Alta y configuración de empleados

Empleados

Dentro de la información de los empleados, se pueden gestionar sus datos de nombre, apellidos, datos de contratación, salariales, de localización, datos administrativos, curriculares, datos para el IRPF, vacaciones, incapacidades temporales y excedencias.

Alta de empleados

Lo primero es dar de alta al empleado en la plataforma, desde el perfil de Responsable de RRHH o SETUP > Admin RRHH > Información de empleados.

Al darlo de alta se genera un usuario interno por defecto. Se le asigna un usuario (email o DNI) y una serie de datos básicos para generar el acceso.

En la pestaña de ‘Grupos y Soluciones’ se le añaden los módulos de gestión a los que se le quiere dar acceso (luego desde el SETUP se configuran los permisos del usuario más concretos) y los grupos que corresponda para que le aparezcan las pestañas de acceso que se necesiten.

Configuración del empleado

Una vez que ya está dado de alta el empleado tendremos que realizar los siguientes puntos de configuración:

1. Configuración ficha de empleado:

• Rellenado de datos generales.
• Asignación de datos de contratación, centro de trabajo y jornada laboral.
• Asignación de cuenta contable.

2. Asignación de manager (aprobador jerárquico).

Configuración ficha de empleado

Accedemos al listado de empleados desde el Perfil de Responsable de RRHH >> Empleados o desde el perfil SETUP >> Administrador RRHH >> Árbol Lateral ‘Información de Empleados’

Accedemos al empleado que queremos configurar y aparecerá una ficha con varias pestañas.

Prácticamente todas las acciones de configuración las haremos en la pestaña de "Datos generales":

Ahí, se rellenan los datos generales.

Asignación de los datos de contratación

Bajando un poco en la ficha de datos generales encontramos el bloque de Datos de contratación y le damos a insertar:

Aquí se asocia el tipo de contrato, Centro de trabajo (Oficina), datos de convenio (si aplica), Jornada Laboral (indispensable para el correcto cálculo de vacaciones y uso del time sheet) y otros datos opcionales (categoría de nómina es un campo de texto para dato interno). Entre ellos está el coste por hora, indispensable si se realizan cálculos de costes en proyectos por Timesheet.

Cuando haya un cambio de contrato se deberá asociar una fecha de baja al anterior y crear el nuevo contrato para que haga los recálculos correspondientes de días de vacaciones, salario, etc.

Según lo que se haya introducido en los campos de “Fecha de incorporación” y “Fecha de baja” de cada uno de los contratos, cuando se realice una modificación sobre la ficha general del empleado, se auto-calcularán los valores de los campos de “Fecha de inicio de contrato” y “Fecha de fin de contrato” de los datos generales del empleado.

Asignación de los datos salariales

En el bloque de Datos Salariales se introduce el SBA (Salario Bruto Anual) del empleado durante el año correspondiente para permitir posteriormente informes de evolución salarial.

Asignación de los datos de localización

En este bloque se añade el centro de Trabajo (Oficina) en función de una fecha de inicio y fin.

Esto es imprescindible para saber el calendario laboral aplicable y otras condiciones (PRL, etc.) dependientes del centro de trabajo que puede ir variando en el tiempo. También se asigna aquí el departamento al que corresponde en ese centro.

Datos administrativos e IRPF

En la Pestaña siguiente, tenemos los datos administrativos, en los que el único campo obligatorio es el NIF, aunque si se tienen los módulos de Nóminas y Portal del empleado son necesarios algunos más como el nº de SS, Fecha de nacimiento, Dirección personal… También, si se realizan pagos por cuaderno 34 a empleados es necesario el número de cuenta bancaria.

En la ficha de Datos IRPF se recogen los datos del Modelo 145 imprescindibles para el cálculo de la nómina. Si se tiene portal del empleado se podrán rellenar desde ahí pero si no, hay que mantenerlos en la ficha de cada empleado.

Asignación de Cuenta Contable

Por último hay que asignar una cuenta contable al empleado si se dispone del ERP con contabilidad para poder hacer el asiento automático de las nóminas.

Se accede desde la última pestaña de la ficha de empleado (CONTABILIDAD). Si no está rellena para el ejercicio en curso se añade (deberá ser una cuenta 465 que habitualmente es la misma para todos los empleados).

Para asignarla se pincha en el botón ‘Relaciona a este Cliente: Cuentas Contables’

Vacaciones y permisos retribuidos

Para dar de alta vacaciones a un usuario desde el gestor, hay que entrar en su ficha de empleado y acceder a la pestaña de “Solicitud de vacaciones / Absentismos”. Una vez dentro, se muestra el listado de las que tiene asignadas.

Para insertar una nueva, se pinchará en el botón de “Insertar”, y se rellenarán los datos de Categoría (“Vacaciones” o “Permisos retribuidos”), Motivo de la solicitud (título descriptivo), Fecha de inicio y Fecha de fin y año en el que se deben de contabilizar los días solicitados. Una vez insertado el registro, se le contabilizarán los días que le corresponden dentro del rango de fechas indicado.

Si la persona que introduce los datos tiene los permisos suficientes, podrá dar de alta el registro con estado “Aceptado”.

En caso contrario, de que se inserte con estado “Solicitado”, se enviará un correo electrónico al manager del empleado avisándole de que debe de aprobar / denegar las vacaciones del empleado en cuestión.

Si al introducir unas vacaciones desde el gestor el indicador de días permanece a 0, puede ocurrir una de estas casuísticas:

• El empleado no tiene un contrato activo en las fechas en las que se solicitan vacaciones. Esto puede ocurrir porque las vacaciones solicitadas sean de fechas anteriores a la primera fecha de inicio de un contrato o posteriores a la última fecha de finalización de sus contratos. SOLUCIÓN: Dar de alta el contrato que contenga las fechas de las vacaciones, bien porque hay que insertar un contrato nuevo o bien porque hay que modificar las fechas de inicio o de fin de alguno de los existentes.
• El empleado tiene un contrato activo en esas fechas pero algunos de los contratos introducidos solapan fechas (es decir, que tiene varios contratos que incluyen los mismos días. SOLUCIÓN: Modificar las fechas de los contratos para que no tengan fechas solapas. Un día sólo puede estar incluido en un contrato.
• El empleado tiene uno o varios contratos activos pero el que incluya las fechas de las vacaciones solicitadas no tiene los datos de la jornada laboral que indica qué días son festivos y cuáles no. SOLUCIÓN: rellenar los datos obligatorios de ese contrato, entre ellos, la jornada laboral.

Una vez solucionados estos problemas, si se vuelve a acceder al registro de las vacaciones en cuestión y se pincha en “Modificar” sin realizar ningún cambio, el sistema recalculará el número de días de las vacaciones solicitadas.

Resto de información de la ficha

El resto de información de la ficha del empleado es a título informativo sobre bajas, PRL, Horas trabajadas (normales y Extra), documentos de nóminas, documentación propia del usuario, contratos, Mod 145, Certificados de retenciones.

Asignación de jerarquía

Accedemos a la asignación de manager desde el Perfil de Responsable de RRHH >> Menú Lateral ‘Organización de la Empresa’ >> Define la Jerarquía ó desde el perfil SETUP >> Administrador RRHH >> Árbol Lateral ‘Organización’ >> Managers

Ahí aparecen las personas que tienen equipo por debajo. Si no aparece el que buscamos hay que insertarlo.

Si ya está se selecciona en el listado apareciendo una ventana con los empleados relacionados para quitar o poner:

Para añadir o quitar empleados a este manager, se pincha en el Botón ‘Relaciona empleados a este Manager’.

Si se van pinchando usuarios en el listado se van añadiendo. Si se quieren eliminar, se seleccionan en la ventana de arriba y se da al botón de eliminar de arriba. Una vez que está todo correcto se pincha en el botón Guardar.