Conciliar movimientos con series de facturas que incluyen rectificativas o abonos

Hay ocasiones en que tenemos un movimiento de ingreso en el banco que tenemos que conciliar con una serie de ingresos, uno de los cuales es negativo.

Por ejemplo, un caso en el que facturamos de más a un cliente, emitimos una rectificativa por el importe de la diferencia, y el cliente nos ingresa sólo la cantidad correcta. O un caso similar en el otro sentido: un movimiento de banco negativo, y varios gastos de los cuales algunos son negativos.

Realizarla conciliación en dos pasos

En estos casos, es importante recordar que se debe realizar la conciliación en dos pasos; primero con él o los ingresos o gastos de signo negativo, y luego los demás. IMPORTANTE: si no, el sistema hace una conciliación parcial con la factura de mayor importe y deja la otra sin conciliar.

Ejemplo

• Factura 1, importe de 1500€:
  • dividida en dos recibos de 750€ cada uno.
• Factura rectificativa, importe de -500€.
• Ingreso en el banco de 1000€.

Si conciliamos los tres recibos a la vez, se quedará conciliada parcialmente la factura 1 por importe de 1000€, que no es lo que queremos.

La forma correcta es:

1. Seleccionar el movimiento.
2. Modificar el filtro de ingresos para que, en vez de buscar entre 0 y 1000, busque entre -500 y 0.
3. Marcar la rectificativa correspondiente y conciliarla.
4. El movimiento ahora está parcialmente conciliado.
5. Volver a seleccionarlo.
6. Buscar los dos recibos de la factura 1, marcarlos y conciliarlos (estos sí se pueden hacer en un solo paso).

Ejemplo que requiere modificar el importe manualmente

Hay un caso particular en que el proceso automático no sirve por sí solo. Si tenemos una factura de ingreso, y una rectificativa cuyo importe sea mayor, que tenemos que conciliar con un movimiento negativo, hay que hacer una modificación manual a mitad del proceso. Por ejemplo:

• Factura 1, importe de 1000€.
• Factura rectificativa, importe de -1100€.
• Movimiento bancario de -100€.

El proceso debe ser:

1. Seleccionar el movimiento.
2. Modificar el filtro para que busque ingresos entre 0 y 1000
3. Conciliar la factura.
4. Ir al registro de conciliación, ya sea desde la factura o desde el movimiento; veremos que el importe de conciliación es de -100 (coincide con el movimiento). Cambiarlo para que sea 1000.
5. Con ese cambio, el movimiento tiene -1100€ pendientes de conciliar; por tanto, al conciliar la factura rectificativa, quedará todo cuadrado.