Comprobación de solapamientos entre incapacidades temporales y solicitudes de vacaciones/absentismos

ÍNDICE DE CONTENIDOS:
• Introducción
• Funcionamiento del sistema: pestaña SOLAPAMIENTOS PERMITIDOS
• Comprobación de solapamientos con Incapacidades Temporales (IT)
• Comprobación de solapamientos entre solicitudes de vacaciones / absentismos
• Modificaciones automáticas de solicitudes de vacaciones / absentismos por solapamiento con IT
• 🟢 IT sin fecha de fin y la solicitud es futura
• 🔴 La IT empieza antes o el mismo día que la solicitud
• 🟠 La IT empieza durante la solicitud
• 🔔 Notificaciones y comentarios
• Tarea programada: Ajuste diario por solapamiento con IT
• Notificaciones por correo electrónico
• Importante:
• Comprobaciones no realizadas en los cargadores
• Comprobaciones realizadas en la Lectura de ficheros FIE

Introducción

En la gestión de solicitudes de vacaciones y absentismos, es fundamental controlar los solapamientos con incapacidades temporales (IT) y entre las propias solicitudes para evitar conflictos administrativos y garantizar una correcta planificación. Este artículo explica cómo funciona la comprobación de solapamientos en el sistema y las reglas aplicadas según la configuración.

Funcionamiento del sistema: pestaña SOLAPAMIENTOS PERMITIDOS

Tanto en las Actividades de Solicitudes de Vacaciones como en las subactividades asociadas, se ha añadido una nueva pestaña llamada SOLAPAMIENTOS PERMITIDOS. Esta pestaña incluye un texto de ayuda que explica:

“Esta actividad podrá solaparse con solicitudes de las actividades o subactividades seleccionadas aquí, es decir, podrán registrarse en las mismas fechas sin generar conflicto.”

Desde esta pestaña, el usuario puede seleccionar qué actividades o subactividades podrán solaparse con la actividad o subactividad actual, permitiendo que las solicitudes correspondientes coincidan en fechas sin que el sistema marque un conflicto.

Por ejemplo, en la actividad VACACIONES, si se configura un solapamiento con INCAPACIDAD TEMPORAL, ambas actividades podrán registrarse en las mismas fechas sin generar conflicto.

Las actividades y subactividades disponibles para seleccionar dependen de las registradas en la plataforma, aunque siempre estará disponible la opción Incapacidades Temporales.

Comprobación de solapamientos con Incapacidades Temporales (IT)

Cuando se crea una Incapacidad Temporal (IT), el sistema gestiona el solapamiento con solicitudes de vacaciones o absentismos de la siguiente manera:

• Si NO se permite solapamiento:
  • Se muestra un aviso al usuario indicando que se modificarán las vacaciones previamente aprobadas que coinciden con el período de la IT.
  • El campo de comentarios de la solicitud de vacaciones o absentismo se actualiza automáticamente con la justificación del ajuste realizado.
  • Se envían notificaciones a las siguientes personas:
    • Empleado afectado.
    • Manager correspondiente, si aplica (según el valor del campo «El manager tiene que aprobar las vacaciones» de la ficha del empleado).
    • Sustitutos del manager, siempre que existan y esté activada la opción de notificación en la configuración del manager.
    • Validadores de vacaciones, si corresponde.
• Si SÍ se permite solapamiento:
  • La IT se registra sin restricciones ni modificaciones en las solicitudes existentes.

Además, independientemente de si se permite o no el solapamiento, en el registro de la IT se muestra un aviso indicando que solapa con una o varias solicitudes existentes, ya sean vacaciones o permisos.

Comprobación de solapamientos entre solicitudes de vacaciones / absentismos

Al crear una solicitud de vacaciones / absentismo, el sistema comprueba posibles solapamientos con incapacidades temporales (IT) y con otras solicitudes de vacaciones o absentismos. El comportamiento es el siguiente:

• Si NO se permite solapamiento:
  • Se muestra un aviso indicando que no se puede crear la solicitud debido a una IT existente que coincide en fechas.
  • O, en caso de solapamiento con otra solicitud (vacaciones o absentismo) ya registrada, se muestra un aviso indicando que no se puede crear debido a la existencia de esa solicitud.
• Si SÍ se permite solapamiento:
  • La solicitud se registra sin restricciones ni bloqueos con el funcionamiento habitual.

Además, independientemente de si se permite o no el solapamiento, en el registro de la solicitud se muestra un aviso indicando que solapa con una IT.

Modificaciones automáticas de solicitudes de vacaciones / absentismos por solapamiento con IT

Cuando una Incapacidad Temporal (IT) coincide en fechas con una solicitud de vacaciones o absentismo, y no se permite el solapamiento, el sistema aplica las siguientes reglas:

🟢 IT sin fecha de fin y la solicitud es futura

• La solicitud se ignora temporalmente, es decir, no se modifica ni se cancela.
• Motivo: No es posible saber si realmente habrá solapamiento, ya que la IT sigue abierta y la solicitud aún no ha comenzado. Se espera a tener más información (por ejemplo, una fecha de fin en la IT).

🔴 La IT empieza antes o el mismo día que la solicitud

• La solicitud se cancela completamente.
• Motivo: El periodo solicitado coincide con la IT, así que no se puede mantener ningún día de la solicitud.

🟠 La IT empieza durante la solicitud

• Se ajusta la fecha de fin de la solicitud para que finalice el día anterior al inicio de la IT.
• Si tras el ajuste no queda ningún día válido, la solicitud se cancela.
• Motivo: Se conserva la parte de la solicitud que no se solapa con la IT, siempre que sea posible.

🔔 Notificaciones y comentarios

• En caso de cancelación o ajuste, se actualiza automáticamente el comentario de la solicitud con la justificación correspondiente.
  • Ejemplo de comentario:
    [Automático 03/06/2025 08:36:16] Cancelado por IT. Motivo: Cancelada por solapamiento con IT del 02/06/2025 al 09/06/2025. (Realizado por: Proceso automático (Tarea programada))
• Se envían notificaciones al empleado afectado, a su manager cuando corresponde, a los sustitutos del manager si los hay y está activada la notificación, así como a los validadores de vacaciones si aplica.

Tarea programada: Ajuste diario por solapamiento con IT

El sistema dispone de una tarea programada que se ejecuta diariamente a las 00:00:00 para realizar el Ajuste diario de vacaciones por solapamiento con incapacidades temporales (IT).

Dado que las IT siempre tienen preferencia, si una solicitud de vacaciones o absentismo no permite el solapamiento con una IT existente, esta solicitud debe ser modificada o cancelada automáticamente para evitar conflictos.

Notificaciones por correo electrónico

Cuando se detectan solapamientos que implican modificaciones o avisos sobre solicitudes, el sistema envía notificaciones automáticas para mantener informados a los involucrados.

Las plantillas de correo utilizadas son:

• es_activityoverlaps_employee_request_update_notification: para notificar al empleado afectado.
• es_activityoverlaps_manager_request_update_notification: para notificar al manager correspondiente, a sus sustitutos y a los validadores de vacaciones, según aplique.

El emisor del correo se determina con el siguiente orden de prioridad:

1. El remitente configurado explícitamente en la plantilla de correo.
2. La variable de configuración de 5.3.9. mail_contact_from, si está definida.
3. Por defecto, si no hay configuración anterior, se utiliza la dirección support@yunbit.es.

Importante:

Comprobaciones no realizadas en los cargadores

Las comprobaciones de solapamientos entre Incapacidades Temporales y solicitudes de absentismo (vacaciones o permisos) no se realizan durante:

• La importación masiva de datos.
• El uso de cargadores automáticos.

Por lo tanto, al cargar solicitudes o ITs mediante estos métodos, el sistema no validará solapamientos ni generará avisos o ajustes automáticos.
Es responsabilidad del usuario revisar manualmente estos posibles conflictos para evitar inconsistencias en la planificación.

Comprobaciones realizadas en la Lectura de ficheros FIE

Durante la importación de ficheros FIE, el sistema sí realiza comprobaciones de solapamientos. En estos casos:

• Se mostrará una advertencia general: Se han detectado Incapacidades Temporales que solapan con una o varias solicitudes de absentismo (vacaciones o permisos). Si decides continuar, estas solicitudes podrían ser modificadas automáticamente para ajustarse a la nueva situación.
• Además, en cada empleado afectado se mostrará el siguiente mensaje individualizado: Se ha detectado que la Incapacidad Temporal ingresada solapa con una o varias solicitudes de absentismo (vacaciones o permisos). Si decides continuar, estas solicitudes podrían ser modificadas automáticamente para ajustarse a la nueva situación.