ÍNDICE DE CONTENIDOS:
• Configuración previa
• Cómo funciona
• La página de consentimientos
• Registro y trazabilidad
• Casos de uso habituales
• Consideraciones importantes
• Artículos relacionados
• Variables de configuración

Yunbit permite solicitar a tus contactos que revisen y actualicen sus consentimientos a través de un correo electrónico. Desde la ficha del contacto se envía un email con un enlace a una página segura y personalizada donde el contacto puede aceptar o rechazar cada uno de sus consentimientos. Al guardar, el sistema actualiza el estado de cada consentimiento y registra la fecha de la decisión, dejando constancia de lo que el contacto ha autorizado.

De esta forma, en lugar de una simple «baja» o «cancelar suscripción», el contacto gestiona de forma granular cada finalidad, y tu organización mantiene actualizada la base legal de sus envíos comerciales y dispone de una prueba del consentimiento.

Configuración previa

Antes de utilizar esta funcionalidad conviene tener preparado lo siguiente:

• Plantilla de email. Debe existir una plantilla de correo con el botón o enlace que dirige al contacto a la página de consentimientos. Esta plantilla es la que se enviará al pulsar el botón desde la ficha del contacto.
• Otros consentimientos. Además de los consentimientos estándar de cliente y de prospecto, puedes definir en la plataforma consentimientos adicionales («Otros consentimientos»). Cada uno dispone de los campos Título, Descripción y Descripción larga, igual que los consentimientos particularizados de cada plataforma.
• Remitente del correo. El email se envía desde la dirección configurada en la plataforma para las confirmaciones de registro. Si la plataforma no tiene configurada esa dirección, el correo se envía desde la dirección del usuario que pulsa el botón.
• Campo OPTIN (solo plataformas antiguas). En las plataformas antiguas puede mostrarse el campo «OPTIN» en la ficha del contacto. En las plataformas nuevas este campo no se muestra por defecto.

Cómo funciona

El proceso completo, desde la ficha del contacto hasta el registro de la respuesta, es el siguiente:

1. Desde la ficha del contacto, pulsa el botón para recabar el consentimiento.
2. El sistema envía automáticamente al contacto un correo basado en la plantilla configurada.
3. El correo incluye un botón que lleva al contacto a una página pública y personalizada. El enlace utiliza un identificador cifrado del contacto, de modo que cada persona accede únicamente a sus propios consentimientos y nunca se muestra el identificador interno del registro. El enlace de este correo tiene una validez de "x" horas, pues es configurable.
4. En esa página, el contacto ve una tabla con todos sus consentimientos y, para cada uno, puede Aceptar o Rechazar. Cada consentimiento muestra su Descripción corta y su Descripción larga.
5. Al pulsar Guardar, el sistema actualiza el estado de cada consentimiento y registra la fecha de aceptación o rechazo, dejando traza de la operación.

La página de consentimientos

Es una página pública, personalizada para cada contacto, a la que se accede desde el enlace del correo. En ella se muestran todos los consentimientos que puede gestionar el contacto:

Cada consentimiento es independiente: aceptar o rechazar uno no afecta a los demás. Para cada consentimiento, el contacto ve la Descripción corta y puede consultar la Descripción larga con el detalle de la finalidad.

Registro y trazabilidad

Cuando el contacto guarda sus decisiones en la página, el sistema conserva la información necesaria para acreditar el consentimiento:

• La fecha de aceptación o rechazo de cada consentimiento.
• El estado resultante de cada consentimiento del contacto, que queda reflejado en su ficha.

Este registro permite demostrar, en cualquier momento, qué autorizó el contacto y cuándo lo hizo.

Casos de uso habituales

• Campaña de recogida o actualización de consentimientos: enviar el correo a un conjunto de contactos para que revisen y actualicen sus preferencias.
• Alternativa a la baja simple: en lugar del enlace de «baja» de los correos comerciales, dirigir al contacto a esta página para que revise todos sus consentimientos, manteniendo siempre la posibilidad de rechazarlos todos de forma inmediata.
• Reconfirmación del consentimiento: volver a solicitar el consentimiento a contactos cuando corresponda mantener actualizada la base legal de los envíos.

Consideraciones importantes

• Enlace personal y seguro. El enlace del correo es único por contacto y utiliza un identificador cifrado; cada persona solo ve y edita sus propios consentimientos.
• Remitente por defecto. Si la plataforma no tiene configurada una dirección de envío de confirmaciones (register_confirmation_mail), el correo se enviará desde la dirección del usuario que lanza el envío.
• Campo OPTIN. Solo se muestra en las plataformas antiguas; en las plataformas nuevas no aparece por defecto.
• Baja sencilla garantizada. Retirar el consentimiento debe ser tan fácil como otorgarlo: la página permite rechazar todos los consentimientos de forma inmediata.

Artículos relacionados

Esta funcionalidad forma parte de la gestión de Protección de datos dentro del módulo CRM – Comercial. Consulta también los artículos de esa categoría sobre gestión de consentimientos y protección de datos en el CRM:

• Categoría «Protección de datos» de la wiki: https://wiki.yunbitsoftware.com/category/crm-comercial/marketing-y-comunicacion/proteccion-de-datos/

Variables de configuración

• register_confirmation_mail — Email remitente del correo de solicitud de consentimientos. No es nueva, se reutiliza del flujo de consentimiento de TPV. Si no está configurada, el código ahora usa como remitente el email del usuario que pulsa el botón (no bloquea el envío), pero es mejor tenerla puesta.
• contactconsenttoken_expiretime (opcional) — Segundos que dura el enlace del email antes de caducar. Si no se crea, usa 72h (259200) por defecto. Solo hace falta crearla si se quiere otro plazo.
• oldoptinactive (opcional) — Solo para plataformas antiguas que todavía deban mostrar el campo "OPTIN" en la ficha de contacto. Actívala (valor 1) si esa plataforma debe conservarlo; en plataformas nuevas no hace falta nada y el campo queda oculto por defecto.
• geadirectory_crm_emailtemplates — Ya existente en el framework, activada por defecto (1). Gatea la aparición del botón "Solicitar consentimientos por email" en la ficha y en el listado. Solo revisar si en esa plataforma la desactivaron a propósito.