Solicitudes varias de empleados: pluses y otras solicitudes

ÍNDICE DE CONTENIDOS:
• Configuración (RRHH)
• 1. Antes de empezar
• 2. Crear los tipos de solicitud
• Si eres el empleado
• 3. Hacer una solicitud
• 4. Seguir tus solicitudes
• Si eres manager o responsable
• 5. Cuándo te llega una solicitud
• 6. El listado de solicitudes
• 7. Aprobar o rechazar varias a la vez
• 8. Revisar el detalle
• Gestión desde la plataforma (RRHH)
• 9. Consultar todas las solicitudes
• 10. Dar de alta una solicitud en nombre de un empleado
• 11. Avisos por email

Con las solicitudes varias el empleado pide desde el portal cosas que la empresa define a su medida: un plus de polivalencia, un plus de disponibilidad, horas de guardia, un reembolso... Cada empresa crea sus tipos de solicitud y decide qué datos pide cada uno. Después, el manager o el responsable aprueba o rechaza cada solicitud.

El artículo tiene cuatro partes:

• Configuración (RRHH): cómo se crean los tipos de solicitud.
• Si eres el empleado: cómo hacer una solicitud y seguirla.
• Si eres manager o responsable: cómo aprobar o rechazar las solicitudes de tu equipo.
• Gestión desde la plataforma (RRHH): consultar todas las solicitudes, darlas de alta en nombre de un empleado y avisos.

Configuración (RRHH)

1. Antes de empezar

Para usar las solicitudes varias, pide a soporte de Yunbit que:

• active la sección Solicitudes varias en las zonas del portal que necesites: el área personal (para que los empleados pidan), el área manager y, si lo usáis, el área de gestión;
• configure el proceso de aprobación: quién aprueba, qué estados hay y qué avisos se envían;
• dé permisos sobre las aplicaciones de solicitudes varias a las personas de RRHH que las vayan a gestionar.

2. Crear los tipos de solicitud

Entra en Información de empleados >> Solicitudes varias de empleados >> Tipos de solicitudes varias y pulsa Insertar. Crea un tipo por cada cosa que se pueda pedir (por ejemplo, «Plus de polivalencia»).

Campo	Para qué sirve
Nombre	Lo que ve el empleado al elegir qué pide.
Descripción	Texto de ayuda que ve el empleado en el portal al marcar el tipo: cuándo se puede pedir, qué documento adjuntar, etc.
Activo	Solo los tipos activos se pueden pedir. Desactívalo cuando deje de usarse.
Campos visibles	Qué datos pide el formulario (ver la tabla siguiente).
Campos obligatorios	Cuáles de ellos son obligatorios. Al marcar uno como obligatorio se marca también como visible.
Periodicidad del límite y Máximo de solicitudes por periodo	Cuántas veces se puede pedir: por ejemplo, Mensual y 1 = una vez al mes. Vacío = sin límite.
Categoría y Subcategoría de documentos	Dónde se guardan los documentos que adjunta el empleado, dentro de sus documentos.

Los campos que puede pedir cada tipo son:

Campo	Ejemplo de uso
Importe	Un reembolso o un plus de importe variable.
Mes y año	El mes al que corresponde un plus mensual. Por defecto, el mes y el año actuales.
Periodo (desde - hasta)	Una semana de disponibilidad o unos días concretos.
Nº de horas	Horas de guardia o de formación.
Observaciones	Cualquier aclaración del empleado.
Documento	Un justificante: un solo fichero de hasta 10 MB (PDF, imagen o documento de Word, Excel u OpenOffice).

ℹ️ Cómo se cuenta el límite. Se cuentan las solicitudes del mismo tipo del empleado en el mes o el año, según el mes y año que indicó o, si no lo pide el tipo, la fecha desde del periodo; si tampoco hay periodo, cuenta la fecha de la solicitud. Las solicitudes rechazadas o anuladas no cuentan. Si el periodo puede abarcar dos meses, conviene que el empleado pida cada mes por separado.

⚠️ Un tipo que ya tiene solicitudes no se puede borrar: desactívalo para que no se pueda pedir más y conservar el histórico.

Si eres el empleado

3. Hacer una solicitud

Entra en Solicitudes varias desde tu área personal y pulsa Nueva solicitud.

1. En ¿Qué quieres solicitar? marca uno o varios tipos. Por cada tipo marcado aparece su bloque, con su descripción y, si lo tiene, su límite (por ejemplo, «Máximo 1 solicitudes al mes»).
2. Rellena los datos de cada bloque. Solo se piden los que tu empresa ha configurado para ese tipo. En el periodo, la fecha hasta no puede ser anterior a la fecha desde.
3. Si el tipo pide un documento, adjúntalo.
4. Pulsa el botón de envío que aparece al final del formulario. Su nombre depende de cómo esté configurado el proceso en tu empresa.

Si falta un dato obligatorio o ya has alcanzado el límite de un tipo, verás un aviso que indica qué tipo y qué dato hay que corregir, y no se envía ninguna de las solicitudes del formulario hasta que lo corrijas. Así no queda una parte enviada y otra no.

ℹ️ Si marcas varios tipos, se crea una solicitud por cada tipo, y cada una se aprueba o se rechaza por separado: tu manager puede aprobarte un plus y rechazarte otro. En el detalle de cada una verás «Enviada junto con:» y las demás del mismo envío.

La solicitud llega a tu manager principal, o a quien tu empresa haya configurado como responsable, que recibe un aviso.

4. Seguir tus solicitudes

En Solicitudes varias ves todas tus solicitudes con su fecha, su tipo y su estado. Pulsa en una para ver el detalle. Cuando cambia de estado recibes un email con un enlace a la solicitud.

Estado	Qué significa
Pendiente de aprobación	Tu manager o responsable tiene que revisarla.
Aprobada	Se ha aceptado.
Rechazada	No se ha aceptado. En el detalle verás el motivo de rechazo. No cuenta para el límite: si procede, puedes volver a pedirla.

ℹ️ Los estados y avisos pueden variar si tu empresa ha adaptado el proceso (por ejemplo, con una segunda aprobación de RRHH).

Si eres manager o responsable

5. Cuándo te llega una solicitud

Cuando un empleado te envía una solicitud recibes un email con un enlace a ella y una tarea en el portal, del tipo «Solicitud de Plus de polivalencia de nombre del empleado pendiente de aprobación».

6. El listado de solicitudes

Entra en Área manager >> Solicitudes varias. Si gestionas solicitudes sin ser manager (por ejemplo, desde RRHH), las encontrarás en Área de gestión >> Gestión de solicitudes varias, si tu empresa tiene activa esa sección. Si eres manager, todas te aparecen en el área manager, también las que gestionas por otro motivo.

Para cada solicitud ves el empleado, la fecha y hora de la solicitud, el tipo y el estado. En las que te toca decidir aparecen dos iconos:

• Aprobar (verde): la aprueba directamente.
• Rechazar (rojo): te pide el motivo del rechazo, que es obligatorio y verá el empleado.

7. Aprobar o rechazar varias a la vez

Marca las casillas de las solicitudes y pulsa Aprobar seleccionadas o Rechazar seleccionadas. Al aprobar te pide confirmación; al rechazar, un motivo, que se aplica a todas las marcadas.

Si alguna no se puede cambiar (por ejemplo, porque otra persona ya la ha gestionado), el resto se procesan igualmente y verás un aviso con las que han fallado y por qué.

ℹ️ Las casillas, los iconos y los botones solo aparecen si en el listado hay alguna solicitud pendiente de tu decisión.

8. Revisar el detalle

Pulsa en la fila para abrir la solicitud. Verás los datos que ha indicado el empleado, el documento adjunto (pulsa para descargarlo) y las solicitudes que envió junto con esta. Si te toca decidir, al final tienes los botones Aprobar y Rechazar. Al decidir, el empleado recibe un aviso y tu tarea se cierra.

Gestión desde la plataforma (RRHH)

9. Consultar todas las solicitudes

En Información de empleados >> Solicitudes varias de empleados están todas las solicitudes, las de todos los empleados. Puedes buscar por empleado, tipo, estado o fecha de la solicitud. Cada ficha muestra:

• el empleado, el tipo de solicitud y la fecha de la solicitud;
• los datos de la solicitud: solo los campos que pide ese tipo;
• el estado, el responsable de la solicitud (por defecto, el manager principal del empleado), el responsable actual (quien tiene que gestionarla ahora) y, si se rechazó, el motivo de rechazo;
• los documentos adjuntos, que además quedan guardados en los documentos del empleado, en la categoría y subcategoría del tipo.

10. Dar de alta una solicitud en nombre de un empleado

Desde ese mismo listado pulsa Insertar, elige el empleado y el tipo, y rellena los datos: los campos cambian según el tipo elegido. Indica también el responsable de la solicitud, que aquí no se rellena solo. Se aplican las mismas validaciones y límites que en el portal.

11. Avisos por email

Hay dos avisos: uno para el manager o responsable, cuando le llega una solicitud, y otro para el empleado, cuando cambia el estado de la suya. Cada uno lleva un enlace a la solicitud en su sección del portal. Si quieres cambiar los textos de los avisos o añadir pasos al proceso (por ejemplo, una validación final de RRHH), pídelo a soporte de Yunbit.

⚠️ Las secciones del portal solo se ven si tu empresa las tiene activadas. Si un empleado o un manager no ve Solicitudes varias, o no ve ningún tipo para elegir, revisa que el tipo esté activo y sea de su empresa, y si sigue sin verlo consulta con soporte de Yunbit.