Estados del proceso de validación de notas de gasto
Las notas de gasto, generadas desde el portal del empleado o el ERP, tiene los siguientes estados (ver proceso aquí:
En proceso: En este estado el empleado/usuario va rellenando la nota de gasto y en el momento de que estén todas las partidas rellenadas con los documentos (facturas/tickets) adjuntados, se pasa a estado en proceso de aprobación (en el portal, dandole al botón guardar y enviar a aprobación)
En proceso de aprobación: le habrá llegado un email al manager para que revise y apruebe la nota de gasto. Se puede configurar a determinados usuarios para que se generen autoaprobadas en el momento de guardarlas.
Aprobada: en el momento en que el manager la marca como aprobada, se mando un email al usuario y al equipo de finanzas para su validación (el sistema permite configurar que se genere validada directamente en algunos casos)
Validada: El equipo de finanzas puede hacer una revisión final de la nota de gastos y ponerla como validada si está correcto. en ese momento se genera un documento de gasto en el modulos de gastos con tipo Tickets u otra opción (no factura) que se haya configurado. Si hubiera alguna factura que aplicara a IVA o se quiera asignar a un proveedor determinado, se puede replicar esta factura y modificar los conceptos de gasto.
Pagada: los documentos de gasto generados tienen forma de pago por defecto 'transferencia' y aparecerán en el listado de cuaderno de pagos en la opción Notas de gasto, con la cuenta del empleado asociada para proceder a su pago. Una vez creado el fichero del cuaderno de pagos (ver artículo de cómo generar un fichero de pagos) se puede subir al banco y una vez confirmado su procesamiento correcto en el banco se debe entrar en el registro del fichero y dar al botón 'Actualizar a estado En Proceso de Pago..." para que las facturas cambien de estado aceptado a este. Luego dado que puede haber gastos que se paguen por nómina y otros por transferencia, hay que ir a la nota de gastos y cambiarlo manualmente a estado pagada.
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