Configuración de procesos de políticas y procedimientos de RRHH

Veamos un ejemplo con los procesos de selección. Esto será extrapolable al resto de procesos:

• procesos de incidencias de fichaje
• procesos de solicitudes de partes de horas
• procesos de solicitudes de traslado y desplazamiento
• procesos de solicitudes de nuevos puestos
• procesos de solicitudes de planes de carrera
• procesos de solicitudes de cambios

Ejemplo: definir procesos de selección de evaluadores 

Desde aquí realizaremos una preinserción, donde podremos configurar

• Posición
• Nombre

A continuación cumplimentaremos los campos del gestor sobre:

• quién gestiona la solicitud
• flujo
• programar avance
• plantillas de documentos

En la configuración de los estados, es posible realizar las siguientes acciones:

• Definir las plantillas de correo electrónico que se enviarán automáticamente en cada estado, así como los destinatarios de dichos correos.
• Definir el orden de los estados, estableciendo un flujo claro.
• Determinar el estado inicial del proceso.
• Especificar si el estado requiere una aprobación, rechazo, o si simplemente avanza al siguiente estado de manera automática.
• Configurar el estado final, que marca la conclusión del proceso.

Pestaña Datos Generales

Campos:

• Posición
• Aplica a
• Activar evento especial, opciones:
  • permitir eliminar solicitudes por el empleado en este estado
  • permitir solicitar cancelaciones por el empleado en este estado
  • permitir realizar la ncuesta en este estado
  • permitir ver en el listado la encuesta al llegar a este punto
  • ignorar estas solicitudes cuando se calcule el máximo que puede solicitar un
  • saltar a este paso al solicitar cancelación
• Nombre: del estado
• Estado inicial del proceso: Sí/ No
• Estado final del proceso: sÍ/No
• Quién gestiona la solicitud, seleccionamos entre las siguientes opciones:
  • Empleado
  • Empleado que realiza la solicitud
  • Empleado sobre el que trata la solicitud
  • Empleado del proceso relacionado
  • Responsable del departamento
  • Responsable de área
  • Responsable de la oficina
  • Manager
• Permitir edición en el back: Sí/No
• Permitir edición en el portal: Sí/ No
• Color

Plantillas de correo

Las plantillas de correo que se vayan a asociar al estado deberán ser creadas por el usuario, si no sabes como hacerlo puedes ver el siguiente tutorial : https://wiki.yunbitsoftware.com/plantillas-de-email-como-editar-las-plantillas/

Cuando creemos nuestra plantilla deberemos rellenar el campo mail del emisor, el cual será el mail desde el que se va a mandar la plantilla que hemos creado.

Envío de mails a

En este apartado vamos a elegir los destinatarios de los mails y tenemos los siguientes apartados:

• Enviar a: En este apartado tendremos un seleccionable en el que elegiremos a la persona a la que queremos enviar el mail con las siguientes opciones (Responsable departamento, Responsable área, Email externo y Empleado).
  • Responsable departamento: Envía el mail al responsable del departamento que se ha marcado en la pestaña del proceso de selección, si el campo DEPARTAMENTO del proceso de selección no está relleno, el mail no se enviará a ningún responsable de departamento.
  • Responsable área: Envía el mail al responsable del área que se ha marcado en la pestaña del proceso de selección, si el campo ÁREA del proceso de selección no está relleno, el mail no se enviará a ningún responsable de área.
  • Email externo: Si se elige esta opción se deberán introducir los mails de los destinatarios separados por comas (ej: rrhh@yunbit.es,director@yunbit.es ).
  • Empleado: Si se elige esta opción se deberá de elegir entre los empleados al destinatario del correo.

TIPO DE RECEPTOR

• En copia: En este apartado indicaremos si el mail elegido será el destinatario del mail o irá en copia del mismo, solo puede haber un destinatario que tendrá marcado EN COPIA a "No" y el resto de mails irán en copia y deberán tener marcado EN COPIA a "Sí".

Pestaña Configurar flujo

Seleccionamos entre dos tipos de flujo adicionales:

• Aprobación/ rechazo
• Definir siguiente estado

Email con proceso de aprobación

Si se tratara de un email con proceso de aprobación nos aparecerá la siguiente información:

• Email a enviar para aprobación
• Estado al que cambia si aprueba
• Email enviar para rechazo
• Estado al que cambia si rechaza

Pestaña programar avance

• Siguiente estado programado: seleccionar entre los creados
• Número de días para avanzar: seleccionar entre los creados
• Día de la semana para avanzar: elegir de lunes a domingo

Pestaña plantillas de documentos

Los cambios entre estados serán de una forma u otra dependiendo de que lo hayamos marcado en el campo Tipo de mail de dicho estado:

• Si se pulsa sobre el botón APROBAR, se mandará un mail usando la plantilla de email que hayamos definido en dicho estado en el campo de EMAIL A ENVIAR PARA APROBACIÓN y se cambiará el estado del proceso de selección al estado que se ha definido en el campo ESTADO AL QUE CAMBIA SI APRUEBA y posteriormente se mandará el mail cuya plantilla se encuentre en el campo PLANTILLA DE E-MAIL del siguiente estado.
• Si se pulsa sobre el botón RECHAZAR, se mandará un mail usando la plantilla de email que hayamos definido en dicho estado en el campo de EMAIL A ENVIAR PARA RECHAZAR y se cambiará el estado del proceso de selección al estado que se ha definido en el campo ESTADO AL QUE CAMBIA SI RECHAZA y posteriormente se mandará el mail cuya plantilla se encuentre en el campo PLANTILLA DE E-MAIL del siguiente estado.

• Mail informativo: cuando durante el proceso de selección se elige un estado con esta opción, al cambiar a dicho estado se enviará el mail con la plantilla que se ha introducido en el campo PLANTILLA DE E-MAIL del estado.
• Mail con proceso de aprobación: cuando durante el proceso de selección se elige un estado con esta opción, al cambiar a dicho estado se enviará el mail con la plantilla que se ha introducido en el campo PLANTILLA DE E-MAIL del estado al igual que con el mail informativo, con la diferencia de que este estado no nos permitirá cambiar de estado libremente, sino que tendremos que aprobar o rechazar para poder cambiar al siguiente estado mediante los botones que nos encontraremos en la parte superior izquierda de la página.