Introducción: conciliación bancaria manual y automática

Conciliaciones

El sistema llevará a cabo las conciliaciones bancarias, asignando los movimientos producidos en la cuenta a su gasto/ingreso/nómina/préstamo/crédito.

Existirán 2 tipos de conciliaciones bancarias, estos serán:

  1. Conciliación manual.
  2. Conciliación automática: sólo cuando los movimientos se cargan a través de la norma 43.

Conciliaciones manuales

Accedemos a la caja de cash-flow. En la parte inferior se muestran los movimientos cargados del banco, ya sea con la norma 43 o de forma manual. Para conciliarlos, nos vamos a la pestaña de «Conciliaciones».

Una vez en ella, buscamos el movimiento de caja a conciliar y lo seleccionamos marcando el check lateral izquierdo.

Esto hará que se cargue abajo un panel donde se podrá localizar la factura de ingreso/gasto/nómina/movimiento de caja/Impuesto a conciliar con el movimiento seleccionado.

Por defecto, dependiendo del signo del movimiento seleccionado, se hará una precarga de los Ingresos que no están conciliados (si el movimiento es positivo), o de los gastos no conciliados (si el movimiento es negativo), cuyo importe esté entre 0 y el importe del movimiento +/- 50 €, y entre 10 días antes y 10 días después de la fecha del movimiento seleccionado.

Se puede realizar una búsqueda por cualquiera de las opciones existentes desplegando el seleccionable de “Buscar en“, y modificando los valores del resto de filtros. Dependiendo del elemento seleccionado en “Buscar en”, se activarán unos filtros u otros.

El significado de los diferentes filtros es el siguiente:

  1. Buscar en: Permite realizar una búsqueda por los diferentes elementos financieros con los que se puede conciliar un movimiento:
    1. Ingresos
    2. Gastos
    3. Nóminas
    4. Gastos y nóminas: si un movimiento se corresponde a una remesa que incluye gastos y nóminas, es importante buscarlas mediante esta opción para que se concilien correctamente.
    5. Impuestos: todos aquellos que se hayan dado de alta en la aplicación de Impuestos (IVA, IRPF y Seguridad Social).
    6. Movimientos de caja
    7. Créditos
    8. Préstamos
    9. Objetos financieros: todos aquellos elementos que no tienen cabida en el resto del sistema: aportaciones de capital, movimientos de efectivo (si no se desea tener la caja física en el sistema) , etc.. Se administran desde la aplicación de Admin Gea-Finances / Objetos financieros.  
  2. Importe entre: valores entre los que buscar los importes de los diferentes elementos.
  3. Fecha entre: fechas entre los que buscar los importes de los diferentes elementos.
  4. Texto: texto que localizar en los diferentes elementos.
  5. Forma de pago: sólo aplicable a facturas de ingresos y gastos.
  6. Categoría: categoría de  facturas de ingresos, gastos y nóminas.
  7. Subcategoría: subcategoría de facturas de ingresos, gastos y nóminas. Se recarga cuando se selecciona una categoría.
  8. Cuaderno 19: aplicable a facturas de ingresos. Se relacionarán por aquellas facturas que hayan sido exportadas a un cuaderno 19 generado por la aplicación.
  9. Cuaderno 34: aplicable a facturas de gastos y nóminas. Se relacionarán por aquellas facturas y nóminas que hayan sido exportadas a un cuaderno 34 generado por la aplicación.
  10. Estado: tomará los valores de los diferentes estados de los elementos, que se haya previamente seleccionado.
  11. Tipo: tomará los valores de los diferentes tipos de los elementos, que se haya previamente seleccionado.
  12. Mostrar todos los relacionados: si se chequea esta opción, se mostrarán todos aquellos movimientos que ya tengan alguna asociación con cualquier otro elemento financiero.
  13. Mostrar cobros anticipados: sólo aplicable a facturas de ingresos. Si se chequea esta opción, se realizará la búsqueda en facturas de ingresos que tengan el campo Cobro anticipado puesto a .
  14.  Incluir ya conciliados: si se chequea esta opción, se incluirán en la búsqueda elementos que ya estén conciliados.
  15. Caja: sólo aplicable a movimientos de caja. Seleccionable con las distintas cajas de cashflow dadas de alta en la aplicación.

Una vez que se seleccione el filtro por el que buscar los diferentes elementos, se mostrará un listado con aquellos que cumplen las condiciones impuestas.

Al pasar por encima de cada elemento, en la “i” de la primera columna, se muestra un mensaje con el importe pendiente de conciliación en referencia al importe total del movimiento a conciliar, así como el total del importe de los elementos seleccionados.

Se puede chequear uno o más elementos a conciliar a la vez contra el movimiento anteriormente seleccionado.

Cuando el importe de los elementos seleccionados coincide con el del movimiento anterior (más/menos el margen de conciliación que se indica en Admin Gea-Finanzas / Flujo de Caja / Configuración / Conciliación bancaria), el mensaje que se muestra al pasar el ratón por encima de la “i” de información es “Preparado para conciliar”.

En la opción de “Necesita ayuda”, se despliega un mensaje donde se informa al usuario de los significados de los diferentes elementos que se muestran, así como las opciones de conciliación y dónde modificarlas.

Una vez seleccionados los movimientos, y pulsando el botón de “Conciliar”, se asocia el movimiento anterior con los elementos de este listado y, si todo ha ido correctamente, se muestra el mensaje de la acción realizada.

Las acciones que se generan al conciliar son las siguientes:

  • Se genera una relación de conciliación entre el movimiento y el/los elemento/s seleccionados, que se puede consultar desde cada uno de ellos. Si se accede al movimiento, en cada una de las pestañas de Ingresos, Gastos, Nóminas, Objetos financieros, Préstamos/Créditos, Impuestos y Movimientos relacionados, se mostrarían aquellos contra los que se ha conciliado el movimiento en cuestión y qué importe se ha conciliado.
  • Si se concilia totalmente, se marcaría el movimiento como Conciliado. A su vez, el elemento pasa a reflejar qué importe de Cashflow tiene asociado.
  • Las facturas, nóminas y demás elementos pasarían automáticamente a estado Cobrado/Pagadosi se han conciliado totalmente; o Pendiente de cobro en el caso en que la factura tenga diferentes recibos y no se haya cobrado/pagado en su totalidad.
  • Si está configurada la plataforma para que se genere la contabilidad, y se ha conciliado totalmente, y además, están todas las cuentas contables de los diferentes elementos correctamente asociadas, se genera el asiento asociado al pago/ingreso efectuado. En el caso de que sea necesario configurar alguna cuenta contable para poder generar la contabilidad de dicho asiento, se mostrará un mensaje en el elemento en cuestión avisando de la situación, e indicando qué cuentas es necesario configurar.

NOTA: para ver un informe de los no contabilizados, acceder a Admin Gea-Finances / GEAConta, / Ejercicios contables / Informe no contabilizados, o bien, desde la pestaña de Financiero, en la opción de Gea-Conta / Informes no contabilizados

Observamos unos filtros y una vez seleccionado y pinchando en Listar se muestran todos los elementos describiendo el error de por qué no se han contabilizado.

Podemos acceder al elemento en cuestión o al cliente haciendo clic sobre ellos para solucionar el problema. Una vez solucionado, seleccionaremos las que hemos arreglado y pincharemos en Enviar a Contabilidad para que se generen los nuevos asientos que antes no se podían.

  • Si la conciliación se realiza entre dos movimientos, se crean dos relaciones: movimiento 1 con movimiento 2 (que se puede visualizar desde la pestaña de “Movimientos relacionados” del movimiento 1) y movimiento 2 con movimiento 1 (que se puede visualizar desde la pestaña de “Movimientos relacionados” del movimiento 2).

Modificación de importes de conciliación

Muchas veces es necesario modificar el importe a conciliar, bien porque se concilie parcialmente uno de los elementos (por ejemplo, que el pago recibido en el banco incluya más de una factura o bien, el pago de alguna factura se realice en más de un movimiento, o bien, para cuadrar pequeñas discrepancias).

Para poder indicar el importe a conciliar, se accederá al registro de relación del movimiento con el elemento asociado (factura, nómina, impuesto, etc.), y se modificará el campo Total.

Conciliaciones automáticas

Cuando cargamos un fichero con movimientos bancarios con el formato de norma 43, los movimientos en los que coincida:

  • El importe + – el rango definido en la configuración
  • Fechas + – el rango definido en la configuración
    • En Ingresos o Gastos: Fecha prevista 
    • En Prestamos o Créditos: Fecha operación
  • Y si existe una única factura de ingresos, gastos, nominas, préstamo o crédito que cumpla las dos anteriores.
  • Se concilia de forma automática.

NOTA: para configuración del rango de importes y fechas, pinchar en GEA Finances / Flujos de caja / Configuración conciliación

Artículo perteneciente a la/s categoría/s: Última actualización: 10 de noviembre del 2019, 23:04h
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