El Gestor de Envíos de Email de Empleados permite configurar distintos tipos de envíos automáticos de información relacionados con empleados, tanto para:
Altas / modificaciones
Bajas
Cada envío se ejecuta manualmente desde la ficha del empleado mediante botones configurables, enviando la información de un único empleado según la configuración definida.
Localización del gestor
Para acceder a la configuración de estos envíos y gestionar los botones disponibles en la ficha del empleado:
Dirígete al índice del sistema
Busca: “envíos de alta”
Desde esta sección podrás:
Crear nuevas configuraciones de envío
Modificar configuraciones existentes
Gestionar los botones que aparecerán en la ficha del empleado
Funcionamiento general
Cada configuración define un tipo de envío. Los envíos aparecen como botones en la ficha del empleado.
Al ejecutarse:
Se recopilan los datos configurados.
Se genera el contenido del email.
Se envía al destinatario indicado.
Opcionalmente, se puede generar un fichero A3.
Estructura del gestor
El gestor se organiza en 5 pestañas principales:
1. Datos Generales
En esta pestaña se define la configuración base del envío.
Campos disponibles:
Título identificativo: Nombre interno de la configuración.
Tipo de envío:
Alta / modificación
Baja
Posición del botón: Define la ubicación del botón en la ficha del empleado.
Estado: Activo / Inactivo.
Nombre del botón: Texto visible en la ficha del empleado.
Color del botón: Permite diferenciar visualmente el tipo de acción.
Generar fichero A3: Indica si se debe generar un fichero adicional en formato A3.
Datos del registro: Bloque informativo (solo lectura):
Fecha de creación
Creado por
Fecha de actualización
Actualizado por
2. Configuración del Envío
Aquí se define cómo y a quién se envía el email.
Campos disponibles:
Plantilla de email: Define el contenido y formato del correo.
Receptor: Dirección principal del envío (solo uno).
Emails en copia (CC): Se pueden añadir múltiples destinatarios en copia.
3. Campos del Envío
Permite definir qué información del empleado se incluirá en el email.
Funcionamiento: Se muestra una tabla donde se pueden añadir tantos campos como se necesiten.
Cada campo incluye:
Posición: Orden en el que aparecerá en el envío.
Título: Identificador del campo en el email.
Tabla de datos: Origen de la información:
Usuarios
Información del empleado
Último contrato
Últimos datos de localización
Cuenta bancaria activa
Campo de base de datos: Campo específico que se enviará.
Obligatorio: Indica si el campo debe tener valor para permitir el envío.
Importante
Para garantizar una correcta configuración de los campos del envío, es necesario contactar con el equipo de soporte.
Se deberá indicar:
Qué información se desea enviar
De qué origen deben obtenerse los datos (usuarios, empleado, contrato, etc.)
Cualquier requisito específico del envío
Si existen campos obligatorios
Formato o estructura deseada
El equipo de soporte se encargará de validar y configurar correctamente los campos en base a estas necesidades.
4. Categorías de Documentos
Permite asociar documentación del empleado al envío.
Funcionalidad:
Seleccionar categorías de documentos
Los documentos del empleado pertenecientes a esas categorías:
Se adjuntarán al email
Se incluirán en el envío automáticamente
5. Envíos Realizados
Histórico de ejecuciones de la configuración.
Información disponible:
Registro de todos los envíos realizados
Permite:
Consultar envíos anteriores
Revisar qué datos se enviaron
Auditar el uso de la configuración
Resumen
Este gestor permite:
Configurar envíos de email totalmente personalizados
Controlar qué información se envía y cómo
Asociar documentos automáticamente
Ejecutar envíos fácilmente desde la ficha del empleado
Mantener trazabilidad de todos los envíos realizados
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Técnicas o necesarias / preferencias
Siempre activo
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Preferencias
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