Registro de facturas a partir de PDF - Invofox

Gracias a la tecnología OCR de Invofox, Yunbit ofrece la posibilidad de registrar facturas de gasto en el sistema a partir del documento PDF, sin necesidad de teclear a mano todos los datos.

Para acceder a esta funcionalidad podemos partir desde una factura existente (normalmente una proforma registrada como previsión de gasto), o podemos darla de alta desde cero.

Crear factura desde cero

Debemos ir a la administración del módulo financiero y navegar a la opción de menú Cargador de facturas / Procesar documentos para convertir en facturas.

Como se ve, podemos introducir información analítica: proyecto asociado, departamento, país, categoría y subcategoría. Si se rellenan algunos o todos estos campos, esos valores se copiarán a los conceptos que se creen para las facturas convertidas. Si la categoría o subcategoría tienen asociada cuenta contable, también se asignará para facilitar la contabilización de las facturas una vez se acepten.

Cuando arrastramos el fichero o ficheros que queramos subir al área etiquetada con "Suelte aquí los archivos", aparecen en un listado. El proceso se arranca pulsando el botón Comenzar la carga.

Aparece una fila por cada documento subido. Se envían todos a una cola de procesos; desde ahí se envían a Invofox, que procesa la conversión y notifica a Yunbit cuando termina con cada uno. Pulsando Actualizar vista podemos ver el progreso de la operación.

Una vez Invofox haya recibido el documento, el estado cambia de Subido a Enviado a procesar; a partir de aquí tenemos un enlace etiquetado Acceder a interfaz Invofox, donde podemos ver la información que se detecta y convierte.

Si la conversión se realiza sin errores, el estado cambia a Convertido a factura; y aparece un enlace directo a la factura.

Si hay problemas, el estado puede ser Procesado con fallos o Procesado con errores. En algunos casos se muestra directamente un texto que indica la causa del problema; en otros, se debe acceder a Invofox para revisarlo.

Un posible problema es que el sistema de Invofox no tenga confianza total en que los datos se han interpretado correctamente, en ese caso, la factura queda en estado Pendiente de corrección.

El enlace Acceder a interfaz Invofox nos abre una pestaña nueva en la que vemos la interfaz nativa de Invofox. Desde aquí podemos revisar que los datos extraídos de la factura sean los correctos, y en algunos casos, corregirlos.

El enlace Opciones en la zona superior derecha despliega lo que podemos hacer con la factura:

• Si estaba en Pendiente de corrección y estamos satisfechos con los cambios (o no había que cambiar nada), la podemos cambiar a estado Corregido.
• Si, por el contrario, estaba en Corregido pero vemos que hay que modificar cosas, la podemos cambiar a Pendiente de corrección.
• Si el sistema ha cometido errores que no se pueden corregir desde aquí (por ejemplo, una línea completa o alguna zona de la factura que no haya podido leer), se puede Solicitar revisión. Esto hará que un asistente humano revise y corrija el proceso.
• En algunos casos (por ejemplo, si el documento ya se ha subido y procesado anteriormente), la factura queda en estado Descartada y no se puede cambiar.

Una vez estemos satisfechos con la información extraída, podemos cerrar la pestaña de Invofox y volver a Yunbit. Si la factura estaba Pendiente de corrección y la hemos cambiado a Corregido, tendremos que volver a pulsar Actualizar vista.

Tanto si la conversión se ha efectuado a la primera, como si entramos a Invofox a aceptar la corrección, aparecerá la factura en nuestro sistema como si la hubiéramos dado de alta a mano o por otra vía. La pantalla nos mostrará un enlace que nos llevará a la ficha de la factura para gestionarla normalmente.

Si subimos un documento que Invofox no haya procesado anteriormente, pero que coincida con una factura ya presente en el sistema, el estado del proceso cambia a Factura duplicada.

Subir o procesar documento de factura existente

Veremos que en la ficha de la factura hay un botón etiquetado Procesar documento.

Si lo pulsamos, nos llevará a esta pantalla.

Si la factura ya tiene un PDF asociado (que no se haya procesado ya), podemos elegir entre utilizar ese o subir uno nuevo.

Una vez subido o seleccionado el documento, el proceso es análogo al descrito anteriormente: hay un botón Actualizar vista para seguir el progreso de la conversión, y si es necesario acceder a Invofox para revisar o confirmar, aparecerá el enlace correspondiente. La diferencia es que, en vez crear la factura automáticamente, nos aparecerá un botón de Modificar factura, y una tabla que muestra las diferencias entre los datos almacenados en Yunbit y los extraídos del documento. Podemos revisar que los cambios que se van a realizar son correctos, y confirmarlos pulsando el botón.

División de perfiles

Puede ser útil en una organización que la persona que sube los documentos y la que los valida no sean la misma. El proceso con esta responsabilidad dividida sería:

• La persona encargada de subir facturas sigue el proceso hasta el punto en el que el documento está subido al sistema. No es necesario el paso de esperar a que esté procesado en Invofox.
• La persona encargada de validar facturas puede acceder al gestor de documentos subidos, y filtrar por el estado Enviado a procesar o Procesado con fallos. En la ficha de cada documento hay un botón Procesar documento que llevará a la pantalla en la que se muestra el acceso a Invofox; una vez se valide el documento, actualizando vista se podrá acceder a la factura.