RMA de compras: devoluciones a proveedor

La RMA de compra sirve para devolver a un proveedor mercancía que te ha servido: porque llegó defectuosa, porque no es lo que pediste o porque te sobra. En ella indicas qué devuelves, por qué y qué esperas del proveedor: que te mande otra (reemplazo), que te devuelva el importe (abono) o nada más (devolución).

Puedes llevarla de dos formas:

• Sin operarios de almacén: la mercancía se da de baja del stock directamente desde la RMA.
• Con operarios de almacén: la RMA crea un pedido de salida al proveedor, a importe cero y sin factura, y el almacén lo prepara y lo expide como cualquier otro pedido. La RMA se cierra sola cuando el pedido sale, si todas sus líneas están resueltas.

Lo común a todas las RMA (estados, configuración, listado) está en RMA y devoluciones. Para las devoluciones de clientes, ver RMA de ventas.

1. Crear la RMA

En RMA > RMA, pulsa Insertar. En la primera ventana:

• Tipo: Compra. Al elegirlo, el campo Cliente pasa a llamarse Proveedor.
• Proveedor: el buscador solo muestra proveedores.
• Contacto: se carga al elegir el proveedor.
• Compra inicial: con el botón Órdenes de compra eliges la orden de compra de la que viene la mercancía. Es obligatoria.

Después completa la ficha:

• Intervienen operarios de almacén: Sí si la mercancía la va a preparar y enviar el almacén (apartado 4). No se puede cambiar una vez la RMA está en proceso.
• Enviar notificaciones a cliente/proveedor: si el proveedor recibe por correo el resultado de cada línea.
• Fecha de reemplazo y Fecha de salida: para anotar cuándo esperas el reemplazo y cuándo sale la mercancía.
• Observaciones.

2. Añadir los artículos que devuelves

Con la RMA en Abierta, inserta una línea por artículo:

• Artículo: eliges entre las unidades que entraron en el almacén con esa orden de compra.
• Cantidad.
• Motivo: de la lista de motivos de RMA.
• Tipo de petición: Reemplazo, Abono o Devolución (apartado 5).

3. Sin operarios de almacén

1. Pasa la RMA a En proceso.
2. Cuando el proveedor confirme la devolución, indica en cada línea las unidades en Aceptado, Rechazados y Dados de baja.
3. Las unidades aceptadas salen del stock en ese momento. Además:
   • se quita del precio medio del artículo la entrada de esas unidades, para que el coste quede como si no hubieran llegado;
   • se restan de las unidades recibidas de la orden de compra;
   • se procesan según el tipo de petición (apartado 5).
4. Cierra la RMA cuando termines.

4. Con operarios de almacén: pedido de salida al proveedor

Úsalo cuando la mercancía tiene que salir físicamente del almacén: el operario la prepara, la embala y la expide con su transporte y su etiqueta, igual que un pedido de cliente.

Configuración previa

Marca un tipo de pedido con «¿Es el tipo por defecto de la RMA?» en Sí (ver configuración previa). Es el tipo que llevarán los pedidos de salida. Sin él, la RMA no puede pasar a En proceso y te avisa de que no hay ningún tipo de pedido marcado como tipo por defecto de las salidas de RMA.

Paso a paso

1. Crea la RMA con Intervienen operarios de almacén en Sí y añade las líneas.
2. Pasa la RMA a En proceso. Se crea el pedido de salida:
   • a nombre del proveedor, con todas las líneas de la RMA;
   • a importe cero y sin factura;
   • con la dirección de envío de la orden de compra o, si no tiene, la del proveedor. Si no hay ninguna, el pedido no se crea y la RMA te lo avisa: añade una dirección y vuelve a intentarlo;
   • con la observación de almacén «Devolución al proveedor de la RMA…», para que el operario sepa qué es.
3. El pedido queda relacionado con la RMA: lo ves en su pestaña Relaciones Pedidos, con el tipo Salida al proveedor y la orden de compra de origen.
4. El pedido entra en el circuito normal de preparación: si trabajas con picking, aparece en Artículos a preparar; si no, se crea directamente su orden de trabajo de preparación.
5. El almacén lo prepara (con Pick & Pack, por ejemplo) y lo expide. La mercancía sale del stock al expedir el pedido, no al aprobar la RMA.
6. Cuando el pedido queda Enviado, la RMA se cierra sola si todas sus líneas están resueltas (aceptadas, rechazadas o dadas de baja). Si queda alguna sin resolver, pasa a Enviado - Pendiente de revisión y se cierra sola cuando resuelves la última. Un pedido solo preparado no la cierra.

Las líneas en este circuito

Mientras la RMA está en En proceso puedes indicar en cada línea las unidades aceptadas, rechazadas o dadas de baja, igual que sin operarios. La diferencia es que aquí las unidades aceptadas no mueven stock (eso lo hace el pedido de salida): solo ajustan la orden de compra según el tipo de petición. Por ejemplo, con un reemplazo, la línea de la compra vuelve a quedar pendiente de recibir.

Puedes hacerlo antes o después de expedir el pedido de salida. Si al expedirlo queda alguna línea sin resolver, la RMA pasa a Enviado - Pendiente de revisión y sus líneas siguen editables, por ejemplo para esperar la respuesta del proveedor. Al resolver la última, la RMA se cierra.

5. Qué hace cada tipo de petición

Tipo de petición	Qué pasa con las unidades aceptadas
Reemplazo	La línea de la orden de compra vuelve a quedar pendiente de recibir esas unidades, y la orden de compra se reabre. Cuando llegue la mercancía de reemplazo, la recibes con una entrada normal de esa misma orden de compra. Si esa línea de la compra estaba reservada para un pedido de cliente, el pedido vuelve a Pendiente de mercancía y se eliminan sus preparaciones pendientes.
Abono	La mercancía sale y se descuenta de lo recibido en la compra. Además, el abono se refleja en la factura del proveedor: · si la factura recibida está todavía No recibida, se le descuentan las unidades abonadas, o se quita la línea si se abonan todas; · si ya está aceptada, pendiente de pago o pagada, se crea una factura recibida rectificativa en negativo, No recibida y sin número, que completas con la factura de abono del proveedor cuando llegue. Si esas unidades todavía no están en ninguna factura, no se toca nada. Con SAP, el abono lo gestiona SAP.
Devolución	La mercancía sale y se descuenta de lo recibido en la compra, sin más.

Si la plataforma está integrada con SAP, las devoluciones al proveedor se comunican también a SAP.

RMA de compra o «enviar a reparar»

Si lo que quieres es mandar un artículo al proveedor para que lo repare y te lo devuelva, y ese artículo viene de una de sus compras, usa la RMA de compra con operarios y tipo de petición Reemplazo: el pedido de salida lleva el artículo al proveedor y la línea de la compra queda pendiente de recibirlo de vuelta. Para artículos que no proceden de una compra a ese proveedor, sigue Enviar un artículo a reparar a un proveedor.

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