RMA y devoluciones

A través del gestor de RMA´s en Yunbit podemos gestionar revisiones y devoluciones de mercancías tanto de compra como de venta, el proceso para gestionar en Yunbit una devolución es el siguiente:

Gestor RMA

• Accedemos al gestor de RMA desde el perfil de logística o similar.
• Hacemos click en "Insertar".

• El primer menú nos ofrece las siguientes opciones:
  • Tipo: Venta o Compra.
  • Cliente o proveedor: Seleccionados el cliente para Venta y el proveedor para Compra.

• Insertamos el contacto para completar la inserción de la RMA.
• Pedido inicial o Compra inicial : Seleccionamos sobre que Pedido de venta u Orden de compra se realiza la RMA.
• Cumplimentamos el resto de campos:
  • Enviar notificaciones al cliente: este check nos permite seleccionar si el sistema envía al cliente un email con el resultado de la RMA, aprobación devolución, etc... estas plantillas forman parte de las plantillas gestionables que puedes encontrar en Yunbit.
  • Intervienen operarios de almacén: SI/NO: nos permite elegir si en el proceso van a intervenir operarios de almacén. Sólo disponible en las RMA de venta.
  • Almacén destino: almacén donde se hace la devolución en caso de ser distinto al almacén en que se hizo el pedido. Si intervienen operarios de almacén es obligatorio, aunque sea el mismo. Sólo disponible en las RMA de venta.
  • Observaciones.
  • Etc.
• Y terminamos la inserción mediante el botón "Realizar modificación".
• A continuación ya podremos "insertar" los artículos implicados (los del pedido).
• Seleccionamos los artículos, cantidad, motivo y tipo de petición: reemplazo o abono.

RMA estado En proceso

• A continuación ponemos la RMA en estado en Proceso y hacemos click en "Realizar modificación".
• De este modo ya en la ficha de la RMA veremos toda la información relacionada: pedidos, emails, documentos, incidencias, historial de acciones, órdenes de trabajo, ...
• Además podremos insertar varios artículos en la RMA con diferentes estados, lo vemos a continuación.

Unidades aceptadas, rechazadas y dadas de baja

Puede que en una misma RMA aceptemos, rechacemos o demos de baja uno u otro artículo; por eso, podemos insertar varios artículos en la misma RMA con diferentes estados.

• En estado en proceso podemos volver a acceder desde la sección "Artículo" al artículo y cumplimentar los campos:
  • Unidades aceptadas:
    • Ventas:
      • Abono: el sistema envía un email al cliente o proveedor con un aviso de aprobación, genera una factura rectificativa en el pedido si esta emitida la factura o elimina los artículos si no esta emitida, además restablece el stock. En la plantilla de email hay que definir el proceso de devolución del artículo por parte del cliente.
      • Reemplazo: el sistema envía un email al cliente o proveedor con un aviso de aprobación del reemplazo. El sistema genera un pedido por los artículos definidos con coste 0.
    • Compras: Abono: el sistema envía un email a administración para reclamar el abono y da de baja el stock del sistema.
      • Reemplazo: crea una orden de compra nueva para el proveedor con esa cantidad de artículos y coste 0, si tiene vinculado un pedido de venta de cliente lo vuelve a pasar a pendiente de mercancía y elimina las órdenes de trabajo generadas para el almacén.
  • Unidades rechazadas: el sistema envía un email al cliente con el resultado de la RMA y el motivo.
  • Unidades dadas de baja

En las RMA de venta en las que intervienen operarios de almacén, el proceso de aceptación y rechazo no se realiza directamente desde la RMA, sino durante la entrada de la Orden de Compra. En este caso, será el operario de almacén quien se encargue de gestionar dicho proceso.

Estados de la RMA

• Estados de las RMA:
  • Abierta: estado inicial.
  • En proceso:
    1. Si en la pestaña "Envío de emails" tienes marcada la casilla "ENVIO DE EMAILS (RMAS)" a SÍ, al pasar a este estado, se realizará el envío de email al transportista para la recogida del material. El contenido del email será el que está en la plantilla de correo gestionable.
    2. Si al crear la RMA hemos marcado la opción "ENVIAR PEDIDO REEMPLAZO - REVISIÓN PENDIENTE" a SÍ, al pasar a este estado se creará y asignará el pedido reemplazo de manera que se pueda realizar el envío del nuevo material antes de realizar la revisión del mismo.
    3. Si en la RMA de venta intervienen operarios de almacén, al pasar a este estado se creará una Órden de compra para que sean los operarios de almacén los que gestionen la entrada de la mercancía. Los estados de aceptación, rechazo y baja de los artículo de la RMA se gestionarán desde dicha entrada.
  • Pendiente de revisión: Este estado se asigna cuando la RMA cambia a "En proceso" y la opción "Enviar pedido reemplazo - Pendiente de Revisión" está marcada como "Sí". Si tiene proceso de revisión, el sistema envía un email al cliente solicitando el envío del material.
  • Pendiente de Enviar Reemplazo: Este estado se asigna cuando existen pedidos de reemplazo pendientes de ser enviados. El estado se actualiza automáticamente una vez que los pedidos de reemplazo han sido enviados.
  • Cerrada: la RMA queda cerrada, si tenemos órdenes de trabajo abiertas relacionadas con la RMA se eliminaran.

Importante

Una vez terminada la RMA, no se modificará el estado del pedido ya que esto no es una anulación sino un proceso para gestionar una devolución.

En el listado de "Pedidos" quedará reflejado en la columna "Hay RMA" con un SI y la línea quedará marcada de color naranja.

Se permite enviar un pedido de reemplazo antes de la revisión de la devolución.