Generar un cuaderno de cobros

Yunbit permite crear cuadernos de cobros: es decir, ficheros que agrupan una serie de domiciliaciones que se pueden enviar al banco para que procese en un solo paso. Este tipo de ficheros se conoce como Cuaderno 19.

Acceso

Desde el perfil Financiero vamos a la pestaña Bancos y Tesorería, abrimos la cuenta bancaria que queremos asociar a los cobros, y vamos a la pestaña Generar cuaderno de cobros.

Seleccionar recibos

Por defecto, los recibos que aparezcan serán los ingresos con forma de pago Domiciliación, con fecha de cobro en el mes actual, en estado Emitida, que no se hayan enviado ya a un cuaderno de cobros.

Podemos modificar casi todos estos criterios, y añadir criterios de búsqueda por texto, categoría o proyecto asociado. Lo único que no se puede cambiar es el filtro por forma de pago; sólo tiene sentido incluir facturas domiciliadas en un cuaderno de cobros.

Aparecerá un listado de recibos que cumplan las condiciones. Podemos marcar todos o sólo algunos para incluir en el cuaderno. (Atención: las facturas rectificativas, al ser pagos, se encontrarán en el cuaderno de pagos)

Tendremos un resumen del número de recibos marcados y el importe que suman.

Pueden aparecer algunos avisos o errores:

• La caja seleccionada no tiene un nº de cuenta válido asociado: la cuenta de banco para la que estamos creando el cuaderno debe tener un número de cuenta IBAN correcto.
• La empresa ordenante no tiene definida dirección de facturación / tiene varias direcciones y ninguna asignada como dirección de facturación: la empresa ordenante debe tener una dirección de facturación. Si sólo tiene una el sistema coge esa, si son varias, una debe indicarse como la de facturación. Ver configurar empresa ordenante.
• Facturas sin cuenta asociada o con número de cuenta incorrecto: las facturas deben tener asignado el campo Cuenta bancaria (obligatorio cuando se selecciona forma de pago domiciliación), y dicha cuenta debe tener un número IBAN válido.
• Facturas con cuenta en formato CCC: en ocasiones puede que una factura esté asociada a una cuenta antigua en formato CCC. Como recuerda el mensaje de aviso, la conversión a IBAN puede realizarse desde el propio registro de la cuenta.
• Facturas cuyos cobros asociados no suman el importe total: estas facturas probablemente no tienen los datos correctos, por lo que no se permite su inclusión en el cuaderno hasta que la situación se corrija.
• El identificador de factura que se envía en el Cuaderno 19 debe de tener 12 caracteres. Nº de facturas con el mismo identificador resultante: dado que un ID de factura en el cuaderno de cobros sólo puede tener 12 caracteres, si es más largo se trunca. Si esa operación resulta en más de una factura que tenga el mismo ID (porque sólo se diferencien en caracteres a partir del 13), esto supondría que el cuaderno se crearía con error, así que se impide la operación.
• Facturas que ya han sido enviadas en otro cuaderno 19: se muestra el aviso para impedir cobrar la misma factura varias veces.
• Clientes con varias facturas: se muestra un aviso para tener especial cuidado, por si hay facturas duplicadas.
• Facturas ya asociadas con otro cuaderno ENVIADO, pero en estado Reclamar cobro: es posible saltarse la regla de no cobrar una factura varias veces, pero se muestra aviso para que el operador se asegure de seleccionar la factura correcta.

Crear cuaderno

Es importante seleccionar el tipo de cuaderno con el que trabaje nuestro banco: SEPA básico (19.14) o SEPA XML (19.XML). Además, podemos asignarle un concepto, cambiar la fecha de creación de soporte o de cargo, y darle un título para el almacenamiento interno.

Al pulsar el botón se creará el fichero con los datos indicados y las facturas que hayamos seleccionado. Aparece en la sección inferior "Documentos asociados".

Gestión del documento

En el listado Documentos asociados tenemos los distintos cuadernos creados para esta cuenta bancaria. Podemos ver el título, fecha y usuario de creación de cada uno. Pinchando en el nombre de fichero podemos descargarlo para enviarlo al banco por el mecanismo que hayan dispuesto (normalmente una sección de su aplicación de banca online).

Una vez hayamos enviado el fichero al banco, podemos marcar el fichero como enviado. Esto impide que se pueda volver a enviar las facturas asociadas.

Desde aquí podemos cambiar el estado de todas las facturas asociadas a "En proceso de cobro". Esto puede ser útil para nuestro control interno.

Si por alguna razón tenemos que devolver todas las domiciliaciones procesadas mediante un fichero, desde aquí podemos crear un cuaderno de pagos con las mismas operaciones a la inversa.