Creación de una caja de Cash Flow o Flujos de Caja

Desde esta sección se gestionarán todas aquellas cuentas de banco o Caja Chica desde las que se quiera llevar un control de movimientos, cobros y pagos.

Para crear una nueva Caja, pinchamos en la barra de Administración de finanzas, en el botón de Nuevo Banco.

Para crear una nueva Caja, pinchamos en la barra de Administrador de Finanzas >> Flujos de caja >> Insertar:

Los campos que se solicitan son los siguientes:

• ¿Aplican a Flujos?: en el módulo de GeaFinances Cashflow, en la parte de proyección de flujos de caja, sólo se mostrarían los totales de aquellas que tengan este campo marcado. Representan cuentas bancarias reales, mientras que otras categorías de flujo de caja que no apliquen pueden ser tarjetas bancarias, líneas de crédito, etc.

• Estado: Activo / Inactivo
• Fecha de Última actualización.
• Concepto: nombre descriptivo de la caja de cash flow.
• Código IBAN: Nº de cuenta asociado.
• Sufijo de presentación: 3 caracteres.
• Descripción.
• Fecha última operación: cuando se inserte el registro, este campo mostrará la fecha del último movimiento asociado a la caja.
• Balance límite
• Fecha de inicio del balance: los movimientos asociados a esta caja no podrán tener en ningún caso una fecha anterior a la fecha de inicio de balance.
• Balance inicial: importe a partir del cual se calcula el balance de la caja a partir de los movimientos que se le asocien.
• Datos último movimiento: cuando se inserte el registro, este campo mostrará los datos del último movimiento asociado a la caja.

Una vez rellenos estos campos, se pinchará en Realizar Inserción.

Inserción de movimientos

Para empezar a utilizar la caja, tendremos que dar de alta sus movimientos.

Hay que tener en cuenta que el último balance tiene que coincidir con el primer movimiento que vamos a cargar.

Esto se puede realizar de tres formas diferentes:

1. Inserción manual de Movimientos

Insertando cada uno de los movimientos desde el listado de Movimientos.

Para ello, accedemos al listado de Movimientos de caja que se muestra en la parte inferior de la pestaña de Movimientos y pinchamos en Insertar.

Los campos que se solicitan son los siguientes:

• Nº de orden: se utiliza para ordenar aquellos movimientos que se han realizado el mismo día.
• Cliente / Proveedor: si el movimiento tiene asociado un Cliente o Proveedor identificado, se indicaría en este campo.
• Fecha de Operación
• Fecha de Valoración
• Movimiento en efectivo
• Balance: campo informativo que nos muestra el balance de la caja anterior a que se inserte este movimiento.
• Información: campo descriptivo.
• Concepto común: clasificación utilizada por los diferentes bancos para los movimientos de caja
• Concepto propio: clasificación utilizada por los diferentes bancos para los movimientos de caja dependiente del campo anterior.
• Referencia de conciliación: texto por el que se podrán realizar búsquedas a la hora de conciliar para lograr identificar más fácilmente los movimientos de caja con sus elementos financieros correspondientes (facturas de ingresos, gastos, nóminas, etc.)
• Marcar manualmente como conciliado: si así se indica en este campo, este movimiento se considerará como conciliado sin necesidad de tener un elemento financiero del mismo importe asociado.

2. Desde una caja de texto

Cargando los datos de los movimientos desde un área de texto: muchas veces es más sencillo generar un fichero Excel con los datos de los movimientos de una cuenta. Para cargarlos, el Excel debe de tener las siguientes columnas, y en este orden:

• Fecha de Operación
  • Fecha de Valoración
  • Movimiento de efectivo
  • Descripción

Los movimientos deberán de estar ordenados en modo ascendente.

Una vez generado este Excel, se copiarán todos los datos de los movimientos (sin la cabecera) desde el Excel y se pegarán en el área de texto preparada para esta ocasión.

Al pinchar en Precarga, el sistema procesará esos datos para ver si son correctos, y muestra el resultado.

Si son correctos los datos, el usuario aparece el botón de "Cargar" donde tiene que volver a hacer click el usuario para cargarlos finalmente en la caja.

Y si se accede al listado de Movimientos, veremos los movimientos que se han cargado.

3. Desde un cuaderno 43

La Norma 43 de Bancos permite obtener de cada banco los movimientos en formato de fichero, para ser introducido en la Contabilidad de forma automatizada, sin tener que leer y teclear los extractos de bancos.

Se puede realizar la carga de los movimientos con un fichero con dicho formato proporcionado por el banco.

Para ello, únicamente se debe de seleccionar el archivo en la aplicación de Cargar desde fichero Norma 43 y pinchar en Cargar.

El sistema procesará las diferentes líneas del archivo, y si son correctas, procede a cargarlas. En caso de que haya algún problema con alguna de las líneas, mostrará un mensaje de error indicando la línea que da problemas, para que se actúe en consecuencia.

El sistema sólo permite cargar movimientos de una única cuenta que coincida con la correspondiente a la caja de Cash Flow seleccionada. No se admiten cuadernos 43 con información de varias cuentas.

Códigos propios

Además de los códigos propios utilizados por los bancos para identificar la tipología de los movimientos bancarios, se pueden definir códigos propios particulares para cada caja desde la pestaña de Códigos propios.

También se proporciona un cargador de los mismos para facilitar su inserción.

Cuentas contables asociadas a la caja

Desde la pestaña de Cuentas contables, podremos acceder a todas aquellas cuentas contables que se hayan asociado a la caja en cuestión, para cada ejercicio contable.

Generación de Cuaderno 19

El cuaderno 19 se utiliza para enviarle al banco la información de qué cobros debe de realizar, como por ejemplo, los recibos domiciliados.

Antes de generar un cuaderno, lo primero que tenemos que configurar es la cabecera. Para ello, tenemos que acceder a la aplicación de Admin. Finanzas >> Flujo de Caja >> Configuración: empresa ordenante, y configurar el nombre, dirección y titular de la cuenta.

Una vez configurada la cabecera, ya podemos acceder al Cash-flow para generar el cuaderno 19.

Pinchamos en la caja correspondiente y vamos a la pestaña Generar Cuaderno 19.

Podemos utilizamos los filtros para extraer las facturas que queremos domiciliar. Una vez rellenados los filtros correspondientes, pinchamos en Filtrar.

Las facturas de ingresos que se muestran son aquellas que cumplen los filtros y están en estado Emitida con Forma de pago: Domiciliada.

Se pueden mostrar diferentes errores o avisos. Si se muestra en rojo el último campo puede ser por:

• Que esa factura ya se encuentre en otro cuaderno.
• Que no tenga cuenta bancaria

Seleccionamos las facturas que queremos domiciliar de las encontradas y que sean correctas y pinchamos en Generar txt bancario usando los datos filtrados.

Esto genera un fichero que se muestra en la parte inferior de esta misma pantalla en estado Pendiente de envío.

Este será el fichero que enviaremos al banco y si está todo bien, accederemos al registro, pincharemos en Actualizar a estado "En proceso de cobro" los recibos de las facturas seleccionadas.

Aceptamos el mensaje de aviso y cerramos la ventana. Con esto, todas las facturas que estaban en ese cuaderno pasan a En proceso de cobro hasta que se concilien y así pasen a cobradas.

Si un cuaderno 19 no ha sido enviado al banco y permanece en estado Pendiente de envío, en caso de que sea incorrecto, se podrá borrar sin problema ninguno desde este listado.

Todo cuaderno que ya haya sido enviado al banco y esté en estado Enviado no podrá borrarse.

Generación Cuaderno 34

El cuaderno 34 se utiliza para enviarle al banco la información de qué pagos debe de realizar, como por ejemplo, transferencias y cheques.

Al igual que el cuaderno 19, antes de generar un cuaderno, lo primero que tenemos que configurar es la cabecera, tarea que se realizará desde la misma opción del cuaderno 19.

El resto, funciona igual que el cuaderno 19 pero lo que se muestran son:

• Facturas de gastos en estados: No recibida, Aceptada y Pendiente de pago y Forma de pago: Transferencia,
• Nóminas en estado Aceptada. 
• Facturas rectificativas en estado Emitida
• Facturas de ingresos que, por error, se hayan cobrado más de una vez.

El sistema generará un archivo de texto con la información de los elementos seleccionados que, al igual que el Cuaderno 19, se almacenará en la el listado de la parte inferior de la pantalla y que, cuando se envíe al banco y se pinche en “Actualizar a estado "En proceso de cobro" las nóminas y facturas seleccionadas”, modificará el estado de todos los elementos que incluya y ya no se podrá borrar el fichero.

Conciliaciones

El sistema llevará a cabo las conciliaciones bancarias, asignando los movimientos producidos en la cuenta a su gasto/ingreso/nómina/préstamo/crédito.

Existirán 2 tipos de conciliaciones bancarias, estos serán:

1. Conciliación manual.
2. Conciliación automática: sólo cuando los movimientos se cargan a través de la norma 43.

Conciliaciones manuales

Accedemos a la caja de cash-flow. En la parte inferior se muestran los movimientos cargados del banco, ya sea con la norma 43 o de forma manual. Para conciliarlos, nos vamos a la pestaña de "Conciliaciones".

Una vez en ella, buscamos el movimiento de caja a conciliar y lo seleccionamos marcando el check lateral izquierdo.

Esto hará que se cargue abajo un panel donde se podrá localizar la factura de ingreso/gasto/nómina/movimiento de caja/Impuesto a conciliar con el movimiento seleccionado.

Por defecto, dependiendo del signo del movimiento seleccionado, se hará una precarga de los Ingresos que no están conciliados (si el movimiento es positivo), o de los gastos no conciliados (si el movimiento es negativo), cuyo importe esté entre 0 y el importe del movimiento +/- 50 €, y entre 10 días antes y 10 días después de la fecha del movimiento seleccionado.

Se puede realizar una búsqueda por cualquiera de las opciones existentes desplegando el seleccionable de “Buscar en“, y modificando los valores del resto de filtros. Dependiendo del elemento seleccionado en “Buscar en”, se activarán unos filtros u otros.

El significado de los diferentes filtros es el siguiente:

1. Buscar en: Permite realizar una búsqueda por los diferentes elementos financieros con los que se puede conciliar un movimiento:
   1. Ingresos
   2. Gastos
   3. Nóminas
   4. Gastos y nóminas: si un movimiento se corresponde a una remesa que incluye gastos y nóminas, es importante buscarlas mediante esta opción para que se concilien correctamente.
   5. Impuestos: todos aquellos que se hayan dado de alta en la aplicación de Impuestos (IVA, IRPF y Seguridad Social).
   6. Movimientos de caja
   7. Créditos
   8. Préstamos
   9. Objetos financieros: todos aquellos elementos que no tienen cabida en el resto del sistema: aportaciones de capital, movimientos de efectivo (si no se desea tener la caja física en el sistema) , etc.. Se administran desde la aplicación de Admin Gea-Finances / Objetos financieros.  
2. Importe entre: valores entre los que buscar los importes de los diferentes elementos.
3. Fecha entre: fechas entre los que buscar los importes de los diferentes elementos.
4. Texto: texto que localizar en los diferentes elementos.
5. Forma de pago: sólo aplicable a facturas de ingresos y gastos.
6. Categoría: categoría de  facturas de ingresos, gastos y nóminas.
7. Subcategoría: subcategoría de facturas de ingresos, gastos y nóminas. Se recarga cuando se selecciona una categoría.
8. Cuaderno 19: aplicable a facturas de ingresos. Se relacionarán por aquellas facturas que hayan sido exportadas a un cuaderno 19 generado por la aplicación.
9. Cuaderno 34: aplicable a facturas de gastos y nóminas. Se relacionarán por aquellas facturas y nóminas que hayan sido exportadas a un cuaderno 34 generado por la aplicación.
10. Estado: tomará los valores de los diferentes estados de los elementos, que se haya previamente seleccionado.
11. Tipo: tomará los valores de los diferentes tipos de los elementos, que se haya previamente seleccionado.
12. Mostrar todos los relacionados: si se chequea esta opción, se mostrarán todos aquellos movimientos que ya tengan alguna asociación con cualquier otro elemento financiero.
13. Mostrar cobros anticipados: sólo aplicable a facturas de ingresos. Si se chequea esta opción, se realizará la búsqueda en facturas de ingresos que tengan el campo Cobro anticipado puesto a Sí.
14.  Incluir ya conciliados: si se chequea esta opción, se incluirán en la búsqueda elementos que ya estén conciliados.
15. Caja: sólo aplicable a movimientos de caja. Seleccionable con las distintas cajas de cashflow dadas de alta en la aplicación.

Una vez que se seleccione el filtro por el que buscar los diferentes elementos, se mostrará un listado con aquellos que cumplen las condiciones impuestas.

Al pasar por encima de cada elemento, en la “i” de la primera columna, se muestra un mensaje con el importe pendiente de conciliación en referencia al importe total del movimiento a conciliar, así como el total del importe de los elementos seleccionados.

Se puede chequear uno o más elementos a conciliar a la vez contra el movimiento anteriormente seleccionado.

Cuando el importe de los elementos seleccionados coincide con el del movimiento anterior (más/menos el margen de conciliación que se indica en Admin Gea-Finanzas / Flujo de Caja / Configuración / Conciliación bancaria), el mensaje que se muestra al pasar el ratón por encima de la “i” de información es “Preparado para conciliar”.

En la opción de “Necesita ayuda”, se despliega un mensaje donde se informa al usuario de los significados de los diferentes elementos que se muestran, así como las opciones de conciliación y dónde modificarlas.

Una vez seleccionados los movimientos, y pulsando el botón de “Conciliar”, se asocia el movimiento anterior con los elementos de este listado y, si todo ha ido correctamente, se muestra el mensaje de la acción realizada.

Las acciones que se generan al conciliar son las siguientes:

• Se genera una relación de conciliación entre el movimiento y el/los elemento/s seleccionados, que se puede consultar desde cada uno de ellos. Si se accede al movimiento, en cada una de las pestañas de Ingresos, Gastos, Nóminas, Objetos financieros, Préstamos/Créditos, Impuestos y Movimientos relacionados, se mostrarían aquellos contra los que se ha conciliado el movimiento en cuestión y qué importe se ha conciliado.
• Si se concilia totalmente, se marcaría el movimiento como Conciliado. A su vez, el elemento pasa a reflejar qué importe de Cashflow tiene asociado.
• Las facturas, nóminas y demás elementos pasarían automáticamente a estado Cobrado/Pagado, si se han conciliado totalmente; o Pendiente de cobro en el caso en que la factura tenga diferentes recibos y no se haya cobrado/pagado en su totalidad.
• Si está configurada la plataforma para que se genere la contabilidad, y se ha conciliado totalmente, y además, están todas las cuentas contables de los diferentes elementos correctamente asociadas, se genera el asiento asociado al pago/ingreso efectuado. En el caso de que sea necesario configurar alguna cuenta contable para poder generar la contabilidad de dicho asiento, se mostrará un mensaje en el elemento en cuestión avisando de la situación, e indicando qué cuentas es necesario configurar.

NOTA: para ver un informe de los no contabilizados, acceder a Admin Gea-Finances / GEAConta, / Ejercicios contables / Informe no contabilizados, o bien, desde la pestaña de Financiero, en la opción de Gea-Conta / Informes no contabilizados. 

Observamos unos filtros y una vez seleccionado y pinchando en Listar se muestran todos los elementos describiendo el error de por qué no se han contabilizado.

Podemos acceder al elemento en cuestión o al cliente haciendo clic sobre ellos para solucionar el problema. Una vez solucionado, seleccionaremos las que hemos arreglado y pincharemos en Enviar a Contabilidad para que se generen los nuevos asientos que antes no se podían.

• Si la conciliación se realiza entre dos movimientos, se crean dos relaciones: movimiento 1 con movimiento 2 (que se puede visualizar desde la pestaña de “Movimientos relacionados” del movimiento 1) y movimiento 2 con movimiento 1 (que se puede visualizar desde la pestaña de “Movimientos relacionados” del movimiento 2).

Modificación de importes de conciliación

Muchas veces es necesario modificar el importe a conciliar, bien porque se concilie parcialmente uno de los elementos (por ejemplo, que el pago recibido en el banco incluya más de una factura o bien, el pago de alguna factura se realice en más de un movimiento, o bien, para cuadrar pequeñas discrepancias).

Para poder indicar el importe a conciliar, se accederá al registro de relación del movimiento con el elemento asociado (factura, nómina, impuesto, etc.), y se modificará el campo Total.

Conciliaciones automáticas

Cuando cargamos un fichero con movimientos bancarios con el formato de norma 43, los movimientos en los que coincida:

• El importe + - el rango definido en la configuración
• Fechas + - el rango definido en la configuración
  • En Ingresos o Gastos: Fecha prevista 
  • En Prestamos o Créditos: Fecha operación
• Y si existe una única factura de ingresos, gastos, nominas, préstamo o crédito que cumpla las dos anteriores.

• Se concilia de forma automática.

NOTA: para configuración del rango de importes y fechas, pinchar en GEA Finances / Flujos de caja / Configuración conciliación