Configurar registro de control de presencia (jornada)

ÍNDICE DE CONTENIDOS:
• Información a Completar al Insertar/Modificar
• Pestaña Datos Generales
• Pestaña email de retraso de entrada
• Pestaña registros eliminados
• Pestaña permisos aplicados
• ATENCIÓN
• Importante
• Emails de aviso
• Tarea programada de cierre automático de registro de jornada
• Otras opciones para tareas programadas de cierre
• Modificación de Registros Horarios del Control de Presencia

ATENCIÓN: Para acceder a esta funcionalidad, los usuarios del sistema deben estar dados de alta como empleados y tener un contrato activo.

En este gestor, debemos especificar quiénes deben realizar el control de presencia y desde dónde pueden hacerlo, ya sea desde la intranet y/o el portal del empleado.

Información a Completar al Insertar/Modificar

Al insertar/modificar tendremos que completar la siguiente información:

Pestaña Datos Generales

• Nombre: Se debe proporcionar un nombre descriptivo para identificar el registro.
• Checks de Visibilidad: Se indica dónde los empleados pueden realizar la acción.
  • Activo en Back-end (gestores) y Front-end (portal del empleado)
  • Registro de Jornada (front): Seleccionar entre:
    • Bótón
    • Sección
    • Acceso remoto

• Sección Registro de Jornada: Configuración aplicable al portal.
  • Modificar Registro Horario/Jornada con Aprobación: Indicar si se permite la modificación con aprobación:
    • Importante: en caso de que alguien apruebe o modifique el estado de la solicitud, todas las tareas abiertas pasan a 'completadas' como avisos del Portal; ya que en algunas circunstancias puede darse mas de un aprobador simultaneo y evitar conflictos.
  • Minutos Máximos de Diferencia para Autoaprobación: Establecer el límite para la autoaprobación según la duración del registro.
  • Observaciones al Insertar/Modificar Registros: Espacio para comentarios adicionales en los registros.
  • Mostrar Cálculo de Horas: Visible en el portal del empleado.
  • Mostrar Total de Control de Presencia en Registros: Muestra las horas trabajadas en el calendario del Portal.
  • Impedir Visualizar/Modificar/Insertar Otro Día Diferente al Actual: Restricciones para evitar cambios en días pasados.
  • Impedir modificar otro día diferente al actual
  • Impedir insertar otro día diferente al actual
  • Impedir insertar días posteriores al actual

• Ubicación/IPs: Requiere la ubicación al fichar
  • Solicitar localización a dispositivos
  • Quién gestiona la aprobación del fichaje:
    • Manager
    • Responsable de oficina
  • Requiere localización al fichar
  • Revisar fichaje por:
    • Por IP
    • Por Geolocalización
  • Restringir IP:
    • Con cualquier IP
    • Sólo con las IP de mi oficina
    • Solo con las IP de las oficinas de mi empresa
    • Solo con las IPs de mi grupo de empresas
  • Restringir geolocalización:
    • En cualquier sitio
    • Solo en mi oficina
    • Solo en las oficinas de mi empresa
    • Solo en las de mi grupo de empresas

• Fichaje en Días Festivos/Vacaciones: Configuración para permitir o no el fichaje en estos días.

• Avisos de Descuadre por Correo al Manager: Notificaciones por correo electrónico en caso de descuadres.

• Creación de ID/Código en Dispositivos: Opciones para generar identificadores o códigos:
  • Creación de ID:
    • Secuencial en dispositivo
    • ID externo del empleado
  • Creación de Código:
    • Aleatorio en empleado
    • ID externo del empleado

• Fichaje de Salida:
  • Mostrar Aviso: Visualización de avisos para los empleados.
  • Eliminar registro de control de presencia si supera la configuración seleccionada (Aplicación a registros eliminados).
  • Finalizar registro de control de presencia si supera la configuración seleccionada
  • Comprobación de cierre y eliminación en el portal

Pestaña email de retraso de entrada

Desde esta pestaña configuraremos los avisos:

• Plantilla de envío
• Usar flexibilidad indicada en la jornada
• Flexibilidad máxima permitida
• Destinatarios del email:
  • Configuraremos:
    • Enviar a
    • Tipo de receptor
      • Principal
      • En copia
      • En copia oculta
    • Configurar avisos:
      • Generar aviso:
      • sí: si pones si, a parte de crear un email, también se le creará un aviso en el portal relacionado a la solicitud, y permite la inserción de un texto
      • no

Pestaña registros eliminados

En esta pestaña aparece un listado de registros, si se ha marcado "Eliminar registro de control de presencia si supera"

Pestaña permisos aplicados

Aquí indicaremos quien/quienes queremos que vean el botón o sección.

Ejemplo: Si una empresa quiere que todos sus empleados de Administración puedan fichar en el back o en el portal, pero el resto sólo en el portal. Para ello crearemos dos registros:

• Datos Generales:
  • Título: Registro horario Todos
  • Checks: Portal marcado
  • Aviso: lo que quiera
• Permisos:
  • Metagrupo: La empresa

• Datos Generales:
  • Título: Registro horario Admin
  • Checks Back marcado
  • Aviso: lo que quiera
• Permisos:
  • Departamento: Administración

Todos los artículos del registro de control de jornada/ presencia

La pestaña permisos en la configuración del registro de control de presencia tiene en cuenta los permisos de la siguiente manera:

Esta pestaña marca criterios de exclusión en los comunicados del Portal del empleado según se marquen los accesos de:

1. Empresas autorizadas
2. Oficinas autorizadas
3. Áreas autorizadas
4. Departamentos autorizados
5. Puestos autorizados
6. Proyectos
7. Categorías autorizadas (de empleados)

ATENCIÓN

• USUARIOS AUTORIZADOS: queda fuera de dicha exclusión, es decir, tienen permiso siempre que se incluyan aquí, independientemente de los permisos (requisitos) asignados en el resto de opciones.
• USUARIOS EXCLUIDOS: se excluyen siempre, independientemente de todos los permisos.

Importante

Emails de aviso

Para la recepción de emails de aviso, las plantillas deben haber sido insertadas en el sistema mediante el gestor de plantillas gestionables:

Tarea programada de cierre automático de registro de jornada

En aquellos registros de control de presencia que tengan la configuración de cierre de control de presencia (GEA-HR/PresenceControlPermissions.php), la aplicación cogerá las horas del día (GEA-HR/WorkSchedulesData.php) y sobre ellas automatizará el cierre.

Otras opciones para tareas programadas de cierre

Si el registro de control de presencia no se rellena ni desde el back, ni desde e portal; existe la posibilidad de configurar la hora de cierre. Esto se ejecutará de la siguiente manera:

• Si el registro no se cierra de forma manual, se cerrará automáticamente a la jornada laboral + horas indicadas en la configuración; mediante tarea programada a las 00:00 y a las 06:00 horas.
• La tarea programada sirve para el cierre de registros de control de presencia que aún sigan activos, tenga seleccionado algún valor en el gestor de configuración de control de presencia y la suma de las horas trabajadas anteriormente más las que lleva el registro activo más la seleccionada en el gestor anteriormente mencionado.
• El valor del campo del gestor sirve únicamente para que cuando el registro no se cierra manualmente, es decir, que aún sigue activo y se cerrará automáticamente a la jornada laboral + horas indicadas.

Modificación de Registros Horarios del Control de Presencia

• Los registros horarios creados se generan utilizando la configuración activa en el momento de su creación.
• Los registros creados bajo una configuración anterior mantendrán las reglas y permisos de esa configuración, aunque se cambie la configuración al usuario. Por ejemplo, si un registro fue creado bajo una configuración que requiere aprobación para modificar los registros horarios (Modificar registro horario con aprobación = Sí), esta regla seguirá vigente para ese registro, incluso si la configuración del usuario (permiso) cambia.
• A partir del momento en que se asigna una nueva configuración a un usuario, los registros futuros se crearán siguiendo las reglas de esa nueva configuración.
• Se recomienda tener en cuenta la configuración activa que tiene el empleado en el momento de crear registros, ya que cualquier cambio posterior no afectará los registros anteriores.