Generador de nómina

Para acceder a la pantalla donde se calculan las nóminas hay que llegar a través de Administrador Finanzas >> Nóminas >> Generar nóminas. Aparecerán unos botones para realizar los filtros

Se podrán realizar filtros en cada uno de los campos, combinándolos entre ellos para conseguir el colectivo deseado. Importante a tener en cuenta el check "excluir nominas aceptadas", marcar siempre una vez realizado el primer cálculo, garantiza que las nóminas aceptadas no se calculen de nuevo, evitando posibles errores.

En estos campos se selecciona el mes y año para seleccionar el calculo de nómina que se quiere realizar.

En estos botones se seleccionará el tipo de acción que se quiere realizar. Según la opción seleccionada, podrán aparecer más campos a definir.

Acción a realizar

• Generar nóminas: Si marcamos esta opción y pinchamos el botón Vista previa aparecerán todos los empleados a los que se calculará la nómina para el periodo seleccionado.

En la imagen anterior se pueden ver avisos en rojo de aquellos empleados no tienen los datos obligatorios completos necesarios para realizar el cálculo de la nómina. El sistema nos indica cuales son los que tenemos que completar. También nos puedes mostrar avisos en naranja que no impedirán la generación de la nómina, pero nos informan de alguna discrepancia de datos.

Se puede acceder a los datos de cada empleado pinchando sobre el nombre que aparece en azul y subrayado. La aplicación nos lleva directamente a la pantalla donde se encuentra toda la información organizada en diferentes pestañas. Desde este punto de la pantalla se pueden subsanar los errores que permitirán posteriormente realizar el calculo.

Una vez solucionados los errores, volvemos a la pantalla para hacer el cálculo manteniendo marcada la opción Generar nomina

En el apartado Mostrar se puede seleccionar que cálculos se desean seleccionar: Todos, Solos correctos, Solo errores.

Calculada la nómina podrá consultarse desde la columna Nómina donde se muestra el nombre de la persona, el periodo calculado y el estado en el que se encuentra dicho cálculo.

Para ver el cálculo en formato recibo de nómina hay que seleccionar el enlace azul que nos llevará a la siguiente pantalla donde debemos pinchar en Vista Previa.

¿De donde saca la información para la generación de esta nómina? Primero comprueba si este empleado tiene nómina maestra en el contrato en la fecha en la que se está generando la nómina. Si es así, tomaré estos datos como base para la generación de la nómina. Si no tuviera nómina maestra, tomará los datos definidos en el convenio en la fecha en la que se genera la nómina. Si no hay nada definido en el convenio, generará una nómina sin conceptos.

• Actualizar nómina: Se marca esta opción cuando se han insertado/modificado conceptos de las nóminas creadas con las opción anterior (Generar nóminas). Esto se hace, para que si los conceptos insertados/modificados afectan a pagas extras y/o irpf, se vuelva a recalcular la nóminas.

Cómo insertar/modificar conceptos de nomina

Para insertar las variables de los empleados cada mes hay que seleccionar la pestaña CONCEPTO ECONÓMICO y el botón insertar, se abrirá una pantalla donde se debe indicar el literal del concepto y en la parte baja de la pantalla en el campo Devengo el importe.

Importante a tener en cuenta, rellenar siempre el campo unidades para que dicho concepto entre en el proceso de cálculo.

Incluidas las variables por empleado quedan registradas en la pestaña CONCEPTO ECONÓMICO donde podrá consultarse siempre que sea necesario.

Una vez incluidas las variables correspondientes se realizará el cálculo con la opción Actualizar nómina como ya se indicó anteriormente.

Aparece un enlace en la parte baja de la pantalla donde indica el nombre el empleado y el periodo de cálculo, si seleccionamos se podrá consultar el recibo de nómina en Vista Previa.

Una vez cotejados los datos del empleado en el mes, se considera correcto el cálculo, existe una forma de proteger el cálculo realizado para evitar se vea afectado por otros cálculos posteriores.

Para ello tenemos que pinchar en el botón Modificar, paginar hacia abajo hasta encontrar el campo Estado, aparecerá como No Recibida, esto significa que en este estado se puede seguir haciendo calculos.

Para bloquear el cálculo correcto hay que seleccionar Aceptada y pinchar el botón Realizar Modificación.

Todas las opciones del estado del cálculo son:

• No recibida.
• Pagada.
• Aceptada.
• En proceso de pago.

Si se consulta en la pantalla inicial se podrá comprobar que el cálculo aceptado está bloqueado, no se puede seleccionar ya que no aparece el check para seleccionarlo.

• Procesar finiquitos:

Para poder procesar un finiquito, el empleado tiene que tener fecha de baja y ¿Es fin de contrato? a Sí. Además, en la pestaña Finiquito debe tener informado el motivo de la baja, especificar el tipo de indemnización y los días de vacaciones no disfrutados. El importe de indemnización calculado se podrá editar.

Una vez completa esta información, se podrá procesar el finiquito.

• Procesar pagas extras:

Al seleccionar el botón Procesar pagas extra se podrá realizar el cálculo de la paga extra de todos los empleados que aparezcan al seleccionar Vista Previa para el periodo indicado.

Es decir, no solo se puede calcular una paga extra en los meses definidos para el pago de las pagas, por ejemplo, en las habituales 14 pagas, los meses de Julio y Diciembre, si no que podrá hacerse el cálculo en cualquier mes para aquellos casos que el empleado finalice su contrato.

Por ejemplo: Empleado que causa baja el 15 de Noviembre, con 2 Pagas extras semestrales.

Una vez calcula y aceptada la nómina del mes de Noviembre se procederá a calcular la parte proporcional de la Paga extra del segundo semestre que le corresponda. Para ello se marca Procesar paga extra y se selecciona el mes de noviembre (mes de la baja) y el año que corresponda.

Importante a tener en cuenta, en Opciones para generar pinchar el botón Cálculo sobre nominas aceptadas. Si seleccionamos esta opción el cálculo de la paga extra se realizará únicamente teniendo en cuenta las nóminas aceptadas a las que hace referencia el periodo de devengo.

• Replicar nóminas:

• Generar PDF:

Nos genera un fichero único en formato PDF con todas las nóminas creadas de los empleados seleccionados en el mes y año filtrados.

• Asignar nómina maestra:

Esta opción nos permite asignar la nómina creada a nómina maestra de todos los empleados seleccionados en el contrato del mes y año seleccionados.

• Revisar IRPF:

Al seleccionar el botón Revisar IRPF se tiene la opción de modificar el % de IRPF que se haya generado en el cálculo de la nómina para ajustarlo según las necesidades sin tener que acceder a cada nómina una a una.

Una vez modificado el % de IRPF pinchar en el botón Guardar cambios y se mostrará un listado con las nóminas seleccionadas para que pueda consultarla.

El marco Opciones para generar permite la posibilidad de cambiar el estado de forma masiva para las nóminas selecionadas.

Por ejemplo: Cuando el cálculo de un mes está correcto y puede ser enviado para el pago se ha de indicar que la nómina está Aceptada, evitando posibles modificaciones al lanzar otros cálculos.

Nómina

En el punto de menú Nómina, se pueden consultar masivamente los cálculos de nómina para un periodo de cálculo. Cuenta con diferentes campos para filtrar que permiten visualizar los cálculos de un mes, filtrar por su estado, buscar por categoría, según esté o no contabilizado etc.

El resultado de la búsqueda aparecerá en pantalla mostrando un resumen de la información.

Estos datos podrán se tratados de diferentes formas:

• Exportar CSV.
• Exportar a Excell.
• Verificar Excell.
• Exportar Docs. Nóminas.