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La pestaña «Permisos aplicados»: quién ve cada contenido
Muchos contenidos de Yunbit tienen una pestaña Permisos aplicados (en algunas pantallas se llama simplemente Permisos). En ella indicas a qué empleados se aplica ese contenido: quién ve un comunicado, a quién afecta un calendario de festivos, qué configuración de control de presencia usa cada empleado, quién participa en una encuesta, etc.
La pestaña funciona igual en todas las pantallas: este artículo explica la regla y, al final, lo que hay que tener en cuenta en cada módulo.
Los apartados de la pestaña
Cada apartado se compara con un dato del empleado:
Apartado
El empleado lo cumple si…
Empresas autorizadas
pertenece a una de las empresas.
Oficinas, Áreas y Departamentos autorizados
su localización vigente está en una de las oficinas, áreas o departamentos.
Actividades autorizadas
la actividad de su localización vigente es una de las indicadas (solo si la plataforma usa actividades).
Puestos autorizados
el puesto de su contrato vigente es uno de los indicados.
Convenios y Grupos autorizados
el convenio o el grupo de convenio de su contrato vigente es uno de los indicados.
Jornadas autorizadas
la jornada de su contrato vigente es una de las indicadas.
Categorías de nóminas de contrato
la categoría de nómina de su contrato vigente es una de las indicadas.
Categorías (de empleado)
tiene asignada alguna de las categorías, con el nombre exacto: «Administrativo» no incluye a «Administrativo almacén».
Proyectos autorizados
participa en uno de los proyectos.
Responsables de proyecto y Otros responsables de proyecto
es uno de esos responsables.
Formaciones
está inscrito en uno de los cursos (en algunos usos, como las encuestas de satisfacción, hace falta haberlo finalizado).
Usuarios autorizados
es uno de los empleados de la lista.
Usuarios excluidos
es uno de los empleados de la lista: nunca se le aplica el contenido.
Debajo de los apartados está Permisos según rol: Solo managers, Solo jefes directos, Solo responsables de oficina, Solo responsables de área y Solo responsables de departamento.
Cómo se combinan
Dentro de un mismo apartado, los valores suman. Si eliges las oficinas Madrid y Bilbao, entran los empleados de Madrid y los de Bilbao.
Entre apartados distintos, se cruzan. Si eliges la oficina Madrid y el área Ventas, entran solo los empleados de Madrid que además son de Ventas. Cada apartado que rellenas restringe más.
Los usuarios autorizados se añaden siempre, aunque no cumplan el resto de apartados.
Los usuarios excluidos nunca entran, aunque cumplan todo lo demás y aunque también estén en usuarios autorizados.
Los roles se exigen a todos. Si marcas «Solo managers», de todos los empleados que entran por los puntos anteriores (también los usuarios autorizados) solo se quedan los que son managers. Si marcas varios roles, hay que cumplirlos todos.
Ejemplo. Oficinas Madrid y Bilbao + área Ventas + usuario autorizado Juan + usuario excluido Pedro + «Solo managers»: el contenido se aplica a los managers de Ventas de Madrid o de Bilbao, y a Juan si es manager; nunca a Pedro.
Casos especiales
Sin ningún permiso: el contenido no se aplica a nadie.
Solo usuarios autorizados: se aplica solo a esos empleados.
Solo usuarios excluidos: se aplica a todos los empleados de la empresa del contenido menos a ellos.
Solo roles: los roles no añaden empleados, solo filtran. Para llegar a todos los managers de la empresa, elige la empresa en Empresas autorizadas y marca «Solo managers».
Qué datos del empleado se usan
La localización (oficina, área, departamento, actividad) y el contrato (puesto, convenio, grupo, jornada, categoría de nómina) que estén vigentes. Un empleado sin localización o sin contrato vigente no cumple esos apartados; sí puede entrar como usuario autorizado.
En los calendarios laborales y en el control de presencia cuentan los datos que el empleado tiene el día del festivo o del fichaje: si cambia de oficina en junio, los festivos de enero se calculan con la oficina de enero.
En el portal del empleado, si el empleado no tiene contrato o localización vigentes (por ejemplo, entre dos contratos), se usan los últimos que ya hayan empezado.
Cómo se aplica en cada módulo
Dónde
Qué decide la pestaña
A tener en cuenta
Comunicados y páginas del portal del empleado
Quién ve el comunicado en el portal (inicio, listado, menú, avisos de lectura o firma pendientes, comunicado de su puesto), a quién se le envía el correo o la tarea y a quién se cuenta en los informes de lectura y aceptación.
El correo y los informes incluyen también a los empleados activos cuyo contrato ya ha terminado, con su último contrato. El comunicado puede limitarse además por antigüedad del empleado.
Secciones y zonas del portal
Qué secciones ve cada empleado.
—
Calendarios laborales (festivos, puentes, días extra y vacaciones obligatorias)
A qué empleados se aplica cada calendario: días no laborables, cálculo de horas de vacaciones y permisos, vacaciones obligatorias, compensación por trabajar en festivo e informes de presencia.
Desde la ficha de una oficina, un área, un departamento, un puesto, un convenio o un empleado también puedes asociar calendarios: es lo mismo que añadir ese valor en la pestaña del calendario.
Configuración de control de presencia
Qué configuración de fichaje tiene cada empleado, en el portal, en el fichaje desde dispositivos y en la creación automática de fichajes.
Cada empleado debe cumplir una sola configuración: si cumple varias, no está garantizado cuál se usa en cada fichaje.
Encuestas (V3)
Quién participa en la encuesta y a quién se le envía.
Si eliges una formación, la encuesta solo se muestra a quien ha finalizado el curso.
Planes de carrera
A qué empleados se aplica cada configuración de plan de carrera y de objetivos.
—
Tipos de retribución flexible
Qué tipos puede solicitar cada empleado.
—
Teletrabajo
Qué configuración de teletrabajo tiene cada empleado.
—
Reconocimientos médicos (reglas de cita y centros)
Qué empleados pueden ver y pedir cada cita, y a qué empleados atiende cada centro médico.
—
Calendarios (agenda) y configuración del calendario de línea
Quién ve cada calendario o cada configuración.
—
Horarios de apertura por centro
A qué empleados se aplica cada horario.
Solo cuenta a los empleados con contrato vigente ese día.
Chatbots
Qué empleados pueden usar cada chatbot.
—
Categorías y subcategorías de plantillas de email
Qué usuarios ven esas plantillas.
Se tiene en cuenta cualquier contrato del usuario, no solo el vigente.
Inactivación automática de empleados
A qué empleados se aplica cada regla de inactivación.
Se tiene en cuenta cualquier contrato del empleado, no solo el vigente, porque se aplica a empleados cuyo contrato ya ha terminado.
Antes, los calendarios laborales tenían una pestaña Aplica a con un funcionamiento distinto. Hoy usan la misma pestaña Permisos aplicados y la misma regla que el resto.
Toda la oficina de Madrid y, además, todo el departamento de Ventas (estén donde estén)
No se puede en un solo contenido, porque los apartados se cruzan. Crea dos contenidos (uno con la oficina y otro con el departamento) o pon a uno de los dos grupos en Usuarios autorizados.
Toda la empresa menos algunas personas
Empresas autorizadas: la empresa. Usuarios excluidos: esas personas. (O solo los usuarios excluidos.)
Los managers del área de Operaciones
Áreas autorizadas: Operaciones. Marca «Solo managers».
Un grupo concreto de personas
Usuarios autorizados: esas personas.
Consideraciones importantes
Revisa que los empleados tengan la localización y el contrato al día: son los datos con los que se comparan casi todos los apartados.
Las categorías de empleado se comparan por el nombre exacto de la categoría.
En el listado de muchos de estos gestores puedes ver un resumen de los permisos de cada registro en la columna Permisos.
Los cambios en la pestaña se aplican al guardar. Algunos informes de comunicados pueden tardar hasta un día en reflejarlos.
Si necesitas una combinación que no se puede expresar con esta regla, consulta con soporte de Yunbit.
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