Configurar el proceso de firma de comunicados en el portal

Este artículo describe el proceso de firma de páginas genéricas en el portal, enfocado en la configuración y el flujo de trabajo para diferentes tipos de firma (firma en pantalla y firma digital). A continuación, se detallan los pasos necesarios para la correcta configuración y el uso del sistema de firmas.

1. Configuración de categorías de documentos

Para comenzar, es fundamental tener configuradas las categorías de documentos que están asociadas con el APPREF de "CMA" (ADMINISTRADOR DE ECM). Estas categorías son esenciales para definir si un documento requiere un proceso de firma y, en caso afirmativo, determinar qué tipo de proveedor de firma será utilizado.

2. Definición de requisitos de firma

Dentro de cada categoría de documentos, se debe configurar si la firma es requerida o no. Además, se especifica el proveedor de firma en caso de que sea necesario. Esta configuración es crucial, ya que determina cómo se gestionarán las firmas para las páginas genéricas asociadas a estas categorías.

3. Configuración de páginas genéricas

Al configurar una página genérica en el portal, se dispone de un campo específico llamado TIPO DE FIRMA cuando la firma es requerida. Este campo permite seleccionar entre dos opciones principales:

• Firma en pantalla: Esta opción permite que el usuario firme directamente en el portal.
• Firma digital (con proveedor de firma): Esta opción inicia un proceso de firma digital a través de un proveedor externo de firma electrónica.

Dependiendo de la opción seleccionada en el campo TIPO DE FIRMA, las subcategorías de documentos se recargarán de la siguiente manera:

• Firma en pantalla: Se cargan únicamente las categorías y subcategorías de documentos que no están configuradas para requerir un proceso de firma.
• Firma digital: Se cargan únicamente las categorías y subcategorías de documentos que están configuradas para requerir un proceso de firma con un proveedor de firma.

4. Publicación y proceso de firma

Una vez que la página ha sido configurada con el tipo de firma correspondiente y se han establecido los permisos adecuados, el proceso de firma se desarrolla de la siguiente manera:

• Firma en pantalla: Cuando un empleado accede a la página, verá un recuadro dentro del portal donde podrá realizar su firma de manera directa. Este proceso es sencillo y se realiza completamente dentro del entorno del portal.
• Firma digital (con proveedor de firma): En este caso, al acceder a la página, el empleado guardará la lectura del documento y luego el sistema iniciará automáticamente el proceso de firma digital con el proveedor de firma configurado. Este proceso se lleva a cabo externamente, y el estado de la firma se integrará posteriormente en el portal.

Conclusión

El proceso de firma de páginas genéricas en el portal es un mecanismo flexible que permite la configuración de diferentes tipos de firmas según las necesidades de cada documento. A través de una correcta configuración de las categorías y subcategorías de documentos, y la adecuada selección del tipo de firma, se asegura que los documentos sean firmados de manera eficiente y conforme a las políticas establecidas.