Requerimientos del puesto

ÍNDICE DE CONTENIDOS:
• Gestor para la Configuración de los estados de los requerimientos
• Ejemplo de Flujo de Gestión de Requerimientos
• Requerimientos en Páginas Genéricas (Comunicados del Portal)
• Gestor Requerimientos de los puestos
• Ficha del requerimiento de puestos
• Gestor Requerimientos de los empleados
• Contrato del empleado
• Portal del empleado
• Sección mi puesto
• Área manager

Se dispone de varios gestores desde la Intranet de Yunbit para gestionar los requerimientos de los puestos, que además permite no sólo indicar requerimientos; sino también configurar los estados de dichos requerimientos y el flujo de aprobación.

Gestor para la Configuración de los estados de los requerimientos

DATOS GENERALES

• Posición
• Aplica a: campo autorellenado
• Activar evento especial
• Nombre
• Estado inicial del proceso: Sí/No
• Estado final del proceso
• Quién gestiona la solicitud:
  • Empleado
  • Responsable del departamento
  • Responsable área
  • Responsable de la oficina
  • Manager
• Plantilla de email
• Permitir edición en el back: sí/no
• Permitir edición en el portal: sí/no
• Este estado lo podrá gestionar en el portal:
  • empleado
  • manager
  • responsable
• Color
• ENVÍO DE EMAILS A:
  • Tipo email:
    • Mail informativo
    • Mail con proceso de aprobación
    • Indicar siguiente estado
  • Estado al que cambia si aprueba: seleccionar
  • Nombre alternativo del botón para aprobar
  • Enviar email para aprobación
  • Estado que cambia si rechaza: seleccionar
  • Nombre alternativo del botón para rechazar
  • Enviar email para rechazo
  • Siguiente estado
  • Nombre alternativo del botón para pasar de estado

PLANTILLAS DE DOCUMENTOS

Desde esta pantalla podremos insertar y configurar:

Ejemplo de Flujo de Gestión de Requerimientos

1. Al insertar un requerimiento en un contrato, comienza con el estado inicial: Localizado PRL.
2. Una vez configurado, puede pasar al estado Pendiente de aprobación RRHH, donde RRHH decidirá si aprueba o rechaza la formación.
3. Si la formación es aprobada, se asigna al empleado.
4. El empleado puede:
   • Acreditar: Adjuntar un documento que certifique la formación.
   • Solicitar necesidad de formación, lo que devolvería el requerimiento al estado de Pendiente de aprobación RRHH.
5. El documento acreditado será revisado para:
   • Validar la acreditación, finalizando el proceso.
   • Rechazar la acreditación, lo que devolverá el requerimiento al empleado.
6. En caso de rechazar la formación, este es el estado final.

Requerimientos en Páginas Genéricas (Comunicados del Portal)

El documento que se firme heredará siempre el APPREF, así como la categoría y subcategoría de documentos configurados en el requerimiento. Estos valores prevalecen sobre los indicados en el comunicado.

Gestor Requerimientos de los puestos

Disponemos de un gestor desde la Intranet de Yunbit con los siguientes campos:

Ficha del requerimiento de puestos

PESTAÑA DATOS GENERALES

• Fecha de creación
• Fecha de actualización
• Título*
• Crear tarea
• Estado*: Activo/Inactivo
• Estado de requerimientos automáticos: se trata de los configurados previemente en el gestor correspondiente (ver abajo)
• Obligar a acreditar en el portal del empleado
• Descripción
• CADUCIDAD:
  • Duración: numérico
  • En: desplegable: Días, Meses, Años.
  • Mail de aviso cuando caduca la acreditación
  • Envío de emails de aviso de caducidad a:
    • Insertar
• DOCUMENTOS
  • Categoría del documento: acceso a las categorías del documento
  • Subcategoría del documento: acceso a las subcategorías del documento
  • Documento obligatorio*: Si/No 

Gestor Requerimientos de los empleados

Listado con todos los empleados que tienen requerimientos. Filtros:

• Área
• Departamento
• Programa/centro
• Actividad
• Puesto
• Empleado
• Contrato
• Creado: desde/hasta
• Actualizado: desde/hasta

Además, desde aquí mismo se podrán realizar las siguientes acciones:

• MOSTRAR EN EL PORTAL
• NO MOSTRAR EN EL PORTAL
• CAMBIAR DE ESTADO

La ficha de requerimiento por empleado contiene los siguientes datos:

DATOS GENERALES

• DATOS DEL EMPLEADO
  • Empleado
  • Contrato
  • Área
  • Departamento
  • Programa/Centro
  • Actividad
  • Puesto
• DATOS DEL REQUERIMIENTO
  • Requerimiento
  • Estado
  • Mostrar en portal del empleado (sí/no)
  • Fecha de obtención
  • Fecha de vencimiento
  • Categoría
  • Subcategoría
  • Motivo de rechazo
• DATOS DEL REGISTRO
  • Creado
  • Creado por
  • Actualizado
  • Actualizado por

EVOLUCIÓN DE LOS ESTADOS DE PROCESO

DOCUMENTOS ASOCIADOS

Empleado

• Fecha de obtención 
• Fecha vencimiento: Si no tiene caducidad, pondrá "No aplica"
• Documento acreditativo: acceso al documento
• Verificado: Si/No

 Ejemplo:

• Título: Título universitario
• Descripción: Tendrá que acreditar que tiene algún título universitario
• Caducidad: Vacío, ya que no tiene caducidad
• Categoría del documento: Académico
• Subcategoría del documento: vacío
• Documento obligatorio: Si
• Estado: Activo

Contrato del empleado

Detrás de la pestaña de Acciones entrada/salida, se creará otra pestaña que será Requerimientos del puesto. 

NOTA: Sólo se verá esta pestaña si el puesto del empleado tiene algún requerimiento.

Esto funcionará igual que las acciones de entrada/salida. Cuando al insertar/modificar el puesto en el contrato del empleado, se crean en la pestaña Requerimientos del puesto, los requerimientos definidos. Es decir, se mostrará un listado con los campos:

• Título: Requerimiento del puesto.
• Fecha de obtención: Campo fecha donde se tendrá que completar desde aquí o portal.
• Fecha vencimiento: Si no tiene caducidad, poner el texto "No aplica". Si tiene caducidad, se calcula a partir del campo anterior: Fecha de obtención.
• Categoría del documento: Categoría definida en el Requerimiento del puesto.
• Subcategoría del documento: Subcategoría definida en el Requerimiento del puesto.
• Documento acreditativo: acceso al documentos, que se tendrá que completar desde aquí o portal.
• Verificado: Si/No. Campo que se marcará desde aquí o desde el portal, una vez que se ha verificado que el documento corresponde con lo que se pide.

Portal del empleado

Sección mi puesto

En Mi puesto, se tenemos otra pestaña Requerimientos donde se mostrará un listado con todos los requerimientos que tenga. Desde aquí se puede acceder a completar Fecha de obtención y subir el documento, siempre que no esté Verificado. Si está verificado no podrá tocar nada.

NOTA: Esta pestaña no se verá si no tiene requerimientos:

• Título: Requerimiento del puesto. Campo de lectura.
• Fecha de obtención: Campo fecha donde se tendrá que completar si Verificado = NO
• Fecha vencimiento: Si no tiene caducidad, poner el texto "No aplica". Si tiene caducidad, se calcula a partir del campo anterior: Fecha de obtención. Campo de lectura.
• Categoría del documento: Categoría definida en el Requerimiento del puesto Campo de lectura.
• Subcategoría del documento: Subcategoría definida en el Requerimiento del puesto Campo de lectura.
• Documento acreditativo: podrá subir un documento si Verificado = NO
• Verificado: Si/No. De lectura para el empleado.

Cuando pinche en Guardar, le llegará un mail (gestionable) al manager, así como se le creará una tarea para que el manager verifique que el documento subido es correcto.

Área manager

Se trata de un listado con todos los filtros comentados anteriormente y con los campos.

NOTA: Listado y filtro solo de sus empleados.

• Empleado
• Título 
• Fecha de obtención
• Fecha vencimiento
• Categoría del documento
• Subcategoría del documento
• Documento acreditativo
• Verificado

Podrá acceder para verificar lo subido por el empleado y al hacerlo, llega un mail al empleado (gestionable).

También  podrá añadir requerimientos y subirlos ya con documento (verificado) o no (sin documento ni fecha de obtención) para que el empleado lo complete. Llegará mail y tarea al empleado.