Lectura de ficheros FIE del INSS: carga de bajas, altas y confirmaciones

El fichero FIE (INSS Empresa) es el que el Instituto Nacional de la Seguridad Social pone a disposición de la empresa, a través del Sistema RED, con las novedades de las prestaciones de sus trabajadores: partes de baja, de confirmación y de alta de incapacidad temporal, prestaciones de nacimiento y cuidado del menor o riesgo durante el embarazo, expedientes de incapacidad permanente, jubilaciones y comunicaciones del Registro Civil.

Con la lectura de ficheros FIE subes ese fichero a Yunbit, ves en una vista previa qué trae cada trabajador comparado con lo que ya tienes registrado, y eliges qué quieres cargar. Nada se guarda hasta que tú lo confirmas.

Antes de empezar

• Número de la Seguridad Social de cada empleado. Es lo que se usa para reconocer al trabajador. Tiene que estar informado en su ficha y ser solo numérico: si lleva barras, guiones o espacios, o no está informado, ese trabajador no se leerá.
• Cuentas de cotización. Las cuentas de cotización de tus empresas tienen que estar dadas de alta, y cada trabajador tiene que estar asociado a la cuenta con la que viene en el fichero.
• Formato del fichero. Se admiten ficheros .msj (el fichero oficial que descargas del Sistema RED, versiones 3.0, 4.0, 4.1 y 5.0) y .xls (la plantilla de Yunbit para introducir los partes a mano; puedes descargar un modelo desde el enlace «ESTE archivo» de la propia pantalla). En la plantilla, las bases reguladoras van en euros, con punto o coma decimal y dos decimales como mucho (por ejemplo, 52.40).

Cómo se carga un fichero

1. Entra en el Administrador de RRHH > Incapacidades temporales > Lectura ficheros FIE.
2. Arrastra el fichero o selecciónalo con Añadir fichero, y pulsa Revisar datos.
3. Se abre la vista previa. Arriba verás la información del fichero (versión, fecha de preparación y nombre), la leyenda de colores y, si los hay, los avisos del fichero en naranja.
4. Si quieres cargar solo una parte de la plantilla, usa los filtros (Empresa, Área, Departamento, Puesto, Oficina/Centro de trabajo) y pulsa Filtrar datos del fichero. Los trabajadores que queden fuera del filtro no se cargan, y un aviso te dice cuántos son.
5. Revisa cada trabajador y marca las casillas de lo que quieras cargar, o usa Seleccionar todo.
6. Pulsa Cargar datos seleccionados. Al terminar verás «Acción realizada correctamente» (aunque no hubiera nada que cambiar) y, si algo no se ha podido cargar, un Informe de errores con el motivo.

Qué ves de cada trabajador

La vista previa agrupa los trabajadores por cuenta de cotización. De cada uno se muestran sus datos personales y de contrato, y después cada parte que trae el fichero en su bloque:

• Datos de la baja: fecha de la baja, contingencia, entidad responsable, recaída, tipo de proceso, duración estimada, pago delegado y pago directo, bases reguladoras, si se acredita la carencia, situaciones especiales, etc.
• Datos de confirmación: cada parte de confirmación, con su número, fecha y siguiente revisión médica.
• Datos del alta: fecha y causa del alta.
• Datos de Incapacidad Permanente: el expediente de incapacidad permanente de la baja.
• Datos de Jubilación y Datos de Nacimiento, cuando el fichero los trae.

Si la incapacidad temporal ya existe en Yunbit verás el enlace Acceder a la IT, y siempre el de Acceder al empleado. Debajo de cada parte aparecen sus avisos, que conviene leer antes de cargar.

Cómo se compara con lo que ya tienes

Cada parte se empareja con la incapacidad temporal del trabajador que empieza en la misma fecha de baja. Si el INSS comunica que la baja está anulada, se compara con la baja anulada que tengas; si no, con la que no lo esté. Si no hay ninguna, el parte es una baja nueva.

Después, cada dato del fichero se compara con el de esa incapacidad temporal y se colorea:

Color	Qué significa	Qué pasa si cargas
Negro	El dato del fichero coincide con el que ya tienes.	Nada: se queda igual.
Verde	El dato no está en Yunbit.	Se guarda.
Rojo	Yunbit tiene otro valor distinto.	El dato del fichero sustituye al que tienes.
Naranja	Datos del trabajador (nombre, NIF, fechas del contrato...) que no coinciden con los que tiene la Seguridad Social, una base reguladora distinta de la que ya tiene la baja, o un dato que se muestra pero no se modifica.	No se cambia nada. Revisa la ficha del empleado o el dato por tu cuenta (la base reguladora del fichero puedes guardarla con su botón, ver más abajo).
Sin color	El fichero no trae ese dato.	Se queda como esté.

Si cargas el mismo fichero dos veces no se duplica nada: la segunda vez casi todo saldrá en negro.

Un dato nuevo que antes no se guardaba: «Se acredita carencia» (sí, no, o «consulte a la Dirección Provincial del INSS») se guarda con la baja desde septiembre de 2026. Por eso, la primera vez que cargues un fichero sobre bajas que ya tenías, lo verás en verde: es normal. En las cargas siguientes saldrá en negro, o en rojo si el INSS lo cambia. También puedes verlo y cambiarlo en la propia incapacidad temporal, en la pestaña «Información del pago».

Qué se guarda con cada casilla

Cada parte tiene sus propias casillas, y cada una guarda solo lo suyo:

Casilla	Qué guarda	Qué necesita
Baja	Crea la incapacidad temporal o actualiza la existente: fechas, contingencia, recaída, entidad, pago delegado y directo, carencia, bases reguladoras y el resto de datos de la baja.	Fecha de la baja y una contingencia reconocible.
Confirmación	Cada parte de confirmación. La duración estimada y la siguiente revisión se asignan al parte más reciente; los anteriores conservan las suyas.	Que la baja exista en Yunbit (o se cargue a la vez) y que la fecha de la confirmación esté dentro de la baja.
Alta	La fecha y la causa del alta. No toca los datos de la baja.	Fecha de alta, causa (en una baja) y que la baja exista o venga completa en el mismo parte.
Incapacidad permanente	Solo los datos del expediente de incapacidad permanente, en su baja.	Que la baja exista en Yunbit. Nunca crea una baja nueva.
Usar la base del fichero (botón de la base reguladora)	Solo esa base reguladora, en lugar de la que tiene la baja en Yunbit.	Que la baja exista en Yunbit. Se guarda aunque no marques la casilla de la baja.

Si a un parte le falta algo de lo necesario, su casilla no se ofrece y un mensaje en rojo te dice qué falta (por ejemplo, «El alta no se puede cargar: ...»).

La carga es todo o nada: si algo falla al guardar, no se guarda ninguno de los partes marcados. El fichero cargado queda adjunto como documento a cada incapacidad temporal que actualiza.

Cómo afecta a tus datos

Estado de la incapacidad temporal

El estado lo decide lo que comunica el INSS. Si el parte está vigente, una baja pendiente o rechazada pasa a aprobada. Si el INSS anula la baja (parte de baja anulado o proceso de IT inexistente), la baja pasa a rechazada. La vista previa te avisa de cada cambio de estado.

Contingencia y recaídas

• La contingencia la fija el INSS y se actualiza con cada carga. Cuando el INSS está determinando la contingencia, la vista previa muestra la solicitada, pero no la modifica.
• Una recaída se enlaza con su baja de origen, que tiene que estar en Yunbit. Si es de otra contingencia, al cargarla cambia también la de la baja inicial, aunque esté cerrada: la vista previa te lo avisa para que revises las nóminas ya calculadas de esa baja.

Base reguladora

• Si el fichero no trae la base reguladora, Yunbit la calcula a partir de las nóminas del trabajador.
• En una baja nueva, la base se muestra en verde y se guarda.
• En una baja que ya está en Yunbit, si la base no coincide con la que tiene, se muestra en naranja y nunca se sustituye al cargar la baja. Si la baja no tiene base o la tiene a cero, se completa con la que llega y se muestra en verde.
• Si no hay base que cargar (el fichero no la trae y no se puede calcular porque el trabajador aún no tiene nóminas), se muestra sin color; si además la baja se queda sin base, verás el aviso «SIN BASE REGULADORA…»: complétala antes de calcular la nómina.
• Las bases reguladoras modificadas por el INSS (ficheros de la versión 5) se registran en la incapacidad temporal con su fecha de efectos.

Usar la base del fichero en una baja ya registrada. Cuando la base reguladora del fichero no coincide con la de la baja, en su casilla verás la base de Yunbit y, a su derecha, en naranja, la que trae el fichero, con un botón con el icono de copiar. Si lo pulsas, la base de Yunbit aparece tachada y la del fichero en verde: al pulsar Cargar datos seleccionados se guardará la del fichero en lugar de la de Yunbit. Si vuelves a pulsarlo, se deshace.

• Se hace base a base (contingencias comunes y profesionales por separado) y se guarda aunque no marques la casilla de la baja.
• Seleccionar todo no pulsa estos botones: sustituir una base siempre es una decisión expresa.
• Las nóminas ya generadas no se recalculan solas: revísalas.

Carencia y tipo de prestación

• Si el INSS indica que no se acredita la carencia, la baja queda como sin derecho a prestación, y se te avisa de que se borrarán los datos de fin de pago delegado que tuviera.
• Si indica que hay que consultar a la Dirección Provincial del INSS, verás un aviso para que lo hagas antes de dar la carencia por buena.
• Las prestaciones (nacimiento, riesgo durante el embarazo...) y los procesos en pago directo se registran como pago directo.

Nacimiento y cuidado del menor

Si la prestación llega sin fecha de fin, Yunbit la calcula: 16 semanas, o 17 para nacimientos desde el 31-07-2025, menos los días que ese trabajador ya haya disfrutado por el mismo hecho causante. La verás marcada como (autocalculada) y con un aviso para que revises si alguna circunstancia la prolonga.

Vacaciones y permisos que se solapan

Si una baja se solapa con vacaciones o permisos aceptados del trabajador, la vista previa te dice, solicitud a solicitud, qué va a pasar con cada una al cargar, y es exactamente lo que se hace:

• Se cancela si la baja empieza el mismo día que la solicitud o antes. Por ejemplo: «Al cargar, se cancelará la solicitud de «Vacaciones» del 10/08/2026 al 14/08/2026: se solapa con la baja».
• Se acorta si la baja empieza en mitad de la solicitud: queda hasta el día anterior a la baja, y el aviso dice cómo queda. Por ejemplo: «Al cargar, se acortará la solicitud de «Vacaciones» del 27/07/2026 al 07/08/2026: quedará del 27/07/2026 al 31/07/2026, el día anterior a la baja».
• No se toca todavía si la baja no tiene fecha de alta y la solicitud aún no ha empezado, porque la baja puede terminar antes. El aviso te dice cuándo se cancelará si la baja sigue abierta: «Si el 22/12/2026 la baja sigue abierta, se cancelará ese día automáticamente».

Cuando la carga va a cancelar o acortar alguna solicitud, la cabecera de la vista previa también lo resume. No se tocan ni se mencionan las solicitudes que aún no están aceptadas, las posteriores al alta ni los tipos de permiso configurados para permitir el solape. Ten en cuenta que una solicitud que empieza dentro de la baja se cancela entera, aunque termine después del alta.

Nóminas y contratos

La lectura no modifica nóminas ni contratos, pero te avisa cuando deberías revisarlos: por ejemplo, si el trabajador ya tiene una nómina generada en el periodo, si cambia una situación especial de la baja, si el fin del pago delegado no coincide con el fin del contrato, si se aprueba o se deniega una incapacidad permanente, o si la baja supera los 545 días.

Fallecimiento de la persona trabajadora

Si el Registro Civil comunica el fallecimiento de un trabajador, la vista previa lo avisa de forma destacada, pero la carga no lo registra: revisa tú su contrato, su nómina y sus bajas abiertas.

Avisos y situaciones que impiden cargar

Yunbit no descarta nada del fichero en silencio. Todo lo que no puede cargar te lo dice en la cabecera de la vista previa (en naranja) o junto al parte:

Situación	Qué pasa
El trabajador no está en Yunbit, no tiene número de la Seguridad Social o no está asociado a la cuenta de cotización del fichero	Ese trabajador no se carga; se avisa con su número y su nombre.
El trabajador está en Yunbit pero fuera del filtro aplicado	No se carga; un único aviso resume cuántos son.
Ninguna cuenta de cotización del fichero es de las empresas seleccionadas	No se carga nada; se avisa con las cuentas del fichero.
Un parte trae una fecha que no existe (por ejemplo, 31 de febrero)	Ese parte no se carga.
Un parte trae un código que no está en las listas de Yunbit	Ese dato no se carga y se queda como esté. Si de ese código depende cómo queda la baja, no se carga el parte.
Un parte o un segmento no tiene el formato esperado, o trae datos que Yunbit no lee	Se avisa de qué no se ha podido leer.
Una recaída, un alta, una confirmación o un expediente cuya baja no está en Yunbit	No se carga y se indica en el informe de errores.
En la plantilla .xls: otra hoja con datos, o columnas con datos que no se leen	Se avisa: solo se lee la primera hoja y las columnas de la plantilla.
En la plantilla .xls: una base reguladora que no es un importe en euros (por ejemplo, 52.405 o 1.234,56)	Ese parte no se carga; se avisa con la fila, el trabajador y el valor.

En algunos casos la lectura se detiene por completo y no se muestra la vista previa: el fichero no es un FIE, su versión no está soportada, le falta su estructura o trae un tipo de parte o un valor que Yunbit todavía no sabe tratar. En ese caso verás un mensaje como «Información no reconocida, por favor, póngase en contacto con soporte adjuntando el fichero para analizarlo».

Siempre que un aviso diga «Adjunte el fichero a soporte», envíanos el fichero tal cual lo descargaste: es la única forma de revisar exactamente qué ha comunicado el INSS.

Consejos

• Carga los ficheros en el orden en que los emite el INSS: así cada baja, sus confirmaciones y su alta llegan en su orden.
• Lee los avisos de la cabecera antes de pulsar Cargar datos seleccionados: te dicen qué trabajadores o partes no se van a cargar.
• Presta atención a los datos en rojo (se van a sustituir) y en naranja (no se cambian, pero hay algo que revisar). Si una base reguladora sale en naranja y la correcta es la del fichero, usa el botón de copiar de esa base.
• Si tienes dudas con un trabajador, desmarca solo sus casillas y carga el resto: puedes volver a cargar el mismo fichero más adelante sin duplicar nada.

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