Acciones de Entrada/Salida

ÍNDICE DE CONTENIDOS:
• Envío/avisos de acciones de entrada -salida manuales o automáticas
• Acciones entrada/salida - CAMPO: ¿Es fin contrato?
• Categorías y subcategorías de Acciones de Entrada/Salida
• El gestor de categorías
• El envío de email de aviso automático al responsable asignado u otros contactos
• Plantilla por defecto
• Acciones de entrada y salida
• Al insertar o acceder a cada registro vemos los campos a cumplimentar y pestañas de acceso a funcionalidad y registros:
• Pestaña datos generales
• Pestaña Puesto
• Pestaña Empleado
• Datos de contrato en el empleado
• Listado acciones/ empleados
• Control y firma de acciones de entrada y salida desde el portal del empleado

A continuación vemos cómo apoyar los procesos de onboarding (entrada, plan de acogida, bienvenida, cambio de puesto de trabajo ...), y salida (cambio de puesto, despido, fin de contrato, ...) desde las aplicaciones de recursos humanos de Yunbit, para que las tareas asociadas a dichos procesos sean más ágiles a nivel administrativo y estén mejor controladas.

IMPORTANTE: Las acciones de entrada y salida están asociadas al puesto de trabajo.

Envío/avisos de acciones de entrada -salida manuales o automáticas

Según la configuración de la plataforma, las acciones de entrada pueden ser enviadas de manera automática (en el momento de creación del contrato y asignación del puesto) o manual (a través de un botón).

• El envío automático va bajo variable

Las acciones de salida se pueden generar avisos mediante:

• tarea programada para que se envíen un día antes de la fecha del fin del contrato; las acciones de salida se crean en el mismo momento que las de entrada, pero se envían mediante tarea programada a las 3:00 de la mañana de 1 día antes y 5 días antes, por lo que no se reciben en el momento si no cuando se ejecute en el sistema la tarea;
• comprobación en la modificación de los datos del empleado para si es fin de contrato y se pone la fecha de fin del contrato el mismo día, el día siguiente o una fecha anterior, se manda en el momento las acciones de salida;
• botón 'ENVIAR ACCIONES DE SALIDA O ENTRADA', en la ficha del empleado, al lado del botón de "enviar acciones de entrada". Los botones de enviar acciones de entrada y salida se encuentran en el listado de acciones (entrada / salida), para poder seleccionar las que se desea enviar.

Acciones entrada/salida - CAMPO: ¿Es fin contrato?

• En el gestor ACCIONES (ENTRADA / SALIDA) DE OTROS CONTRATOS (GEA-HR/InheritedEmployeePositionActions.php) al que se podrá acceder desde la pestaña de ACCIONES (ENTRADA/SALIDA) de los contratos muestra todas las acciones heredadas de los contratos anteriores que no han finalizado, por lo que:
  • Si el contrato anterior tiene el campo ES FIN DE CONTRATO = NO las acciones de este se verán en el contrato actual.
  • Si no, no se verán, ya que no hereda acciones.
  • NOTA: Sólo se permite la modificación de sus registros. Si se desea eliminar una acción se debe eliminar en el contrato que se ha creado.
• Lógica del sistema:
  • Si se realiza un cambio de contrato con el mismo puesto y el campo ES FIN DE CONTRATO = NO
    • NO se crearán ni enviarán nuevas acciones.
    • Se verán las acciones del contrato anterior, en el gestor anteriormente comentado.
    • NO se enviarán las de salida, ya que como hemos comentado en el punto anterior, se cambian de fecha.
  • Si se realiza un cambio de contrato con distinto puesto y el campo ES FIN DE CONTRATO = No
    • Sólo se crearán/enviarán las que no coincidan.
    • Se verán las acciones del contrato anterior, en el gestor anteriormente comentado.
    • NO se enviarán las de salida, ya que como hemos comentado en el punto anterior, se cambian de fecha.
  • Si se realiza un cambio de contrato con mismo o distinto puesto y el campo ES FIN DE CONTRATO = SI
    • No se toca nada de las acciones del primer contrato y se envían de salida lo que corresponda.
    • Se crearán/enviarán todas las que corresponda del segundo.

Categorías y subcategorías de Acciones de Entrada/Salida

Cada una de las acciones de entrada/salida puede categorizarse en un grupo.

Para administrar dichos grupos, hay que acceder desde el perfil de Responsable de RRHH a la aplicación de Organización >> Puestos >> Acciones Entrada/Salida:

La ficha de la categoría de acciones entrada/salida

• Nombre de la categoría
• Estado
• Responsable
• Requiere firma: Sí/no activa la opción el el portal de firma para entrada y salida de material.
• Plantilla de email
• Plantilla para pdf
• Registro de emails

Cada categoría se puede dividir en diferentes subcategorías.

El gestor de categorías

Se crearán las que se necesiten teniendo en cuenta que el responsable que pongamos será al que le llegue el email con sus acciones correspondientes.

Dentro del campo de “Necesidades del puesto”, se puede elegir uno o varios de los valores que se hayan dado de alta previamente en el gestor de “Acciones de Entrada/Salida”.

El envío de email de aviso automático al responsable asignado u otros contactos

Además, podremos configurar el "Envío de emails a" según necesidades: el sistema enviará al responsable que hayamos añadido y a todos los emails que hayamos configurado (destinatarios de correo).

Desde estos gestores (categoría y subcategoría de acciones de entrada/salida) tras el campo responsable tenemos el de plantilla de email que podremos personalizar tal y como necesitemos. En la pestaña "AYUDA" de las plantillas veremos toda la información que podemos incluir:

NOTAS sobre los envíos de email de aviso

• Los envíos se activan bajo dos variables: botonEnvio_Acciones_ES y botonEnvio_Acciones_SAL (esto ya estaba) y sin estas variables NO se realiza algún envío.
• Las acciones de entrada se pueden enviar de dos maneras:
  • Envío automático al crear un nuevo contrato que se realiza únicamente en el momento en que hay un cambio de contrato y puesto de trabajo y SOLO se envían las del contrato nuevo.
  • Envío a través de un botón superior que aparece en el contrato: que envía todas las acciones de entrada no completadas de ese contrato.
• Las acciones de entrada se pueden enviar de dos maneras:
  • Envío automático al crear un nuevo contrato que se realiza únicamente en el momento en que hay un cambio de contrato y puesto de trabajo y SOLO se envían las del contrato anterior, es decir, las del contrato finalizado.
  • Envío a través de un botón superior que aparece en el contrato: que envía todas las acciones de salida no completadas de ese contrato.

Plantilla por defecto

Si no asignamos ninguna plantilla; el sistema añade automáticamente una por defecto (idioma_ACTIONS) con la siguiente información:

"Hola {Actions.EMPLOYEE_MANAGER_NAME}  --> Nombre y apellido

Se le han asignado acciones a realizar sobre el empleado {Actions.EMPLOYEE_NAME}  --> Nombre y apellido

Categoría/Subcategoría: {Actions.CATEGORY}/{Actions.SUBCATEGORY}

• Acción: {Actions.ACTION}
• Tipo: {Actions.CHECK_TYPE}
• Descripción: {Actions.DESCRIPTION}
• Puedes acceder al registro desde aquí para indicar cuando está realizado"

NOTA: dicha plantilla se enviará al responsable que debe realizar/completar la acción.

• se envía el correo de aviso 5 días antes de la finalización del contrato;
• se envía el correo de aviso 1 días antes de la finalización del contrato;
• si se pone la fecha de fin del contrato el mismo día o una fecha anterior, se manda en el momento las acciones de salida.

Acciones de entrada y salida

Para administrar estos datos, hay que acceder desde el perfil de Responsable de RRHH a la aplicación de Organización >> Puestos >> Acciones Entrada/Salida:

NOTA: los avisos se crean en función de las acciones de entrada/salida que tiene asociado el empleado en el momento de dar de alta su contrato (es decir, no se añaden los posteriores cambios o inserciones en estos gestores).

Al insertar o acceder a cada registro vemos los campos a cumplimentar y pestañas de acceso a funcionalidad y registros:

Pestaña datos generales

Pestaña Puesto

Insertamos los puestos a los que aplica:

Pestaña Empleado

Mediante el botón insertar podemos completar/modificar el siguiente gestor:

El responsable lo podemos completar a nivel de categoría/subcategoría (según necesidades) teniendo en cuenta que prevalece subcategoría.

Datos de contrato en el empleado

Una vez configurado, cada vez que creemos un contrato con un puesto (Ficha empleado), en dicho contrato, pestaña de Acciones se crearán las correspondientes y se enviará el mail.

Desde los datos de contrato de la ficha del empleado, también se dispone de botones para el envío de esta información.

El botón "Enviar acciones de entrada y salida" permite la visualización de quién lo recibe como principal, quien lo recibe en copia y la visualización de la plantilla con los datos sustituidos. Simplemente debemos seleccionar las acciones y posteriormente hacer "click" en el botón, y visualizaremos algo similar a lo siguiente.

Listado acciones/ empleados

También podremos ver todas las acciones que se han creado para un contrato de un empleado en Listado Acciones/Empleados.

Desde este listado se podrá entrar y cambiar el estado a Completado.

Desde el portal del empleado podemos generar firma del material entregado (recursos).

Control y firma de acciones de entrada y salida desde el portal del empleado

Para mantener el control y firma de acciones de entrada y salida en el Portal del empleado, primero deberemos de configurar dichas acciones en los gestores correspondientes.