Email de verificación de duplicidades en calendarios laborales

Este proceso revisa automáticamente los calendarios laborales de todos los empleados para detectar posibles errores de configuración que puedan afectar al cálculo de ausencias, vacaciones o jornadas laborales.

Cuando se ejecuta, envía un correo electrónico a las personas responsables de la gestión de calendarios indicando qué empleados presentan incidencias y el tipo de error detectado.

Configuración previa

Desde el administrador de RRHH, accediendo a la opción “Configuración de avisos si existe duplicidad en persona/día en diferentes calendarios laborales”, es posible configurar y ejecutar el proceso de verificación de incidencias en calendarios laborales.

El botón “VERIFICACIÓN DE DUPLICIDADES EN CALENDARIOS LABORALES” abre una pantalla desde la que se puede:

• Ejecutar manualmente el envío de emails en ese mismo momento.
• Consultar el listado de avisos que se van a generar.

n esta configuración existen dos campos importantes:

• Enviar email al responsable del calendario: si está activado, el responsable de cada calendario afectado recibirá automáticamente el aviso correspondiente.
• Enviar email a otros: permite indicar direcciones de correo adicionales (separadas por comas) que recibirán siempre los avisos generados. Habitualmente se utiliza para incluir el buzón general del departamento de RRHH.

Si no se configura ningún destinatario, el sistema no enviará emails, aunque existan incidencias detectadas. Del mismo modo, si no se detectan errores, tampoco se realizará ningún envío.

Ejecución automática

El proceso se ejecuta automáticamente todos los lunes a las 05:00 h.

Durante la ejecución, el sistema revisa los calendarios laborales y envía los avisos por correo electrónico sin necesidad de acceder manualmente a la pantalla de verificación.

Importante: para que el envío automático funcione correctamente, es obligatorio haber configurado previamente los destinatarios de los avisos.

Tipos de incidencias que detecta

1. Empleados con días laborales duplicados en varios calendarios

El empleado tiene el mismo día registrado como laboral en dos o más calendarios a la vez.

Información que aparece en el email:

• Nombre del empleado
• Nombres de los calendarios en conflicto
• Fechas afectadas

Qué hacer: Revisar la asignación de días en los calendarios indicados y eliminar el duplicado.

2. Empleados que coinciden en varios calendarios

El empleado está dado de alta en dos calendarios con rangos de fechas que se solapan. Por ejemplo, asignado al Calendario A del 1 de enero al 30 de junio y al Calendario B del 1 de marzo al 31 de diciembre.

Información que aparece en el email:

• Nombre del empleado
• Nombre y fechas de vigencia de cada calendario en conflicto

Qué hacer: Ajustar las fechas de asignación para que los rangos no se solapen.

3. Empleados con contrato activo y sin calendario activo asociado

El empleado tiene un contrato en vigor a día de hoy pero no está asignado a ningún calendario laboral.

Información que aparece en el email:

• Nombre del empleado

Qué hacer: Asignar al empleado a un calendario activo.

4. Empleados con días fuera de rango

El empleado tiene días laborales registrados que caen fuera del período de vigencia del calendario al que está asignado.

Información que aparece en el email:

• Nombre del empleado
• Fechas que están fuera de rango

Qué hacer: Revisar las fechas de inicio y fin del calendario o de la asignación del empleado y gestionarlo.

¿A quién le llega el email?

Dependiendo de la configuración y del tipo de incidencia:

• Responsable del calendario: Cuando Enviar email al responsable está activado e incidencias de tipo 1, 2 o 4 afectan a calendarios bajo su responsabilidad.
• Emails configurados en "Enviar a otros": Siempre que haya incidencias de cualquier tipo, incluidos empleados sin calendario activo.

Ejemplo de email recibido

=== EMPLEADOS CON DÍAS LABORALES DUPLICADOS EN VARIOS CALENDARIOS ===

Empleado: García López, Juan
Calendarios: Calendario Oficina Madrid, Calendario General
Fechas: 01/03/2025 a 05/03/2025, 15/04/2025

=== EMPLEADOS CON CONTRATO ACTIVO Y SIN CALENDARIO ACTIVO ASOCIADO ===

Empleado: Martínez Ruiz, Ana

Por favor proceda a revisarlo.

Preguntas frecuentes

¿Puedo probar sin que se envíen emails? Sí. Basta con entrar a la pantalla sin pulsar el botón de envío. El sistema muestra las incidencias en pantalla pero no envía nada.

El email llegó vacío o no llegó, ¿es normal? Si no hay incidencias, el sistema no envía ningún email. Solo se notifica cuando hay algo que corregir.

¿Qué pasa si un responsable no tiene email configurado en el sistema? El sistema ignora ese destinatario y no envía el aviso a nadie que no tenga email válido registrado.