Cargador masivo de documentos de requerimientos del empleado

ÍNDICE DE CONTENIDOS:
• ¿Para qué sirve?
• Proceso paso a paso
• Paso 1 — Preparar los ficheros
• Cómo escribir el nombre del requerimiento
• Ejemplos correctos
• Ejemplos incorrectos (y por qué fallan)
• Cómo encontrar el UID de un empleado
• Cómo encontrar el nombre exacto del requerimiento
• Paso 2 — Subir los ficheros
• Paso 3 — Revisar errores
• Paso 4 — Seleccionar y confirmar la carga
• Paso 5 — Revisar resultados
• Qué ocurre al cargar un fichero
• Si el requerimiento no estaba registrado para ese empleado
• Si el requerimiento ya estaba registrado para ese empleado
• Gestión individual de requerimientos
• Límites operativos
• Configuración previa en el catálogo de requerimientos

¿Para qué sirve?

El cargador masivo de documentos de requerimientos del empleado permite subir en una sola operación los documentos acreditativos (carnets, certificados, formaciones, etc.) de varios empleados a la vez, sin necesidad de registrarlos uno a uno desde el gestor.

Casos de uso típicos:

• Renovaciones masivas de carnets de conducir tras campañas anuales.
• Incorporación de un grupo de empleados con la misma formación completada.
• Actualización de certificados de prevención de riesgos para toda una plantilla.

Proceso paso a paso

Paso 1 — Preparar los ficheros

Antes de subir nada, los ficheros deben nombrarse siguiendo la convención exacta:

UID_NombreRequerimiento_AAAAMMDD.ext

Segmento	Explicación
UID	Identificador único del empleado, visible en su ficha en el apartado de Empleados.
NombreRequerimiento	Nombre del requerimiento tal como aparece en el catálogo, eliminando los espacios (las palabras se escriben juntas, sin separador). Los acentos y mayúsculas/minúsculas no afectan al reconocimiento.
AAAAMMDD	Fecha de obtención del documento: año con 4 dígitos, mes con 2 y día con 2.
.ext	Extensión del fichero: pdf, jpg, jpeg o png.

Mínimo obligatorio: el nombre debe tener al menos tres partes separadas por _: el identificador del empleado, el nombre del requerimiento y la fecha.

Cómo escribir el nombre del requerimiento

Los espacios del nombre del requerimiento deben eliminarse (no reemplazarse por _). El guion bajo solo sirve para separar las tres partes del nombre del fichero.

Nombre en el catálogo	Cómo escribirlo en el fichero
Carnet conducir	CarnetConducir
Formación Prevención de Riesgos	FormacionPrevenciondeRiesgos
Carnet Manipulador de Alimentos	CarnetManipuladorderAlimentos
Curso Primeros Auxilios	CursoPrimerosAuxilios

Ejemplos correctos

• 12345_CarnetConducirB_20260101.pdf
• 67890_FormacionPrevencionRiesgos_20251215.pdf
• 11111_CarnetManipuladorAlimentos_20260601.jpg
• 22222_CursoPrimerosAuxilios_20260530.pdf

Ejemplos incorrectos (y por qué fallan)

Nombre del fichero	Motivo del error
12345_Carnet_Conducir_B_20260101.pdf	Los guiones bajos intermedios hacen que el sistema no reconozca el nombre del requerimiento. Debe ser CarnetConducirB.
CarnetConducirB_20260101.pdf	Falta el identificador del empleado al principio.
12345_20260101.pdf	Falta el nombre del requerimiento.
12345_CarnetConducirB_01012026.pdf	La fecha debe estar en formato AAAAMMDD, no DDMMAAAA.

Cómo encontrar el UID de un empleado

El UID se consulta abriendo la ficha del empleado en el apartado de Empleados. Es el código identificador denominado Usuario que aparece en la ficha.

Cómo encontrar el nombre exacto del requerimiento

El nombre se consulta en el catálogo/gestor de Requerimientos del puesto. Copiar el título exacto y eliminar los espacios al escribirlo en el nombre del fichero.

Importante: Si en el catálogo existen dos requerimientos con el mismo nombre, el sistema no podrá distinguirlos y rechazará los ficheros afectados con error de "duplicado". Esto debe resolverse en el catálogo antes de volver a intentar la carga.

Paso 2 — Subir los ficheros

1. Acceder a la pantalla del cargador desde el menú de RRHH.
2. Seleccionar los ficheros preparados. Se pueden subir hasta 50 ficheros por lote.
3. Pulsar el botón para analizar los ficheros.

El sistema procesa cada fichero y muestra una tabla de previsualización con el resultado del análisis:

Columna	Descripción
(casilla)	Permite seleccionar el fichero para incluirlo en la carga. Solo aparece en filas sin errores.
Fichero	Nombre del fichero subido.
UID	Identificador del empleado extraído del nombre del fichero.
Empleado	Nombre del empleado encontrado en el sistema.
Tipo contrato	Tipo de contrato activo del empleado.
Inicio contrato	Fecha de inicio del contrato activo.
Requerimiento	Nombre del requerimiento reconocido en el catálogo.
Fecha de obtención	Fecha extraída del nombre del fichero.
Acción	Insertar si el requerimiento no estaba registrado para ese empleado, o Actualizar si ya existía.
Estado / Error	La fila aparece en verde si es correcto o en rojo con el motivo del error.

Las filas con errores no pueden seleccionarse para cargar.

Paso 3 — Revisar errores

Error	Causa	Solución
Nombre de archivo inválido	El nombre no sigue la convención.	Renombrar el fichero.
La fecha del archivo es posterior a hoy	Se ha indicado una fecha futura.	Corregir la fecha en el nombre.
Empleado con UID '…' no encontrado	El identificador no corresponde a ningún empleado.	Verificar el UID en la ficha del empleado.
Requerimiento '…' no encontrado	El nombre no coincide con ninguno del catálogo.	Revisar el nombre exacto en el catálogo y renombrar el fichero.
Requerimiento '…' duplicado	Hay dos o más requerimientos con el mismo nombre en el catálogo.	Resolver el duplicado en el catálogo antes de reintentar.
El documento en el sistema es más reciente que el archivo a cargar	Ya hay registrado un documento más reciente para ese requerimiento.	No es posible reemplazarlo con uno más antiguo. Descartar esa fila o subir el documento correcto.

Paso 4 — Seleccionar y confirmar la carga

1. Las filas válidas aparecen marcadas por defecto. Desmarcar las que no se deseen procesar.
2. Pulsar Cargar para confirmar.

Cada fichero se procesa de forma independiente: si uno falla, el resto no se ve afectado.

Paso 5 — Revisar resultados

La pantalla muestra la tabla de resultados con las mismas columnas que la previsualización más dos adicionales:

• Resultado: marca ✓ en verde si se cargó correctamente, o ✗ en rojo si hubo error.
• Error: descripción del problema si la carga falló.

Los ficheros temporales se eliminan automáticamente al finalizar. Si se recarga la página, hay que volver a subir los ficheros desde el principio.

Qué ocurre al cargar un fichero

Si el requerimiento no estaba registrado para ese empleado

• Se crea un nuevo registro vinculando al empleado con el requerimiento, la fecha de obtención y la fecha de vencimiento calculada automáticamente (si el requerimiento tiene configurada una duración de vigencia).
• El estado inicial del registro es el que tenga configurado el tipo de requerimiento.
• El documento queda guardado en el sistema vinculado al registro.

Si el requerimiento ya estaba registrado para ese empleado

• Se actualizan únicamente la fecha de obtención y la fecha de vencimiento.
• El estado, la verificación, el motivo de rechazo y la visibilidad en el portal no se modifican.
• El nuevo documento queda guardado en el sistema.

Gestión individual de requerimientos

El cargador masivo y el gestor de Requerimientos del empleado trabajan sobre los mismos datos. Desde el gestor se puede:

• Crear, modificar o eliminar registros uno a uno.
• Asignar la fecha de asignación y la fecha prevista de obtención (el cargador no las establece).
• Cambiar el estado del requerimiento manualmente.
• Marcar un requerimiento como verificado o rechazado, indicando el motivo si aplica.
• Controlar la visibilidad en el portal empleado a empleado.
• Filtrar por empleado, contrato, departamento, área, oficina, actividad, puesto, requerimiento, estado, tipo de documento y otros criterios.

Límites operativos

Límite	Detalle
Ficheros por lote	Máximo 50
Reemplazar por documento más antiguo	No permitido
Requerimiento duplicado en catálogo	Bloquea los ficheros afectados
Empleado sin contrato activo	Bloquea el fichero del empleado

Configuración previa en el catálogo de requerimientos

Para que el cargador funcione correctamente, el catálogo de Requerimientos del puesto debe estar bien configurado:

• Cada requerimiento debe tener un nombre único. Si hay nombres repetidos (o que se confunden al eliminar los espacios), los ficheros afectados no podrán cargarse.
• Si se quiere que el sistema calcule la fecha de vencimiento automáticamente, el requerimiento debe tener configurada la duración de vigencia (número de días, meses o años).
• Si se quiere que los documentos se clasifiquen automáticamente, el requerimiento debe tener asignada una categoría y subcategoría documental.
• El estado inicial que se asignará a los registros creados mediante carga masiva es el que tenga configurado el propio requerimiento.