Gestor de documentos

A continuación vamos a analizar la funcionalidad del gestor de documentos completo al que accederemos desde cualquiera de las aplicaciones que tenemos activas.

Debemos recordar que, dependiendo de las aplicaciones activas, algunos de los campos se utilizarán y otros no.

Vamos a describirlos detalladamente:

Información general

• Pertenece a metagrupo:
• Propietario: persona propietaria del documento
• Fecha de actualización: campo no editable
• Fecha de creación del documento: campo no editable
• Alias de la aplicación de referencia
• Cliente*: campo no editable
• Privado: SÍ/No
• Vincular Google Drive
• Categoría: las categorías se pueden gestionar desde el gestor de categorías de documentos.
• Subcategoría:
• Categoría de tercer nivel:
• Tipo de documento: gestionables a través del gestor de tipos de documentos.
• Título*: el que se desee.
• Mostrar en el portal del empleado: SÍ/No. Si se pone a Sí, aparecerá un nuevo desplegable con las categorías que hayamos creado para el portal.

Descripción

• Descripción: campo de texto descriptivo.
• Fecha de revisión/caducidad: fecha en la debemos de hacer revisión del documento.
• Responsable de revisión: persona a la que le llegará aviso de la fecha de revisión/caducidad.
• Documento físico: selección del archivo a guardar.
• Imagen asociada:

Tras realizar la inserción aparece una nueva pestaña

La pestaña compartir documento, desde donde se podrá compartir con:

• Clientes
• Usuarios

Y una sección

Donde se guardan los ficheros por versiones mediante el botón "Insertar":

Listado y filtros de los documentos en Yunbit

Desde el perfil de SETUP >> Administrador de Directorio >> Documentos; podremos acceder al listado de documentos de Yunbit; en el que disponemos de los siguientes filtros:

• Metagrupo
• Consulta (campo no activo)
• Categoría
• Subcategoría
• Categoría de tercer nivel
• Tipo de documento
• Fecha de actualización: desde - hasta
• Fecha límite firma: desde - hasta
• Estado de firma:
  • Pendiente de firma
  • No expedido
  • Expedido
  • Firmado
  • Rechazado
  • Parcialmente Firmado
• Requiere firma
• Fecha de caducidad: desde - hasta
• Responsable de revisión

Avisos automáticos de caducidad de documentos

Esta funcionalidad se ejecuta mediante una Tarea programada (si está indicado en la variable de configuración enable_document_expiration_remainder). Si esta opción está desactivada, no se realiza ninguna acción.

• Identificador de la tarea programada: CHECK_EXPIRE_DOCS
• Nombre: Comprobación de la fecha de caducidad de los documentos

Luego, se recorren todos los metagrupos (empresas). Para cada metagrupo, se consultan los documentos cuya fecha de revisión vence ese mismo día y que pertenecen al metagrupo correspondiente.

Después, se verifica si existen direcciones de correo adicionales, denominadas "managers", definidas en la configuración del sistema bajo la variable document_management.

Los avisos llegan a:

1. Propietario del documento - siempre que haya una fecha de caducidad
2. Responsable de revisión - si lo tiene
3. Además, con la variable de configuración (document_management) se podrán añadir tantos emails como se desee separados por comas y a los que y/o llegará el aviso de revisión/ caducidad, etc.

Finalmente, se generan y envían los correos a los siguientes destinatarios:

• Al responsable de la revisión, si cuenta con dirección de correo electrónico.
• Al propietario del documento, siempre que tenga correo electrónico y sea distinto del responsable.
• A los managers configurados, siempre que sus direcciones sean distintas a las del responsable y del propietario.

ATENCIÓN:

• Si se rellenan los emails en la variable, se manda además de al propietario y responsable de revisión, a esos;
• si no hay responsable ni propietario, a los emails de la variable.
• y siempre a los que haya anotada en la ficha del documento en cuestión.

El correo de aviso llega mediante plantilla gestionable con identificador DOCUMENT_MANAGEMENT.

Además, en dicha plantilla, se puede personalizar el contenido del aviso, y los siguientes marcadores {DOCUMENTUM.TITLE} y {DOCUMENTUM.LINK}.

Alertas visuales en los listados de registros de documentos

• Cuando quede un mes o menos para que el documento caduque o quede fuera de la revisión ↦ El color que se muestra es naranja
• Si ha caducado o pasado la fecha para la revisión  ↦ El color que se muestra es rojo
• Si no ocurre ninguna de esas dos situaciones  ↦ El color que se muestra es el de siempre