Control de Presencia

ÍNDICE DE CONTENIDOS:
• Qué hace el módulo
• Configuración
• Configurar registro de control de presencia
• Qué hay en las otras tres pestañas
• A quién aplica
• Hora mínima para empezar a fichar
• Tipos de acción de control de presencia
• Proceso de incidencias de fichaje
• Datos generales — qué es este estado
• Configurar flujo — a dónde va la incidencia
• Programar avance — que no se quede parada
• Plantillas de documentos — adjuntos del correo
• Consulta diaria
• Control de presencia · Resumen diario
• Control de presencia · Detalle
• Qué trae la ficha de un tramo
• Histórico de datos técnicos
• Incidencias de fichajes
• La ficha
• Historial de acciones de incidencias
• Presencia no registrada
• Resumen por tipo de actividad
• Errores de fichaje
• Fichajes para incidencias
• Comentarios
• Vistas de manager
• Registros para managers
• Registros para managers de oficinas
• Terminales
• Dispositivos de control de presencia
• Dispositivos por oficina
• Empleados en dispositivos
• Huellas y caras
• Informes
• Informe de control de presencia
• Reporte de control diario
• Herramientas
• Carga de fichajes desde Excel
• Portal del empleado
• Control de acceso
• Mi registro de jornada
• Si el botón de fichar sale en gris
• En el móvil
• Registro de jornada del manager
• Informe del manager
• Incidencias en el portal
• Sin pantalla propia
• Los cuatro procesos automáticos

Cómo se registra la jornada de cada empleado, qué guarda el sistema, quién lo revisa y qué se puede configurar. Documento funcional del módulo tal y como está implantado.

Qué hace el módulo

El control de presencia registra la hora exacta a la que cada empleado empieza y termina cada tramo de su jornada, agrupa esos tramos por día, los compara con el horario que tiene asignado en su contrato y avisa cuando algo no cuadra. Es la pieza que da cumplimiento al registro de jornada obligatorio.

Conviene separar tres conceptos que se usan constantemente y que no son lo mismo:

• Tramo: Un par entrada–salida. Tiene hora de inicio, hora de fin, tipo de actividad y los datos técnicos de desde dónde se fichó. Mientras no hay hora de fin, el tramo está abierto.
• Registro diario: Una fila por empleado y día que suma todos sus tramos: total, total retribuido y total no retribuido. Es la unidad que se aprueba o se rechaza, no el tramo suelto.
• Configuración: El perfil de reglas que decide cómo ficha ese empleado: si necesita ubicación, si puede editar, quién aprueba, qué avisos recibe. Se asigna por empresa, oficina, área, departamento, puesto, convenio o nominalmente.

El módulo no define jornadas: las lee. Las horas que se esperan de un empleado en un día concreto salen de su contrato vigente y del horario laboral asociado, y se corrigen con los festivos del calendario, las vacaciones y permisos aprobados y las bajas activas. De ahí que un empleado sin contrato en vigor o sin horario asignado no aparezca en los listados de control: no hay con qué comparar.

Configuración

Configurar registro de control de presencia

Cada registro es un perfil de reglas que se asigna a un colectivo, y se pueden tener tantos como haga falta.

Encontramos cuatro pestañas: Datos generales, Configuración de emails de retrasos, Registros eliminados y Permisos aplicados.

Los bloques de dentro de la primera pestaña son los siguiente:

Qué hay en las otras tres pestañas

• Configuración de emails de retrasos — plantilla, criterio de margen, minutos y destinatarios, con bloques independientes para entrada y para salida, más el registro de envíos realizados.

• Registros eliminados — la papelera de los tramos borrados bajo esta configuración. Es archivo de consulta: no hay función de restaurar.

• Permisos aplicados — a quién alcanza.

A quién aplica

Se resuelve en tres pasos: Usuarios excluidos gana sobre todo lo demás; luego Usuarios autorizados, que aplica nominalmente; y si no, tiene que cumplir todos los criterios que estén rellenos. Un criterio vacío no filtra.

Los criterios disponibles son quince: empresas, oficinas, áreas, departamentos, puestos, actividades, categorías de empleado, categorías de nóminas de contrato, convenios, grupos de convenio, proyectos, responsables de proyecto y otros responsables, más las listas de usuarios autorizados y excluidos. Añaden cuatro casillas: solo managers y solo responsables de oficina, de área o de departamento.

Hora mínima para empezar a fichar

Esta configuración no está en la pantalla de control de presencia, sino en la jornada laboral del empleado. Determina a partir de qué hora puede abrir su jornada. Intervienen tres campos de la jornada y uno del calendario laboral, y se evalúan en este orden:

1. Hora de inicio mínima para la jornada.
   • Si tiene valor, manda ella: no se puede fichar antes de esa hora.
   • No admite margen: no se le resta la flexibilidad.
   • Ignora los turnos, tenga los que tenga el empleado.
   • Si tiene valor, no se evalúa nada de lo siguiente.
2. Flexibilidad de entrada y salida de la jornada (solo si el campo anterior está vacío)
   • Vacía o a 0: no hay ninguna restricción, se puede fichar a cualquier hora.
   • Con valor (por ejemplo, 5 minutos): el límite es la hora de referencia menos esos minutos.
3. De dónde sale la hora de referencia, por orden
   • Del turno del empleado ese día: se toma la hora de entrada de su primer tramo. Requiere que el calendario de ese turno tenga Sobrescribir horas efectivas de la jornada laboral en «Sí» o en «Solo cuando coincida un turno durante el día».
   • Si ese día no tiene turno, o su calendario tiene ese campo en «No»: se toma la Hora de inicio de la jornada del día correspondiente.
   • Si no tiene ninguna de las dos: no se aplica restricción.
4. Cómo conseguir que no se pueda fichar hasta la hora de inicio del turno
   • Se consigue poniendo una flexibilidad pequeña, por ejemplo 5 minutos: con un turno que empieza a las 13:00, el empleado podrá fichar a partir de las 12:55.
   • La flexibilidad no puede quedarse a 0 para esto, porque el 0 significa lo contrario: sin restricción. Hace falta un valor mayor que 0, y cuanto más pequeño, más se ajusta a la hora exacta del turno.

Tipos de acción de control de presencia

Los tipos de tramo: Trabajo, Pausa, Comida, Teletrabajo, Formación, Reunión… Se definen con título, color, código, orden y estado, más un icono para el estado activo y otro para el inactivo. Son los botones que el empleado ve junto al reloj.

La regla que gobierna todo lo demás: uno y solo uno es el tipo principal, marcado como obligatorio. Es el que se aplica cuando se ficha sin elegir nada, y el que el sistema reabre al cerrar cualquier otro.

Para configurarlo, dentro del apartado Jornada, se entra en Horas por semana. En el apartado “Tipos de acciones del registro horario de la jornada”, se indica si ese tipo cuenta como tiempo retribuido, cuántos minutos como máximo lo son y en qué días de la semana aplica.

Proceso de incidencias de fichaje

Los estados por los que pasa una incidencia no vienen fijados de fábrica: se definen aquí, uno a uno. Cada registro de esta pantalla es un estado, y el conjunto de todos ellos es el circuito que recorrerá una incidencia desde que se abre hasta que se cierra. El orden en que se muestran lo marca el campo Posición.

La ficha de un estado tiene cuatro pestañas.

Datos generales — qué es este estado

El nombre, el color con el que se pintará la fila en el listado de incidencias y tres casillas que le dan su papel en el circuito: si es el estado inicial —el que se asigna a toda incidencia nueva, y tiene que haber uno—, si es un estado final o si es un estado de anulación.

Aquí también se decide quién gestiona la incidencia mientras esté en este estado: se elige un rol —el manager del empleado, el responsable de su oficina, el de su área o departamento, entre otros— o se fuerza a un empleado concreto. Y dos casillas controlan dónde se puede tocar: permitir edición en el portal y permitir edición en el back.

Configurar flujo — a dónde va la incidencia

Es la pestaña más larga. Empieza con el Tipo de flujo adicional, que decide la forma del paso:

Según el modo aparecen uno o varios bloques, y todos tienen la misma estructura: el estado de destino, la plantilla de correo que se envía al llegar ahí, un nombre alternativo para el botón —para que en pantalla ponga «Validar» o «Devolver a RRHH» en vez de «Aprobar» y «Rechazar»—, si se permite añadir un comentario, y un límite de cuántas veces puede usarlo el mismo empleado.

El último bloque, Configurar en caso de múltiples aprobadores simultáneos, es para cuando la incidencia necesita el visto bueno de varias personas a la vez: se indica el correo que reciben los demás y el texto que se muestra mientras siguen pendientes.

Programar avance — que no se quede parada

Sirve para que una incidencia que nadie mira no se quede detenida indefinidamente. Se indica el estado al que debe saltar y cuándo, de una de estas dos formas:

• Número de días para avanzar — pasados N días en este estado, salta.
• Día para avanzar — en lugar de contar días, salta un día fijo: un día concreto de la semana, o al inicio o al final de mes.

Es la pestaña que se suele dejar vacía y luego se echa en falta, porque sin ella las incidencias sin gestionar se acumulan sin que nada avise.

Plantillas de documentos — adjuntos del correo

Los documentos que se adjuntan al correo de notificación cuando la incidencia entra en este estado. Se gestionan como una lista, así que un mismo estado puede enviar varios. Si el estado no manda correo, o el correo no necesita adjuntos, esta pestaña se queda vacía sin ningún problema.

Consulta diaria

Control de presencia · Resumen diario

Una fila por empleado y día. Es la pantalla de cabecera para revisar: da el total del día, el total retribuido y el no retribuido, y permite bajar al detalle sin cambiar de pantalla.

Dentro de la ficha hay dos paneles embebidos: los tramos individuales del día y los totales por tipo de actividad. Con eso se resuelve la mayoría de las consultas sin abrir el detalle. La columna de horas suma además en el pie del listado el total del periodo filtrado.

Cosas del listado que conviene saber:

• El filtro de fecha viene por defecto al primer día del mes en curso.
• El filtro de departamento es temporalizado: busca el departamento vigente en la fecha del registro, no el actual.
• El filtro de oficina acepta tanto empleados asignados a esa oficina como fichajes hechos desde terminales instalados en ella.
• El estado es de solo lectura: solo cambia por el circuito de aprobación. Las horas de inicio y fin del día también, porque se calculan desde los tramos.

Control de presencia · Detalle

Los tramos, uno por fila. Es la pantalla del día a día para revisar y corregir fichajes concretos.

Qué trae la ficha de un tramo

Un solo bloque de datos generales: empleado, fecha, fecha y hora de inicio, fecha y hora de fin, tipo de tramo, estado del día, total de minutos, total de tiempo y los dispositivos de entrada y de salida. Debajo, los datos de auditoría del registro (creado, creado por, actualizado, actualizado por) y el panel del histórico de datos técnicos con todos los eventos de ese tramo.

Histórico de datos técnicos

Responde a «¿quién tocó este fichaje, cuándo y desde dónde?». Una fila por cada cosa que le ocurre a un tramo, con el contexto de quien la provocó.

Al abrir una fila se ve el evento completo, en cinco bloques más los datos del registro:

• Datos generales — empleado, fecha de la jornada, fecha y hora del fichaje, tipo de evento, lado del tramo, tramo de fichaje y registro diario.
• Quién y desde dónde — si lo hizo la máquina, qué proceso, el entorno, la vía, el dispositivo y la configuración de control de presencia que estaba vigente.
• Datos técnicos — IP, oficina según IP, oficina según localización, coordenadas con enlace a Google Maps, precisión de la localización, error de geolocalización e información técnica del navegador o del proceso.
• Valores posteriores — cómo quedó el tramo: inicio, fin, total de minutos, tipo, estado y observaciones.
• Valores anteriores, solo en modificaciones — cómo estaba antes. Comparando los dos bloques se ve exactamente qué se cambió.
• Datos del registro — creado y modificado, con sus autores.

El tramo aparece como identificador sin enlace, a propósito: si el tramo se borró, la fila tiene que seguir siendo legible aunque el destino ya no exista.

Detalles a tener en cuenta:

• La fecha y hora del fichaje es el instante real del evento, no cuándo se guardó la fila: los terminales y las cargas masivas registran fichajes de días pasados.
• Los datos técnicos de una modificación o un borrado son los de quien hizo el cambio —normalmente RRHH desde el gestor—, no los del empleado cuando fichó. Es justo lo que este histórico viene a aclarar.
• Un campo vacío significa que ese dato no existe para ese evento, no que se haya perdido: un fichaje de terminal no tiene «vía», y un evento automático no tiene autor porque quién lo hizo está en Proceso.
• El listado se puede exportar a CSV con todos los campos de la ficha.

Incidencias de fichajes

Una incidencia es una alerta que se abre cuando lo fichado no coincide con lo esperado. Se genera de madrugada, al revisar el día anterior, y solo cuando la desviación supera la flexibilidad configurada. Para resolverla, se pueden consultar los datos de la incidencia, los fichajes, las horas extra, los permisos y vacaciones del día, así como la evolución de los estados del proceso.

El cálculo descuenta del horario teórico las vacaciones, los permisos, las bajas y los festivos, así que un día de vacaciones no genera un «no trabajado». No se abre incidencia si ya hay una activa para ese empleado y ese día, si el registro está pendiente de aprobación, si queda un tramo abierto o si la desviación cabe en la flexibilidad.

La ficha

Reúne en una pantalla todo lo necesario para decidir: horario teórico del día, turno del calendario, horas fichadas, y tres paneles con los fichajes del día, las horas extra y las vacaciones o permisos de esa fecha. A diferencia del registro diario, aquí el estado sí es editable a mano, además de cambiar por el flujo. El color de la fila en el listado refleja el estado actual.

Desde la ficha se aplica una de las siete acciones de resolución. Cada una queda anotada con quién la hizo, cuándo y con qué datos, y hace avanzar la incidencia al estado configurado para ella.

Historial de acciones de incidencias

Cada acción aplicada a una incidencia deja aquí una fila: quién la hizo, cuándo, con qué datos y el texto del motivo. Es lo que hace auditable la resolución.

Su uso práctico es diagnosticar. Cada fila lleva una marca de si la acción se llegó a ejecutar. Si esa marca dice que no, el motivo está escrito en la propia fila. Es el primer sitio al que mirar cuando alguien dice «resolví la incidencia pero no ha pasado nada».

Presencia no registrada

Los empleados activos que no tienen ningún fichaje en una fecha, con un código de color que explica por qué:

Dos filtros: la fecha a consultar y un sí/no para aislar solo los que no tienen justificante, que es la consulta que se hace en la práctica. Cada fila enlaza directamente a la pestaña de presencia de la ficha del empleado.

Resumen por tipo de actividad

Una fila por tipo de actividad y día, con los minutos totales, los retribuidos y el tope de retribuidos que tenía ese tipo.

Se recalcula sola cuando cambia cualquier tramo del día, así que aquí no se edita nada. Se mira para responder «¿cuánto tiempo de este día fue pausa y cuánto se pagó?» sin sumar tramos a mano.

Errores de fichaje

La pantalla a la que mirar cuando un empleado dice «no me deja fichar». Recoge los fallos que el módulo detecta, sobre todo problemas de geolocalización: si alguien rechaza el permiso de ubicación o su dispositivo no consigue posicionarse, el intento queda anotado aquí con el error concreto que devolvió el navegador.

También recibe los avisos internos del histórico de datos técnicos, de forma que si una fila de histórico no se pudo escribir queda constancia sin que eso tumbe el fichaje.

Fichajes para incidencias

Vista igual al control de presencia - detalle pero con el alta desactivada. Existe para poder mostrar los tramos del día dentro de la ficha de una incidencia sin dar desde ahí la posibilidad de crear tramos nuevos: para eso está la acción de resolución, que además deja rastro.

Comentarios

Anotaciones con fecha y texto, ordenadas de la más reciente a la más antigua. Cuelgan de la pantalla de disponibilidad de equipo, no de un fichaje concreto.

Vistas de manager

Registros para managers

Igual que control de presencia - detalle acotada a los empleados de los que quien la abre es manager. Mismos campos, mismos filtros, mismas columnas; lo único que cambia es el conjunto de filas.

Está pensada para el manager que trabaja en el área de gestión en lugar de en el portal.

Registros para managers de oficinas

Igual que la anterior pero por centro de trabajo: los empleados de las oficinas de las que quien abre la pantalla es responsable. Incluye también a quien ya no tiene ubicación vigente pero cuyo último contrato fue en esa oficina.

Terminales

Dispositivos de control de presencia

Los terminales físicos: número de serie, nombre, modelo, firmware, tipo, la oficina donde está instalado y la última vez que se conectó. La entrada de menú solo aparece si la integración de dispositivos está activada en la plataforma.

El campo que más consecuencias tiene es la oficina. Si la aprobación de fichajes está en manos del responsable de oficina, esa decisión se toma con la oficina del terminal; un terminal sin oficina hace que la aprobación caiga en el manager jerárquico.

Cómo se comporta un fichaje de terminal:

• No se valida la ubicación nunca: el terminal está donde está.
• Se respeta la hora mínima para empezar a fichar.
• Se corrige el horario de verano automáticamente.
• Se descartan las marcas fuera de la semana anterior y posterior al día en curso.
• Se controlan los duplicados: una marca reenviada por el equipo no se duplica.
• El tipo que marque el empleado en el equipo se ignora: el tramo se crea siempre con el tipo principal.

Dispositivos por oficina

La anterior acotada a los terminales instalados en las oficinas de las que quien abre la pantalla es responsable, y sin poder dar de alta terminales nuevos. Sirve para que un responsable de centro consulte y mantenga sus equipos sin ver los del resto de la organización.

Empleados en dispositivos

La relación empleado ↔ terminal, con el número que ese empleado tiene dentro del equipo. Ese número es el que viaja en cada marca de tiempo, y es cómo el sistema sabe a quién corresponde un fichaje.

Huellas y caras

Las plantillas biométricas registradas de cada empleado: una fila por dedo, más el patrón facial en los equipos de reconocimiento facial. El enrolamiento se hace desde el propio terminal y la plantilla se guarda aquí en el momento.

Esta pantalla es la que hay que revisar cuando alguien dice que el terminal no le reconoce: si no hay filas, el enrolamiento no llegó a completarse y hay que repetirlo en el equipo.

Informes

Informe de control de presencia

El informe de cabecera para cerrar un mes. Son dos pantallas: una de filtros —periodo, empresa, área, departamento, puesto, oficina, manager, sexo, empleado— y una de resultado con una fila por empleado.

Lo que lo hace útil y a la vez confuso es que las columnas se activan una a una, así que dos personas pueden ver informes muy distintos. Las disponibles son: hábiles, hábiles + descanso, descuento por descanso, festivos, absentismo, vacaciones, permisos, horas extra, horas disfrutadas, compensación y libres, bajas, teletrabajo, efectivas —la obligación neta—, trabajadas, desviación, porcentaje de ausencias y, si se usa reporte de horas, las trabajadas según timesheet con su propia desviación.

Las columnas de permisos y de horas extra se despliegan para ver el detalle por tipo. Todo exportable a Excel.

Reporte de control diario

Igual de filtros que el anterior, pero el resultado es una fila por empleado y día en lugar de una por empleado. Trae los datos del empleado, el resumen del día —total, total retribuido y total no retribuido— y dos opciones que lo cambian bastante:

• Mostrar el desglose por tramos: añade un bloque de columnas por cada tramo del día, con su inicio, su fin, su tipo y su total. El informe se ensancha tanto como el día con más tramos.
• Incluir empleados sin fichaje: saca también a quien no fichó, con el día en blanco. Es la forma de usar este informe como control de ausencias.

Exporta a Excel con filtro automático, cabecera fija y filas alternadas, listo para trabajar sobre él.

Herramientas

Carga de fichajes desde Excel

Importa fichajes en masa desde un fichero de un lector externo que no tenga integración directa. El fichero necesita una fila por marca con: fecha y hora, identificador del empleado en el lector, nombre, si es entrada o salida, y el centro.

Tiene dos pasos y hay que usarlos en orden: vista previa, que muestra lo que se va a cargar sin guardar nada e indica qué marcas ya existen; y carga, que la ejecuta.

Portal del empleado

Control de acceso

Mi registro de jornada

De arriba a abajo:

• Los botones de fichaje, si se ha decidido mostrarlos también aquí y no solo en la cabecera.
• Tres gráficas circulares —día, semana y, si está activada, mes— con las horas hechas sobre las esperadas. Verde cuando la jornada está cumplida, rojo cuando faltan horas.
• El calendario del mes, con festivos, vacaciones y permisos marcados. Al pulsar un día, la tabla se sitúa en su semana.
• La tabla de tramos de la semana, con tipo, horas y total del día, y flechas para moverse de semana.

Permite la edición y el borrado de un tramo. Además, la opción de añadir un registro manualmente.

Las seis prohibiciones que se configuran en el configurador:

Si el botón de fichar sale en gris

Cuando un empleado tiene control de presencia pero hoy no puede fichar, el botón ya no desaparece: aparece en gris y no responde, y al pasar el ratón por encima se le indica el motivo.

Ocurre en los dos sitios donde hay botón de fichar: el portal del empleado y la barra superior de la intranet de los gestores.

Lo que ve el empleado	Qué pasa
«No puede fichar porque no tiene un contrato vigente a día de hoy.»	No tiene contrato en vigor con fecha de hoy
«No puede fichar porque hoy es festivo.»	Hoy es festivo en su calendario de festivos
«No puede fichar porque hoy está de vacaciones.»	Tiene una solicitud de vacaciones aprobada para hoy
«No puede fichar porque hoy tiene un permiso retribuido.»	Tiene un permiso retribuido aprobado para hoy
«No puede fichar porque hoy es un día de compensación.»	Tiene un día de compensación aprobado para hoy
«No puede fichar porque hoy no es un día laborable según su calendario.»	Su jornada no tiene horas asignadas para hoy
«Le aplican N configuraciones de control de presencia y solo puede haber una...»	Error de configuración. Ver A quién aplica

En el móvil

No hay ratón: el motivo aparece manteniendo pulsado el botón.

Registro de jornada del manager

Donde el manager ve los tramos de su equipo y, sobre todo, donde aprueba o rechaza. Las modificaciones pendientes salen primero en el listado.

Quién aprueba se decide en el configurador: el manager jerárquico o el responsable de la oficina desde la que se fichó. Los sustitutos de manager, si están configurados para recibir notificaciones, ven y aprueban igual que el titular.

Informe del manager

La versión resumida del Informe de control de presencia dentro del portal: una fila por empleado del equipo con las horas hábiles, las trabajadas, las de vacaciones, festivos y bajas, las efectivas y la desviación. Con filtros y exportación a Excel.

Es la pantalla de «cómo va mi equipo este mes», frente a Registro de jornada del manager, que es la de «qué tengo que aprobar hoy».

Incidencias en el portal

La misma pantalla sirve a tres perfiles: el empleado ve solo las suyas y las consulta, sin poder resolverlas; el manager ve las de su equipo más las que le hayan asignado; el responsable ve únicamente las asignadas a él.

Sin pantalla propia

Los cuatro procesos automáticos

Los cuatro tienen que estar programados en la plataforma.