Generar correo electrónico profesional automáticamente

La generación automatizada de correos electrónicos corporativos facilita la creación rápida y eficiente de direcciones de correo electrónico profesionales para los empleados de una organización.

Este proceso se realiza a través del gestor "Formatos de correos electrónicos", accesible desde la interfaz del ADMINISTRADOR RRHH.

Funcionamiento del gestor

Al acceder al gestor "Formatos de correos electrónicos", se presentan varios campos esenciales:

• Fecha de creación: Indica la fecha en que se creó el formato.
• Fecha de actualización: Muestra la fecha de la última modificación del formato.
• Formato del email: Un campo de texto donde se especifica el formato deseado para el correo electrónico. Este formato puede contener códigos que serán reemplazados por valores correspondientes al empleado.
• Estado: Indica si el formato está activo o inactivo. Solo puede haber un formato activo a la vez, en el caso de que haya varios el sistema sólo hará caso al último modificado.

Códigos disponibles para el formato del email

Los códigos disponibles permiten personalizar el formato del correo electrónico según la información del empleado. Estos códigos incluyen:

• Para el nombre del empleado:
  • {Nombre}: Nombre completo del empleado sin separaciones.
  • {NN}: Primera letra del nombre del empleado.
  • {N}: Primera letra del nombre del empleado, independientemente de si es compuesto o no.
• Para el primer apellido del empleado:
  • {Apellido1}: Primer apellido completo del empleado sin separaciones.
  • {Apellido1F1}: Primer apellido completo del empleado con separaciones.
  • {AA1}: Primera letra del primer apellido.
  • {A1}: Primera letra del primer apellido, independientemente de si es compuesto o no.
• Para el segundo apellido del empleado:
  • {Apellido2}: Segundo apellido completo del empleado sin separaciones.
  • {Apellido2F1}: Segundo apellido completo del empleado con separaciones.
  • {AA2}: Primera letra del segundo apellido.
  • {A2}: Primera letra del segundo apellido, independientemente de si es compuesto o no.

Es importante especificar el dominio del correo en el mismo campo. Por ejemplo, "@yunbit.es".

Y si existe un empleado con el mismo correo electrónico, se generará el mismo pero con el número autoincrementado. Si no existe, se generará sin número; solo se indica el número cuando ya existen otros. Por ejemplo, si existe "prueba@gmail.com", entonces se generaría "prueba1@gmail.com"; si no existe, se generaría "prueba@gmail.com".

Ejemplos de formatos de email

Para ilustrar su funcionamiento, aquí hay algunos ejemplos de formatos de emails:

• Formato del email: {NN}{Apellido2}@yunbit.es
  • Resultado: Si el empleado se llama "Ana María Rodríguez Pérez-Villacastín", el sistema generaría el email: amrodriguez@yunbit.es.
• Formato del email: {Nombre}.{AA1}{AA2}@yunbit.es
  • Resultado: Para el mismo empleado, se generaría el email: anamaria.rpv@yunbit.es.

Es importante destacar que este proceso genera únicamente la estructura del correo electrónico corporativo, y es necesario revisar manualmente si los resultados son correctos y si la dirección ya existe o requiere ser creada.

Notificaciones automatizadas

Importante:

Es fundamental destacar que, tras la creación del correo electrónico, no se envían notificaciones automáticas. Sin embargo, recomendamos configurar una acción de entrada específica para el alta de correos electrónicos. Esta acción se generará automáticamente cada vez que se dé de alta a un nuevo empleado en el sistema. El responsable designado recibirá una notificación que contendrá el correo electrónico creado por nuestro sistema.

Para comprender mejor cómo funcionan las acciones mencionadas, se invita a consultar el siguiente artículo: Acciones de Entrada/Salida