RMA y devoluciones

ÍNDICE DE CONTENIDOS:
• Los cuatro circuitos de un vistazo
• Dónde se gestiona
• Estados de la RMA
• Cierre automático
• Las líneas: tipo de petición y unidades
• RMA y pedidos: dónde se ve la relación
• Configuración previa
• Tipo por defecto de RMA
• Motivos de devolución
• Avisos por correo
• Opciones de configuración de la plataforma
• Listado de RMA
• Artículos relacionados

Una RMA (autorización de devolución de mercancía) es el documento con el que Yunbit gestiona una devolución de principio a fin: qué artículos vuelven, por qué, qué se hace con cada uno (reemplazarlo, abonarlo o simplemente devolverlo) y qué pasa con el stock.

Hay dos tipos de RMA, cada uno con su artículo paso a paso:

• RMA de venta: un cliente nos devuelve mercancía de un pedido. Ver RMA de ventas: devoluciones de clientes.
• RMA de compra: nosotros devolvemos al proveedor mercancía de una orden de compra. Ver RMA de compras: devoluciones a proveedor.

Este artículo explica lo que tienen en común: los cuatro circuitos posibles, los estados, los tipos de petición, la configuración previa y el listado.

Si solo necesitas registrar la entrada de una mercancía devuelta sin seguir el proceso de RMA (por ejemplo, como operador logístico), mira Devoluciones sin RMA.

Los cuatro circuitos de un vistazo

Cada RMA tiene la opción «Intervienen operarios de almacén». Con ella en No, la RMA mueve el stock directamente cuando apruebas las unidades. Con ella en Sí, la mercancía la mueve el almacén con un documento propio, que la RMA crea al pasar a En proceso.

	Sin operarios de almacén	Con operarios de almacén
RMA de venta (el cliente devuelve)	Al aprobar las unidades de cada línea, la mercancía entra en el stock y se genera el reemplazo, el abono o la devolución.	Al pasar a En proceso se crea una orden de compra de devolución. El operario recibe la mercancía con la orden de trabajo de entrada y decide allí qué unidades acepta, rechaza o da de baja.
RMA de compra (devolvemos al proveedor)	Al aprobar las unidades de cada línea, la mercancía sale del stock y se ajusta la orden de compra.	Al pasar a En proceso se crea un pedido de salida al proveedor, a importe cero y sin factura. El almacén lo prepara y lo expide como cualquier pedido; la mercancía sale del stock al expedirlo.

Dónde se gestiona

Las RMA están en el menú RMA del entorno de logística (también aparece en los de compras, financiero y gerencia). Desde ahí tienes:

• RMA: el listado y las fichas de todas las RMA, de venta y de compra.
• Motivos (RMA): los motivos de devolución que se eligen en cada línea.

Estados de la RMA

Estado	Qué significa	Cómo se llega
Abierta	Estado inicial. Puedes añadir, cambiar y borrar líneas.	Al crear la RMA.
En proceso	La devolución está en marcha. Las líneas ya no se pueden añadir ni borrar, y en cada una se indican las unidades aceptadas, rechazadas o dadas de baja. Si intervienen operarios, aquí se crea su documento de almacén.	A mano, desde Abierta.
Enviado - Pendiente de revisión	En ventas, el pedido de reemplazo ya se ha creado para enviarlo antes de revisar lo devuelto. En compras con operarios, el pedido de salida ya se ha expedido, pero queda alguna línea sin resolver; las líneas siguen editables.	En ventas, automático al pasar a En proceso con «Enviar pedido reemplazo - Pendiente de Revisión» en Sí. En compras, automático al expedir el pedido de salida con líneas sin resolver.
Pendiente de enviar reemplazo	Solo en ventas. Todo está revisado, pero queda por enviar el pedido de reemplazo o el de vuelta al cliente de lo rechazado.	Automático al terminar la entrada del almacén con reemplazos pendientes. También se puede poner a mano.
Aceptada / Rechazada	Estados de cierre de la revisión. Las unidades se aprueban o rechazan línea a línea, no desde la cabecera.	Los asignan algunos procesos automáticos, como el TPV.
Cerrada	La RMA está terminada y ya no se puede modificar. Al cerrarla se eliminan las órdenes de trabajo de la RMA que quedaran sin completar.	A mano o automáticamente (ver abajo).

Cierre automático

La RMA se cierra sola cuando todos sus pedidos relacionados quedan Enviados o Entregados:

• En ventas, el pedido de reemplazo y, si el almacén rechazó unidades en la entrada, el pedido de vuelta al cliente, cuando la RMA está en Pendiente de enviar reemplazo o Aceptada.
• En compras, el pedido de salida al proveedor, cuando la RMA está en En proceso o Aceptada y todas sus líneas están resueltas. Si queda alguna sin resolver, la RMA pasa a Enviado - Pendiente de revisión y se cierra sola al resolver la última.

Un pedido solo preparado no cierra la RMA: hay que expedirlo.

Las líneas: tipo de petición y unidades

Cada línea de la RMA lleva el Artículo, la Cantidad, el Motivo y el Tipo de petición:

• Reemplazo: se envía (o se recibe) mercancía nueva en lugar de la devuelta.
• Abono: se devuelve el importe.
• Devolución: la mercancía vuelve sin ningún documento económico.

Qué hace cada tipo depende de si la RMA es de venta o de compra; está explicado en su artículo.

Con la RMA en En proceso, en cada línea se indican las unidades:

• Aceptado: se procesan según el tipo de petición (reemplazo, abono o devolución) y mueven el stock.
• Rechazados: se avisa al cliente o al proveedor de que no se aceptan, con el motivo. En las RMA de venta con operarios, además, vuelven al cliente con un pedido a importe cero.
• Dados de baja: la mercancía no sirve y se da de baja, así que no queda como stock disponible.

La suma de aceptados, rechazados y dados de baja no puede superar la cantidad de la línea. Puedes repartir las unidades de una misma línea entre los tres. En las RMA de venta con operarios estas cantidades no se escriben en la RMA: las indica el operario al recibir la mercancía.

RMA y pedidos: dónde se ve la relación

• En la RMA: la pestaña Relaciones Pedidos, con los pedidos que ha generado (reemplazo, salida al proveedor o vuelta al cliente de lo rechazado), el pedido u orden de compra de origen y el tipo de cada relación. En las RMA de venta, el campo Pedido reemplazo de la ficha resume los pedidos de reemplazo. Si intervienen operarios en una RMA de venta, la orden de compra de devolución está en la pestaña Órdenes de compra, que solo aparece en ese caso.
• En el pedido: la pestaña RMAs y, en el listado de pedidos, la columna «Hay RMA» (con su filtro Sí/No). En los pedidos que son origen de una RMA, la celda del estado sale en naranja.
• En la orden de compra: la columna «Hay RMA» y la pestaña de RMAs.

La RMA no cambia el estado del pedido de venta de origen: no es una anulación, es un proceso aparte para gestionar la devolución.

Configuración previa

Tipo por defecto de RMA

Si van a intervenir operarios de almacén, marca en el gestor de tipos el campo «¿Es el tipo por defecto de la RMA?»:

• En un tipo de orden de compra: es el que llevan las órdenes de compra de devolución de las RMA de venta.
• En un tipo de pedido: es el que llevan los pedidos de salida al proveedor de las RMA de compra. Sin él, la RMA de compra con operarios no puede pasar a En proceso.

Puede haber un tipo por defecto de RMA para órdenes de compra y otro para pedidos, pero no dos para la misma aplicación: si marcas un segundo, el sistema te avisa de cuál está ya marcado. Ver Configurar tipos de ofertas, pedidos e intervenciones y órdenes de compra.

Motivos de devolución

En RMA > Motivos (RMA) das de alta los motivos que se eligen en cada línea («Defecto de fabricación», «Error en el envío», «Llegó dañado»…). El campo Motivo es obligatorio, y en la pestaña Textos puedes traducirlo a otros idiomas. El motivo aparece en el aviso que recibe el cliente o el proveedor.

Avisos por correo

Si en la RMA marcas «Enviar notificaciones a cliente/proveedor», el sistema envía un correo al aprobar o rechazar las unidades de cada línea; en las RMA de venta, si además está activa la opción «Confirmar por correo la revisión de RMA», también al pasar a En proceso. Los textos se definen en plantillas de correo gestionables; sus identificadores están en Identificadores de las plantillas de email asociadas a las RMA.

Opciones de configuración de la plataforma

Las activa Yunbit a petición tuya:

• RMA múltiples: permite devolver en una sola RMA de venta artículos de varios pedidos del cliente; el pedido de origen se indica en cada línea y no hace falta elegirlo al crear la RMA (ver RMA de ventas).
• Confirmar por correo la revisión de RMA: envía al cliente el correo de revisión al pasar la RMA de venta a En proceso.
• Copia oculta de los correos de RMA: dirección que recibe copia oculta de ese correo de revisión.

Listado de RMA

En RMA > RMA ves todas las RMA, de venta y de compra. Las columnas son configurables; por defecto salen Creado, Propietario, Referencia RMA, Tipo, Cliente/Proveedor, Contacto, Pedido / Orden de compra, Pedido Reemplazo y Estado. La celda del estado se colorea según el estado (amarillo si está abierta, azul si está en proceso, gris si está cerrada…).

Puedes filtrar, entre otros campos, por tipo, propietario, fecha de creación, «Intervienen operarios de almacén», cliente o proveedor, contacto, pedido u orden de compra, estado, fecha de cierre e incidencias.

La referencia de cada RMA se numera con el prefijo que tengas configurado para las RMA en Tipología para prefijos; si no hay ninguno, es «RMA» seguido de seis cifras.

Artículos relacionados

• RMA de ventas: devoluciones de clientes
• RMA de compras: devoluciones a proveedor
• Identificadores de las plantillas de email asociadas a las RMA
• Devoluciones sin RMA
• Enviar un artículo a reparar a un proveedor