Gestionar estados del proceso de selección del candidato (personalizados)

En Yunbit, es posible configurar los estados de las candidaturas a las ofertas de empleo. Si insertamos alguno, aparecen los propios; si no insertamos ninguno en este gestor, aparecerán unos por defecto (pendiente, preseleccionado, pendiente de trámites, incorporado, no preseleccionado, entrevistado 1, entrevistado 2, entrevistado 3, entrevistado 4, rechazado, finalista y seleccionado)

Desde el perfil de SETUP >> Administrador de RRHH >> Selección >> Configuración >> Estados de proceso de selección podremos acceder al siguiente aplicativo:

Dicho aplicativo dispone de la siguiente información:

• Posición
• Estado, para diferentes idiomas
• Estado final del proceso:
  • Sí
  • No
• Plantilla de email asociada al estado y que recibirán los afectados en función del:
  • Tipo de email:
    • Mail informativo
    • Mail con proceso de aprobación

Email con proceso de aprobación

Si se tratara de un email con proceso de aprobación nos aparecerá la siguiente información:

• Email a enviar para aprobación
• Estado al que cambia si aprueba
• Email enviar para rechazo
• Estado al que cambia si rechaza

Plantillas de correo

Las plantillas de correo que se vayan a asociar al estado deberán ser creadas por el usuario, si no sabes como hacerlo puedes ver el siguiente tutorial : https://wiki.yunbitsoftware.com/plantillas-de-email-como-editar-las-plantillas/

Cuando creemos nuestra plantilla deberemos rellenar el campo mail del emisor, el cual será el mail desde el que se va a mandar la plantilla que hemos creado.

Etiquetas de las plantillas de correo gestionable para las ofertas de empleo

Normalmente nos aparecerán en la pestaña "AYUDA"

• {jobOffers.candidate_name} -> Nombre
• {jobOffers.candidate_surname} -> Apellido
• {jobOffers.candidate_surname2} -> Segundo apellido
• {jobOffers.offer_title} -> Título de la oferta
• {jobOffers.offer_position} -> Puesto
• {jobOffers.new_status} -> Nuevo estado

Envío de mails a

En este apartado vamos a elegir los destinatarios de los mails y tenemos los siguientes apartados:

• Enviar a: En este apartado tendremos un seleccionable en el que elegiremos a la persona a la que queremos enviar el mail con las siguientes opciones (Responsable departamento, Responsable área, Email externo y Empleado).
  • Responsable departamento: Envía el mail al responsable del departamento que se ha marcado en la pestaña del proceso de selección, si el campo DEPARTAMENTO del proceso de selección no está relleno, el mail no se enviará a ningún responsable de departamento.
  • Responsable área: Envía el mail al responsable del área que se ha marcado en la pestaña del proceso de selección, si el campo ÁREA del proceso de selección no está relleno, el mail no se enviará a ningún responsable de área.
  • Email externo: Si se elige esta opción se deberán introducir los mails de los destinatarios separados por comas (ej: rrhh@yunbit.es,director@yunbit.es ).
  • Empleado: Si se elige esta opción se deberá de elegir entre los empleados al destinatario del correo.
• En copia: En este apartado indicaremos si el mail elegido será el destinatario del mail o irá en copia del mismo, solo puede haber un destinatario que tendrá marcado EN COPIA a "No" y el resto de mails irán en copia y deberán tener marcado EN COPIA a "Sí".

Proceso de selección

En el caso de que hayamos creado nuestros propios estados personalizados tendremos una forma diferente de controlar los cambios entre estados en nuestro proceso de selección.

Los cambios entre estados serán de una forma u otra dependiendo de que lo hayamos marcado en el campo Tipo de mail de dicho estado:

• Mail informativo: cuando durante el proceso de selección se elige un estado con esta opción, al cambiar a dicho estado se enviará el mail con la plantilla que se ha introducido en el campo PLANTILLA DE E-MAIL del estado.

• Mail con proceso de aprobación: cuando durante el proceso de selección se elige un estado con esta opción, al cambiar a dicho estado se enviará el mail con la plantilla que se ha introducido en el campo PLANTILLA DE E-MAIL del estado al igual que con el mail informativo, con la diferencia de que este estado no nos permitirá cambiar de estado libremente, sino que tendremos que aprobar o rechazar para poder cambiar al siguiente estado mediante los botones que nos encontraremos en la parte superior izquierda de la página.

• Si se pulsa sobre el botón APROBAR, se mandará un mail usando la plantilla de email que hayamos definido en dicho estado en el campo de EMAIL A ENVIAR PARA APROBACIÓN y se cambiará el estado del proceso de selección al estado que se ha definido en el campo ESTADO AL QUE CAMBIA SI APRUEBA y posteriormente se mandará el mail cuya plantilla se encuentre en el campo PLANTILLA DE E-MAIL del siguiente estado.
• Si se pulsa sobre el botón RECHAZAR, se mandará un mail usando la plantilla de email que hayamos definido en dicho estado en el campo de EMAIL A ENVIAR PARA RECHAZAR y se cambiará el estado del proceso de selección al estado que se ha definido en el campo ESTADO AL QUE CAMBIA SI RECHAZA y posteriormente se mandará el mail cuya plantilla se encuentre en el campo PLANTILLA DE E-MAIL del siguiente estado.

Cuando un nuevo candidato se inscriba a alguna de nuestras ofertas se le asignará el primero de los estados que hayamos creado según el campo POSICIÓN del estado y se enviará su correspondiente mail si lo tiene asignado.

Evolución de estados del proceso de selección

Cada vez que hagamos un cambio de estado, este se guardará en la sección de Evolución de estados del proceso de selección, donde podremos ver un histórico de todos los cambios de estado que se han realizado en el proceso de selección.

Además de tener la evolución de los estados podremos añadir comentarios a estos cambios de estado.

Procesos automáticos: emails y avisos a candidatos

Para que el candidato pueda recibir avisos debemos de hacer las siguientes configuraciones:

• Activar la variable de sistema «register_confirmation_mail»
• Crear la plantilla de correo gestionable de recuperación de contraseña: «es_job_offers_register_recoverypass»
• Crear la plantilla de correo gestionable de confirmación envío formulario selección: es_CONFIRM_FORM
• Crear la plantilla de correo gestionable de confirmación inscripción a oferta: es_CONFIRM_JOBOFFER_INSCRIPTION
  • Identificador de oferta: {CONFIRM_JOBOFFER_INSCRIPTION_NAME}

Conversión de candidato a empleado

• En el gestor de ESTADOS PROCESO DE SELECCIÓN (GEA-HR/CV_states_job_offers_rel_cvs.php) existe un campo llamado ESTADO FINAL DEL PROCESO: cuando el candidato tenga el estado con ESTADO FINAL DEL PROCESO a Sí se va a generar el empleado con el CV del candidato.
• El empleado se crea con ESTADO Inactivo, para que se puedan cumplimentar sus campos y activarlo cuando corresponda.