Visibilidad en el Portal del empleado: inactivación automática de empleados

ÍNDICE DE CONTENIDOS:
• Ajuste general (cálculo de respaldo)
• Gestor "Inactivación automática de empleados"
• Pestaña Datos generales
• Pestaña Permisos
• ¿Qué tiene prioridad: el ajuste general o el gestor de reglas?
• Tabla resumen
• Ejemplo
• Casos de uso habituales
• Consideraciones importantes

Yunbit puede calcular automáticamente la fecha en la que un empleado deja de tener acceso al Portal del Empleado tras finalizar su contrato, y desactivar su cuenta llegado ese momento. Esto evita tener que dar de baja manualmente a cada empleado y permite mantener el acceso un tiempo prudencial tras el fin de la relación laboral (por ejemplo, para que pueda descargar sus últimas nóminas).

Existen dos niveles de configuración que se combinan entre sí: un ajuste general y un gestor de reglas más flexible.

Ajuste general (cálculo de respaldo)

Se activa mediante configuración interna de la plataforma y define cuántos meses después de la fecha de fin de contrato se inactiva el acceso al portal. Puede definirse un valor general para todos los tipos de contrato y, opcionalmente, un valor distinto para los contratos fijos discontinuos.

Este ajuste se controla mediante las siguientes variables de sistema:

• geahr_employeedeactivation_months: meses a añadir a la fecha de fin de contrato para todos los tipos de contrato.
• geahr_employeedeactivation_months_fixedfractional: meses a añadir, específico para contratos fijos discontinuos (si no se indica, se usa el valor de la variable general).

Comportamiento:

• Si el ajuste está activado, la fecha límite de visibilidad = fecha de fin de contrato + meses configurados.
• Si solo hay un valor general configurado, los fijos discontinuos usan también ese valor.
• Si el ajuste no está activado, no se calcula ninguna fecha por esta vía (pero el gestor de reglas, si existe, puede seguir calculándola).
• Este ajuste solo actúa si el empleado tiene Portal del Empleado activo. Sin portal, no se calcula fecha por esta vía.

Este ajuste actúa como cálculo base: si más adelante el gestor de reglas define algo distinto para ese empleado, puede sustituir este resultado (ver más abajo).

Gestor "Inactivación automática de empleados"

Desde Recursos Humanos, los administradores pueden acceder a un gestor que permite definir con más detalle cuándo se inactiva a los empleados en el portal, sin depender de que el Portal del Empleado esté activo.

Pestaña Datos generales

• Descripción: resumen de cuándo y a quién aplica la regla.
• Tipo de contrato: Todos, Fijos discontinuos o Eventuales.
• Plazo: combinación de días, meses y años tras la fecha de baja (permite también fijar un día/mes concreto).
• Comunicados del portal: permite decidir si el empleado sigue recibiendo comunicados del portal durante el periodo previo a la inactivación.
• Forzar recálculo: si se marca, esta regla sustituye al cálculo del ajuste general para los empleados a los que aplica; si no se marca, solo se usa cuando todavía no había ninguna fecha calculada.

Pestaña Permisos

Permite especificar a qué usuarios o colectivos afecta cada configuración concreta, de forma que puedes tener reglas distintas para distintos grupos de empleados.

¿Qué tiene prioridad: el ajuste general o el gestor de reglas?

La regla para decidir qué fecha de inactivación se usa finalmente es esta:

1. El ajuste general calcula su fecha primero, en el momento en que se da de baja el contrato — pero solo si el empleado tiene Portal del Empleado activo. Si no tiene portal, el ajuste general no calcula nada.
2. Más tarde, un proceso periódico revisa las reglas del gestor. Si al empleado le aplica más de una regla, primero se queda con la más restrictiva de todas ellas.
3. Esa regla del gestor solo sustituye la fecha del ajuste general si:
   • el empleado todavía no tenía ninguna fecha calculada (típicamente porque no tiene Portal del Empleado activo), o
   • la regla tiene marcada la opción "Forzar recálculo".
4. Si no se da ninguno de esos dos casos, gana la fecha del ajuste general y la regla del gestor no tiene efecto sobre la fecha (aunque el empleado cumpliera sus condiciones).

En otras palabras: por defecto, el ajuste general manda siempre que exista (es decir, siempre que haya Portal del Empleado activo). El gestor de reglas solo se impone en dos situaciones muy concretas: cuando es la única vía que ha calculado algo (no hay portal), o cuando se le indica explícitamente que fuerce su propio cálculo.

Tabla resumen

¿Portal del empleado activo?	¿Le aplica alguna regla del gestor?	¿Regla marcada "Forzar recálculo"?	Fecha que se aplica finalmente
Sí	No	—	La del ajuste general (fin de contrato + meses configurados, o fin exacto si no hay meses configurados)
Sí	Sí	No	La del ajuste general — la regla no tiene efecto sobre la fecha
Sí	Sí	Sí	La de la regla del gestor, sustituyendo a la del ajuste general
No	No	—	Ninguna — el empleado no se inactiva automáticamente
No	Sí	Da igual	La de la regla del gestor (es la única fecha calculada)

Ejemplo

Ana tiene contrato eventual y Portal del Empleado activo. El ajuste general está configurado a 3 meses. Además existe una regla en el gestor para "Eventuales" con un plazo de 1 mes, sin marcar "Forzar recálculo".

• Como Ana tiene portal, el ajuste general ya calcula su fecha: fin de contrato + 3 meses.
• La regla de "Eventuales" le aplica, pero al no tener forzado el recálculo, no sustituye nada.
• Resultado: Ana se inactiva a los 3 meses, no a 1.

Si esa misma regla tuviera marcada "Forzar recálculo", el resultado cambiaría: Ana se inactivaría al mes, porque la regla sí tendría prioridad sobre el ajuste general.

Casos de uso habituales

• Inactivar a todos los empleados el día 20 del mes siguiente a su baja.
• Dar más margen de acceso a los fijos discontinuos que al resto de contratos.
• Bloquear los comunicados del portal desde el mismo día de la baja, aunque el acceso se mantenga unos meses más.
• Mantener un ajuste general sencillo para toda la plantilla y añadir excepciones puntuales solo para colectivos concretos mediante el gestor.

Consideraciones importantes

• El ajuste general requiere Portal del Empleado activo; el gestor de reglas no lo requiere.
• Cuando conviven ambos mecanismos, el gestor de reglas solo prevalece sobre el ajuste general si su regla está marcada para forzar el recálculo.
• Si ni el ajuste general está activado ni existe ninguna regla aplicable en el gestor, el empleado no se inactiva automáticamente.