Gestionar las ventas: sector servicios

Los elementos que intervienen en el proceso de venta del sector servicios son los siguientes:

1. Generar propuesta

Accediendo a la pestaña «Propuestas» desde el perfil de Comercial o CRM.

La propuesta contiene la siguiente información:

Pestaña Datos generales

Aquí indicaremos:

• Datos básicos, entre otros:
  • Fecha de venta
  • Id
  • Título de la propuesta
  • Comercial asociado
  • Empresa
  • A quién facturar
  • Estado
  • Estado de aprobación
  • Cumplimiento de criterios
• Contacto: contactos internos.
• Equipo de venta: comerciales y tipo de acceso que tiene cada uno de ellos > lectura o lectura y escritura.
• Acción comercial o registro de acciones comerciales
  • Con diferentes estados: identificada, en estudio, compitiendo, bien posicionada, en compras, ganada, cancelada, perdida. Estos estados, que cambian en función de las acciones comerciales, generan acciones automáticas en el sistema; así cuando la propuesta pasa a «Ganada» se genera automáticamente un proyecto en el módulo de proyectos.

Pestaña Pedidos y documentación

Que además de los campos que muestran la anterior imagen contiene información detallada sobre:

• Condiciones de pago
• Validez de la oferta
• Observaciones
• Documentos asociados

Pestaña Sobre la propuesta

En esta pestaña incluiremos información del siguiente tipo:

• Descripción de estrategia
• Entregables: se trata de un listado informativo sobre pautas o etapas a cumplir.
• Empresas que compiten

Pestaña Escandallo

• Gastos de personal
• Conceptos escandallo
• Análisis de costes
• Análisis de gastos
• Análisis de beneficio

Pestaña Presupuesto

En esta pestaña incluiremos el registro de conceptos económicos que aparecerán en nuestra propuesta (la que enviaremos por email).

Pestaña Timesheet

Esta pestaña incluye el registro de horas empleadas por el equipo interno en la propuesta.

Pestaña Tareas

A través de esta pestaña incluiremos las tareas a desarrollar durante el proceso de venta. Podremos insertar tareas de con las siguientes variables:

• Estado:
  • No empezada
  • En proceso
  • Completada
  • Esperando a alguien
• Prioridad:
  • Normal
  • Alta
  • Baja
• Tipo de tarea:
  • Aprobación proveedor de leads
  • Call conference
  • Email
  • Llamada
  • Visita

Además de: título de la tarea, descripción, categorización, contacto, usuario de creación, …

Pestaña Correos enviados

Los asociados a esta propuesta. Aquí tendremos registro de todo el proceso.

Pestaña Entregables

Esta pestaña permite automatizar una serie de cálculos a esa propuesta: por entregables o vencimientos.

En esta pestaña describiremos si el tipo de cálculo presupuestario será por entregables o por vencimiento. Cambiando ese valor y haciendo click en «Realizar modificación«, saldrán las diferentes opciones:

Por vencimiento

Si es por vencimiento indicaremos:

• Número de vencimientos
• Periodicidad de vencimientos
• Pago inicial

Una vez rellenos estos campos, se generarán los vencimientos según configuración previa.

Por entregable

Si es por entregables deberemos de insertar manualmente los mismos.

NOTA: Cuando una propuesta realizada a través del CRM del sistema se transforma en «Ganada», se genera, de manera automática un proyecto que «arrastrará» los entregables y vencimientos definidos en la propuesta de referencia, que a su vez reflejará las facturas en el ERP.

2. Crear proyecto

Si no se ha creado de manera automática una vez que la propuesta pasa a estado "Ganada", o necesitamos generar varios proyectos para una misma propuesta.

Desde el módulo de gestión de proyectos.

1. Creamos o insertamos el proyecto
2. Asociamos la propuesta (de venta)
3. Cumplimentamos resto de información
   • Equipo de trabajo
   • Información relevante (recuerda que las pestañas se personalizan)
   • Entregables/ Matriz de riesgos
   • Seguimiento del proyecto:
     • Horas estimadas/ contratadas
     • Horas estimadas en solicitudes
     • Horas empleadas
     • Si es o no un proyecto principal
     • Responsable de seguimiento
     • Usuario que se pone en copia de los tickets
     • Listado de solicitudes de trabajo o incidencias
   • Control financiero:
     • Facturas emitidas (ingresos)
     • Facturas recibidas (gastos)
   • Presupuesto:
     • Conceptos de propuestas
   • Escandallo:
     • Perfiles
     • Conceptos (económicos)
     • Análisis de costes
     • Análisis de gastos
     • Análisis de beneficios
   • Tareas:
     • Responsable
     • Estados
     • Descripción
     • Prioridad
     • Tipo de tarea
     • Fecha tope de realización
4. Generar oportunidad de venta:
   • Con diferentes estados
   • Actividades, tareas y eventos
   • Acciones comerciales
   • Entregables del proyecto
5. Generar oferta, aplicando descuentos

Siguiendo este flujo Generar propuesta >> Crear proyecto podremos:

• gestionar de forma eficiente la acción comercial;
• hacer un buen seguimiento de todo el proceso de venta;
• llevar todo el control presupuestario;
• hacer una correcta gestión de proyectos, equipo y recursos.

El sistema genera procesos automáticos en el sistema que ayuda a una gestión eficaz y sencilla.