA:

Del mismo modo que en cada una de esta secciones el empleado solicita para sí mismo; el manager lo puede hacer para alguno de sus empleados a cargo.